Office Administrator till Transcom

Vi söker dig som vill vara ansiktet utåt för Transcom Kista i rollen som Office Administrator.
Trivs du med varierande arbetsuppgifter där ingen dag är den andra lik? Tycker du om att hjälpa
andra och ha ansvar över att se till att saker och ting flyter på? Då kan konsultuppdraget som OA vara
passande för just dig!

Tjänsten är på heltid och sträcker sig över ett år med goda möjligheter till förlängning eller rekrytering hos Transcom.
Önskvärd start i augusti/september.


Om tjänsten
Rollen som OA erbjuder stor variation av uppgifter och mycket frihet under ansvar. Som OA
kommer du att vara ansiktet utåt och även agera koordinator både internt och externt. Du behöver därför alltid ha en hög servicenivå och interaktionen med besökare, medarbetare och klienter kommer att vara central.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
I rollen som OA är din främsta uppgift att vara ansiktet utåt för intern personal och besökare genom ett varmt och välkomnande sätt. Du kommer också ansvara över konferensdukningar vid större besök samt inköp och planering av interna och externa möten genom exempelvis leverans av luncher, bokning av restauranger etc.

Som OA ansvarar du även för samtliga praktiska bitar vid nyanställning avseende laptops och mobiltelefoner, in- och utlämning samt kvittenser. Du kommer också vara ansvarig för fotografering av nyanställda.

I din roll som OA kommer du även:

? ansvara för skötseln (rengöring och påfyllning) av kaffemaskinerna samt ansvar för
fruktleveranser.
? passerkort till anställda och besökskort till besökare.
? arbetsmiljö och lokaler - se till att kontoret ser snyggt och professionellt ut, delta i
arbetsmiljöarbetet tillsammans med HR och BM
? hantering av resebokningar - bil, extern konferenslokal, hotell, flyg m.m.
? att ansvara för skötseln (rengöring och påfyllning) av kaffemaskinerna samt ansvar för
fruktleveranser.
? administration av fakturor i Medius. Hjälpa till med rekvisitioner, kvitton och
fakturafrågor. Ansvara för företagskort.
? förberedelse inför utbildning (headset, block m.m.).
? ansvar för lokal marknadsföring av Transcom som arbetsplats. Marknadsföring via
mässor m.m. för att representera Transcom samt ansvar för att samordna
ambassadörer.
? ansvar över att kontorets TV-skärmar är igång och har aktuellt innehåll.
? Leverantörskontakter - städbolag, kaffemaskiner, Ambius, SOS, Securitas, Office
Depot etc.
? Inköp av material, se till att förbrukningsmaterial finns.
? anordnar siterelaterade events, såsom julfester, frukostar osv. Ta in offerter, boka
och samordna event.
? posthantering, ta emot leveranser
? avslut av medarbetare - passerkort, telefonlistor, headsetkvittenser, mail.

Vem är du?
Till rollen som OA söker vi dig som:

? har förmåga att arbeta självständigt och självkritiskt med stor initiativförmåga att
komma med förbättringsförslag och förändringar som rör kontoret
? värnar om goda relationer och har lätt för att skapa relationer
? är flexibel och lätt att anpassa sig efter snabba förändringar
? har ett positivt mindset och se fördelar där andra ser hinder
? är idérik och bra på att komma med förbättringsförslag som ökar trivseln på kontoret,
samt engagerad och ansvarstagande genom att se till att förslag genomförs
? vill vara en ambassadör för Transcom
? har hög grad av personlig trovärdighet
? har goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift

Om verksamheten
År 1995 hade det svenska investmentbolaget Kinnevik en vision om att grunda en global kundtjänstleverantör med stora ambitioner och fantastiska kunder. Det var så Transcom kom till världen och inom bara ett decennium hade vi hunnit expandera i hela Europa. Kort därefter öppnade vi upp vår verksamhet för hemarbete i Nordamerika, följt av verksamheter i USA, Kanada och Filippinerna. Vad var det som gjorde detta möjligt? För det första har vi en öppen inställning till onshoring, offshoring och nearshoring, något som vi kallar för smartshoring. För det andra besitter vi en oändlig nyfikenhet, älskar att lära oss av olika kulturer och känner ett enormt engagemang för våra kunder och deras framgång.