Office Coordinator Stockholm

Arbetsbeskrivning
Vi har en inspirerande dröm och önskan att Fremantle ska vara den plats som kreatörer väljer att kalla sitt hem. Den här drömmen och målbilden genomsyrar hela vår kultur, våra produktioner och vår verksamhet. Vill du vara med på den resan, där du i din roll ska ge förstklassig service till dina kollegor, då tycker vi att du ska läsa vidare! 

Fremantle är ett av världens största produktionsbolag och här är alla roller viktiga. Vi som jobbar i en stödjande roll skapar förutsättningar för våra kreatörer att publicera oemotståndlig underhållning.

Som Office Coordinator tar du ett helhetsansvar för vårt kontor samtidigt som du bistår våra chefer och projektledare med administrativt stöd. Detta kommer att vara en varierande tjänst där du ena sekunden säkerställer en trevlig kontorsmiljö eller planerar frukost till att i nästa ställa krav mot kaffeleverantören. Det är för dig självklart med såväl struktur som ordning & reda.

Ansvarsområden


Vara kontorets ansikte utåt och möta såväl kollegor som externa besökare vid dörren
o Mottagande av leveranser
o Ta emot inkommande samtal till telefonväxeln
Avlasta projektledare när det gäller handkassa -och kvittoredovisning 
 Koordinering av viss datorsupport med vår datorkonsult (tredjepart)
Koordinering av starters & leavers (administrera nycklar/duttar, beställa nya datorkonton
 Koordinering av onsdagsmöten, AWs och andra event för våra medarbetare
Beställningar/bokningar
o Beställning av mat och dryck till fikor, frukostar och AW:s.
o Bokning av resor och konferenser
o Beställning av kontorsmaterial, till kontoret men även produktioner vid behov
o Beställning av datorer, nycklar etc
Post-och fakturahantering
Upprättande av arbetsgivarintyg
 Hantering av mejltrafik på vår info- och CV-mejl
 Upprättande och utskick av nyhetsbrev
 Andra kontorsrelaterade och administrativa uppgifter som uppstår vid behov




Kvalifikationer
Vi tror du har minst 3-5 års erfarenhet från en liknande roll som Office Coordinator eller Administrative Assistent.
Du har goda kunskaper i Office-paketet och behärskar svenska och engelska väl i såväl tal som skrift.
Som person gillar du struktur och ordning och reda. Vidare tror vi att du är flexibel, social och älskar att ge service i toppklass. Att ta egna initiativ faller sig naturligt för dig och du tycker om att jobba både självständigt och i grupp. 
Har B-körkort.
Vi tror att du gillar att skapa en hemtrevlig känsla på kontoret. 
Vi tror att du gillar våra produktioner såsom tex Idol, Bonde söker fru, Talang med flera.




Om företaget
 Vi på Fremantle strävar efter att berätta historier som förenar människor. Våra program ska spegla det Sverige vi lever i och vårt mål är alltid att skapa underhållning som engagerar tittare i hela landet. För att uppnå detta behöver vi arbeta med människor med olika bakgrunder och kulturer, både bakom och framför kameran Fremantle är också sponsor till organisationen ”All of Us” mentorprogram för att öppna dörren och välkomna människor som är under 30 år, identifierar sig som rasifierad och saknar kontakter inom kreativa branscher.

Sökord: Office Coordinator, Administrative Assistant, Fremantle