Office Coordinator på 50% till Instabee

Till Instabee söker vi nu en Office Coordinator på 50%. Detta är ett konsultuppdrag via The Pace med omgående start och som löper till slutet av februari 2024. För rätt person finns goda möjligheter till förlängning eller överrekrytering till Instabee. Arbetstiden är flexibel och bestäms i samråd med kund. Du kommer utgå från Instabees fina huvudkontor i Vasastan, Stockholm.

Ditt uppdrag

Instabees Facility Manager ansvarar i dagsläget själv över alla kontorsrelaterade frågor och ska framåt bredda sitt fokus mot andra marknader. För att möjliggöra detta behövs nu uppbackning på huvudkontoret i Stockholm. I denna roll rapporterar du till Facility Manager och tillsammans utgör ni Instabees kontorsteam.  

Som Office Coordinator har du en omväxlande roll som spänner från allt mellan ansvar för att kontoret är representativt till löpande kontorsadministration och koordinering av inköp. Du spelar en central roll i företagskulturen där du skapar en trivsam arbetsmiljö och får både kollegor och besökare att känna sig välkomna. I din roll uppmuntras kreativitet, eget ansvar och att du tar egna initiativ. Allt detta för att administrativt assistera verksamheten och skapa en förstklassig kontorsmiljö.

Kontoret är på 3000 kvm fördelat på 5 våningsplan med 300 anställda.

Dina arbetsuppgifter kommer främst bestå av:

Ta emot externa besökare
Koordinera möten samt mötesrum
Posthantering
Planera och supporta events på kontoret
Ansvara för onboarding av nyanställda (access och startkit)
Hjälpa med interna servicefrågor
Ta emot leveranser/hämta paket
Lättare administration
Se till att vårt externa våningsplan ser presentabelt ut
Beställningar till kontoret


Din bakgrund

För att lyckas i rollen krävs att du vet hur man levererar bra service och support, men framför allt behöver du ha en härlig energi och positiv inställning.

Du har en stark egen drivkraft och ett öga för detaljer. Du är prestigelös, serviceinriktad och har förmågan att självständigt arbeta med olika arbetsuppgifter samtidigt och bibehålla fokus. Som person är du trygg och har lätt för att skapa förtroende i dina relationer. Du är kommunikativ och strukturerad i ditt arbetssätt.

Du behöver kunna uttrycka dig på svenska och engelska, i både tal och skrift.

Om Instabee

Instabee grundades 2022 efter en sammanslagning av Budbee och Instabox - två ledande företag inom last-mile-leveranser med tre konsumentinriktade varumärken: Budbee, Instabox och Porterbuddy. Instabee finns i sex länder och hjälper tusentals e-handlare, däribland ASOS, Zalando, Inditex och H&M, och är på god väg att bli den mest beundrade europeiska e-handelsleverantören.

Sedan starten har Instabee fokuserat på konsumentinriktade och hållbara lösningar och erbjuder leveranser till lådor och hem med hjälp av muskelkraft, elektricitet, förnybar diesel och biobränslen. Genom skräddarsydda tekniska lösningar kan Instabee garantera optimal fyllnadsgrad och routing, vilket minimerar onödiga transporter. Instabee backas upp av bland andra Kinnevik, Creades och EQT.

Hos oss erbjuds du en rolig och varierande roll i ett ungt bolag fyllt av drivna och duktiga medarbetare. Vi har ett högt tempo dagligen och älskar att varva ner i en pingismatch tillsammans.

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

The Pace är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom Business Administration och tillsätter bland annat roller som Administrativ Chef, VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Office Manager, Projektkoordinator, Administratör och Sälj-, Jurist- och Kontorsassistent. Vi kan erbjuda dig som kandidat ett brett nätverk av svenska och internationella företag med behov av duktiga administratörer. The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals och vi finns med kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö. Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje.

Om du vill veta mer Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är kandidatansvarig Elin Eriksson (elin.eriksson@thepace.se) och konsultchef Philip Alfredsson (philip.alfredsson@thepace.se)

Vi ser fram emot att höra från dig!