Office Assistant till Aspia

Till vår härliga kund Aspia söker vi nu en Office Assistant. På Aspia möts du av ett nyrenoverat kontor med ett öppet kontorslandskap, där miljön är avslappnad men professionell. Deras kontor ligger på Torsgatan 21 i Stockholm.

Aspia arbetat framför allt med rådgivning, de har redovisningskonsulter, lönespecialister, och rådgivare som hjälper till med redovisning, lönehantering, HR-frågor, affärsrådgivning och oberoende skatterådgivning. De önskar att stötta företag så att de kan driva och effektivisera sina företag på det sätt som utvecklar företaget i rätt riktning. De har över 170 års erfarenhet inom sitt område.

Ditt uppdrag

Som Office Assistant arbetar du på kontoret och är en nyckelperson som får allt att flyta på kontoret. Detta innebär varierande arbetsuppgifter från högt till lågt, allt från snabba utryckningar till återkommande arbetsuppgifter. I rollen finns utrymme och mandat för att komma med nya idéer och förändringsförslag. Du agerar ambassadör åt företaget och bemöter alla gäster och medarbetare på ett professionellt och trevligt sätt. Arbetstiderna är kontorstider mellan 08.00 - 17.00.

Du kommer arbeta tillsammans med två kollegor, där ni tre kommer att skapa en synergi för att arbetet på kontoret ska fungera så gott som möjligt. Din primära arbetsuppgift kommer vara den dagliga skötseln av kontoret, du kommer även att arbeta med:

Kontor och administration

Säkerställa rutiner, riktlinjer och policys för lokal kontorsadministration som inköp av kontorsmaterial, fika/kaffe, personalaktiviteter, uppvaktning, med mera.
Bistår med beställningar (frukost, fika, blommor)
Säkerställa att kontoren arbetar med centralt beslutade inköpskanaler och rätt leverantörer
Hantering av post och pakethantering
Stöd vid mindre akuta IT/lokalfrågor
Stöttning, koordinering och administration avseende lokaler
Övergripande stöd till gruppchefer vid on-/offboarding


Marknad

Stöttar kontoret i samband med event, tex inbjudningar till event, bokning av lokaler samt därtill hörande moment.


Din bakgrund

För att lyckas i rollen ser vi att du gärna har kontorserfarenhet sedan tidigare alternativt att du har erfarenhet från servicebranschen.

I en roll som Office Assistant är den ena dagen aldrig den andra lik. Rollen ställer krav på initiativförmåga och öga för detaljer där du har förmågan att se vad som behöver göras och att du kan prioritera effektivt samt hantera flera arbetsuppgifter samtidigt. Du klarar av att strukturera ditt arbete och är inte rädd för att ta egna initiativ när det krävs och van vid att arbeta självständigt.

Du är en utåtriktad person med hög energinivå som på ett naturligt sätt skapar kontakter och relationer och trivs med att arbeta brett och självständigt på ett prestigelöst sätt. Att du levererar hög service och utför dina arbetsuppgifter med noggrannhet och god struktur ser du som en självklarhet. Du har även god kommunikationsförmåga i svenska och engelska, i både tal och skrift.



Vill du veta mer om tjänsten?

I den här rekryteringen samarbetar Aspia med Wise Professionals, The Pace. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerade rekrytering kommer du att få genomföra arbetspsykologiska tester om du går vidare i denna process. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvarig rekryteringskonsult Fredrik Holmberg, fredrik.holmberg@thepace.se. Vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas omgående.

Varmt välkommen med din ansökan!