Office Coordinator till vårt kontor i Gävle

Trivs du som bäst när du är mitt i händelsernas centrum? Hos oss erbjuds du en ambitiös och händelserik miljö där din insats är av största vikt för både våra medarbetare, kunder och konsulter!

OM TJÄNSTEN
Som Office Coordinator har du en bred och varierande roll med flera olika ansvarsområden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ansvara för kontorets reception samt att agera som stöd till kontorschefen, Malin Liljeros i det dagliga arbetet och även vid behov ledningsgruppen på kontoret. I receptionen ger du förstklassig service till alla som antingen besöker kontoret eller som ringer via vår växel.

Du arbetar i en föränderlig miljö där din huvudsakliga uppgift bland annat är att planera, leda, genomföra och följa upp olika aktiviteter och projekt. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp, operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden.

Är du nyfiken på att veta mer om hur det är att arbeta internt på Academic Work? Spana in vårt Instagramkonto och följ med bakom kulisserna på våra 16 kontor över hela Sverige.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter


* Ta emot och ge service till besökare som exempelvis kunder, konsulter, kandidater, interna kollegor och leverantörer.
* Ge service via telefon genom vår centrala växel.
* Personalansvar för en deltidsanställd i receptionen.
* Ansvara för kontakten med leverantörer och hantera beställningar av bland annat kontors- och marknadsmaterial.
* Svara på löpande frågor och försöka lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning.
* Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten, till exempel Power Point-Presentationer.
* Självständigt, eller i samarbete med kollegor, driva olika interna projekt.
* Arbeta med fakturahantering – attestera fakturor, reseräkningar och dylikt.
* Koordinera, boka och delta på olika aktiviteter som konferenser, utbildningar, möten och events.
* Sammanställa rapporter och uppdatera rutiner, riktlinjer och dokument, samt ta mötesanteckningar.


VI SÖKER DIG SOM


* Brinner för att ge bästa möjliga service
* Har minst ett års erfarenhet av koordinering, administration eller service
* Har en god administrativ vana samt goda kunskaper och tidigare erfarenhet av samtliga Office-program.
* Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift, då du kommer kommunicera samt skriva material på båda språken
* Har B-körkort


Det är meriterande om du:
- Har en akademisk utbildning med avslutad examen
- Har tidigare erfarenhet av att jobba i växel
- Tidigare erfarenhet av att jobba i en liknande roll så som receptionist, administratör, event-planerare eller assisterande roll
- Erfarenhet av analysarbete, driva projekt och göra presentationer

Du är en person som snabbt anpassar dig till nya omständigheter och är lösningsfokuserad även när du stöter på motgångar. Eftersom du hanterar mycket information är det av största vikt att du är strukturerad samt har en hög integritet och förståelse för hur konfidentiella frågor bör hanteras. Din förmåga att arbeta självständigt är hög och du trivs med att arbeta målinriktad samt anstränger dig för att leverera dina uppgifter utifrån deadlines. Slutligen har du en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift.

Till dig som vill lite mer - välkommen till oss!
We reward ambition!

ÖVRIG INFORMATION
- Start: Omgående / enl. överenskommelse
- Omfattning: Heltid
- Placering: Gävle

Sök tjänsten genom att klicka på Ansök via annan site nedan, så skickas du till Team Tailor, vårt rekryteringssystem. Det första steget i rekryteringsprocessen är att genomföra två tester av Assessio. Det ena är en personlighetskartläggning som tar cirka 20 minuter att slutföra, det andra ett test som testar din kognitiva förmåga som tar 12 minuter att slutföra.
Anledningen till att vi använder oss av tester är för att säkerställa en solid och rättvis rekryteringsprocess med fokus på potentialen för den position vi anställer till.

Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att denna ansökan sker via en extern site vilket gör att den inte kommer att synas under ”mina sidor” på din profil.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på [receptionsundsvall@academicwork.se ] under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Works maul ovan.

Vi tillämpar löpande urval och annonsen kan därmed komma att tas ned innan sista ansökningsdag om det är så att vi har gått vidare till urvals- och intervjufas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

INFORMATION OM FÖRETAGET
Academic Work är ett bemannings- och rekryteringsföretag som sedan starten 1998 har hjälpt över 130 000 young professionals världen över till jobb. Vi strävar efter att bygga en arbetsplats i absolut världsklass, målet är att ingen medarbetare på Academic Work ska vilja jobba någon annanstans. Vår kultur präglas av våra tre värderingar: Share Energy, Beat Yesterday och Show Heart och vi tror därför på att ha roligt på jobbet, sprida vår energi, nå imponerande resultat och sträva efter att utvecklas.
För tredje året i rad vann vi 2019 kategorin bästa service- och tjänsteföretag i Brilliants tävling Powered by People. Academic Work har med andra ord högst medarbetarengagemang av alla företag i branschen! Läs mer om vår kulturoch de karriärvägaroch möjligheter som finns hos oss. Vill du hänga med bakom kulisserna? Följ oss på Instagram.