Office Assistant

Stockholm International Peace Research Institute, SIPRI, rankas återkommande som ett av världens mest inflytelserika forskningsinstitut för frågor rörande fred och säkerhet. SIPRI bedriver policyrelevant och tillämpad forskning om fred, konflikt, utveckling och säkerhet och anordnar regelbundet både stora konferenser och mindre exklusiva möten. SIPRI är känt över hela världen för sina publikationer; inte minst ”the SIPRI Yearbook”. Medan institutet är baserat i Solna, Stockholm är personalen internationell och arbetsspråket engelska.

 

Om du motiveras och stimuleras av att tillhöra och bidra till framgången för en spännande forskningsorganisation som ligger i framkant inom sitt område, har omfattande internationella kontakter och besök kan du vara den Office Assistant vi söker.

På SIPRI är servicefunktionen strategiskt viktig och en av nycklarna till institutets framgång. Det är av stor vikt för den dagliga verksamheten att institutet kan garantera högklassig service genom smart, smidigt och effektivt stöd och tillförlitlig administration.

 

Arbetsuppgifter och ansvar

Som Office Assistant tillser du att driften av kontoret fungerar smidigt och effektivt.

Tjänsten är bred och i dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:


• hålla kontoret, köket och de offentliga utrymmena representativa.
• hantera SIPRI:s allmänna telefon, post samt e-post.
• välkomna besökare.
• vara kontaktperson för alla leverantörer, t.ex. fastighetsförvaltare, lokalvård, sophämtning, kontorsmaterial, catering, resebyrå m.fl.
• utföra underhålls- och vaktmästaruppgifter vid behov.
• bistå personalavdelningen i frågor som rör logistik och administration i samband med nyanställda, praktikanter och gästforskare.
• introducera ny personal i lokalerna.
• hjälpa till med logistik och praktisk hjälp för evenemang, t.ex. genom att beställa catering, förbereda mötesrum, servera kaffe och lunch m.m.
• bistå övriga stödfunktioner såsom kommunikation, ekonomi och personal med administrativa och logistiska frågor vid behov.

Det dagliga arbetet kan också omfatta andra uppgifter som inte kan specificeras i förväg.

Liksom alla anställda på SIPRI ska du också bidra till en trevlig och stimulerande arbetsmiljö.

 

Din bakgrund

Vi söker dig som har:


• förmåga att både se helheten och att få detaljerna rätt.
• förmåga att planera ditt arbete och är bekväm med att göra flera saker samtidigt.
• lätt för att ta initiativ när det behövs.
• goda kunskaper i både skriftlig och muntlig kommunikation på såväl svenska som engelska.
• goda kunskaper i Excel och Word.
• gymnasieutbildning eller motsvarande.
• dokumenterad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.


Personliga egenskaper:


• Självständig och initiativtagande.
• Mycket organiserad och uppmärksam på detaljer.
• Förmåga att agera avspänt och professionellt med människor på alla nivåer.
• Samarbetsvillig, lättsam och flexibel.

 

Vad vi erbjuder

Du kommer att vara en del av en unik plattform för forskare från olika länder där forskning och möten på hög nivå tillhör vardagen. Du blir en uppskattad kollega i vår organisation där ditt bidrag som Office Assistant är oerhört viktigt för intrycket av SIPRI.

Anställningen är heltid och tillsvidare med start den 1 april eller snarast därefter. Vi tillämpar provanställning och individuell lönesättning.

 

Ansökan

Skicka din ansökan bestående av cv och ett personligt brev där du presenterar dig själv och varför du tror att du skulle passa som Office Assistant.

För att beaktas i rekryteringsprocessen måste ansökan göras via formuläret under lediga tjänster på SIPRI:s webbplats och inte via externa jobbsajter.

Observera att du måste ansöka via vårt elektroniska ansökningssystem.

Du kommer åt formuläret via knappen "apply" längst ner på denna sida.

 

Sista ansökningsdag är den 6 mars 2022 CET.

För mer information om anställningen, vänligen kontakta:
Helena Berger, Human Resources  Director (berger@sipri.org).

Fackliga kontaktpersoner på SIPRI är Shannen Young för ST (shannen.young@sipri.org) och Frederic Daudon för SACO (frederic.daudon@sipri.org).