Office Coordinator till EIT Health Scandinavia

Är du en engagerad och strukturerad person med hög servicekänsla? Lockas du av en roll med omväxlande arbetsuppgifter i en internationell kontext? För rekrytering söker vi en Office Coordinator till EIT Health Scandinavia. EIT Health är Europas största samarbetsorganisation inom Life science-innovation och hälsa. Kontoret är beläget i trevliga lokaler mitt i City, nära Norra Bantorget. Detta är jobbet för dig som trivs i en bred roll med stor variation och du erbjuds en utvecklingsorienterad miljö med positiv stämning.

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning. Urval och intervjuer påbörjas i januari. Varmt välkommen med din ansökan!


Om tjänsten
Som Office Coordinator får du ta ett helhetsgrepp om kontorets löpande skötsel och leverera på en hög nivå, där du fungerar både som kontorsansvarig och administrativ support till VD och övriga projektansvariga. På Stockholmskontoret är upp till sex personer placerade med andra anställda i övriga Norden och Baltikum.

I din roll som kontorsansvarig ingår arbetsuppgifter som:
• arrangemang av interna konferenser och personalmöten
• ta emot besökare / arrangera möten digitalt
• post och budhantering
• support vid upphandling
• beställa och servera luncher vid interna och externa / digitala möten
• hantera rese- och hotellbokningar
• bistå med introduktion och checklistor i samband med onboarding av nya medarbetare
• inköp av kontors- och förbrukningsvaror
• trivsel på arbetsplatsen, vara lite ”allt i allo”, se över datorer och skrivare och hålla allmän ordning på kontoret
• kontakt med leverantörer, hantverkare och servicepersonal i fastigheten

Den andra delen av tjänsten innebär att du kommer att arbeta i en supporterande roll till VD och övriga projektansvariga. Detta omfattar ett brett spektrum av arbetsuppgifter såsom:
• support till ekonomifunktion (Chief Financial Officer) och anställda vad gäller fakturering och tidsrapportering
• administrativ support i samband med partnership management
• uppdatera hemsidan
• produktion av presentationer
• projektstöd (tidplaner, noteringar med mera)
• skicka inbjudningar, skriva protokoll och följa upp vid veckomöten, styrelsemöten och andra möten
• bygga upp och underhålla en effektiv infrastruktur gällande bland annat digital filstruktur, projektmallar samt ett gemensamt arkiv


Vem är du?
Vi söker dig som trivs i en öppen miljö samt är van att ta eget ansvar för dina arbetsuppgifter och tycker om att samarbeta. Du bör vara flexibel och prestigelös då arbetsuppgifterna kan variera. Vi ser att du har några års erfarenhet från en liknande roll som kontorskoordinator och administrativ support. En möjlighet till utveckling finns genom ökat ansvar för koordinering av partners.

Som person är du serviceinriktad, initiativtagande, kommunikativ och trivs med att rycka in där det behövs. Du är självgående och en problemlösare med ett sinne för ordning och reda. Att skapa goda relationer med alla som kommer i kontakt med dig är värdefullt. Det är meriterande om du har viss erfarenhet av och intresse av power-point och skapande av presentationsmaterial. Vidare söker vi dig som har goda kunskaper i Office-paketet, digitala verktyg och system, allmänna IT-kunskaper och behärskar svenska och engelska i både tal och skrift.


Om verksamheten
EIT Health är Europas största samarbetsorganisation inom Life science-innovation och hälsa, och är verksamt inom tre områden: entreprenörskap, utbildning och hälsoinnovation. EIT Health är ett samarbete mellan mer än 150 partnerorganisationer inom industri, hälso- och sjukvård, forskningsinstitutioner, universitet och offentlig sektor. EIT Health Scandinavia har partners i Sverige, Danmark Finland och Estland etablerad av EU-organisationen European Institute of Innovation & Technology (EIT) 2015.