Office Manager sökes till forskningsstiftelse i centrala Stockholm

Vi söker nu en serviceinriktad, proaktiv och ansvarstagande Office Manager med arbetsledningsansvar.
ROLLBESKRIVNING
Som Office Manager hos oss kommer du att spela en central roll i att säkerställa en effektiv och välfungerande reception och kontorsmiljö. Du kommer att ha arbetsledningsansvar över Office Coordinator, receptionist och vaktmästare och arbeta nära chefen för Office Service.
Institutet för framtidsstudier (IFFS) är en självständig forskningsstiftelse som bedriver tvärvetenskaplig och policyrelevant forskning om avgörande framtidsfrågor: klimatet och vårt ansvar gentemot framtida generationer, nya teknologier och mänsklighetens framtid, demokratins utveckling på lång sikt, jämlikhet och diskriminering – och mycket annat. Med seminarieverksamhet, löpande publiceringar och breda samarbeten arbetar vi för att stimulera framtidsperspektivet i såväl forskning som samhällsdebatt. För närvarande är drygt hundra forskare anställda vid institutet. Verksamhetens administrativa enhet består av tretton personer som utöver reception, ekonomi- och HR-funktion på olika sätt stödjer forskarna i deras arbete, samt en kommunikationsavdelning. Med forskare från olika discipliner och olika länder och ett flexibelt kansli är vi en dynamisk och spännande arbetsplats i en internationellt ledande forskningsmiljö. För mer information om IFFS besök vår webbplats iffs.se där du bland annat hittar vår senaste verksamhetsrapport och nuvarande forskningsprogram.
Verksamheten har en positiv utveckling med tillväxt och nu erbjuds du möjligheten till en tjänst som Office Manager. Anställningen är en tillsvidareanställning med önskat tillträde 1 september. IFFS tillämpar sex månaders provanställning. Arbetsplatsen är belägen i ljusa lokaler på Holländargatan ovanför Centralbadet i centrala Stockholm, och har generösa personalförmåner.
OM TJÄNSTEN
Du erbjuds en kvalificerad och varierande tjänst som Office manager och du rapporterar till chefen för Office Service. Tjänsten innefattar breda kontaktytor såväl internt som externt.
DINA HUVUDSAKLIGA ARBETSUPPGIFTER
I arbetsuppgifterna ingår att ansvara för att utveckla rutiner inom områdena nedan. I detta ingår ändringar till följd av policybeslut och verksamhetsmål m.m. och att sträva efter såväl högre effektivitet som att hitta sätt att minska kostnaderna för både internt nedlagd tid och externa kostnader.
Ledarskap och Administration
Arbetsledning av Office Coordinator, receptionist och vaktmästare. Ansvar för utveckling av rutiner och processer i samråd med chefen för Office Service för stöd till forskare och ledning
Kontor och arbetsmiljö
Förvaltning och utveckling av kontorslokaler, inköp och förvaltning av inventarier och utrustning och ansvar för miljöarbete. Övervakning och förvaltning av den fysiska arbetsmiljön, inklusive ergonomisk utrustning och samarbete med skyddsombud.
Kommunikation och service
Ansvar för IFFS reception med fokus på hög servicenivå och trevligt bemötande.
Event och mötesplanering
Koordinering av interna och externa evenemang, Ansvar för gästforskare och forskarseminarium.
Då det är en mindre arbetsplats är det ett gemensamt ansvar att hjälpa till med uppkomna administrativa sysslor av ad hoc karaktär.
DIN PROFIL
För den här tjänsten söker vi dig som har erfarenhet av arbetsledning och administration i en liknande roll. Erfarenhet av budgetuppföljning är en stark merit. Officepaketet är ett naturligt arbetsverktyg som du behärskar ytterst väl och det är meriterande om du arbetat aktivt med Excel. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift. Erfarenhet från engelskspråkig miljö är en merit.
För att lyckas i denna tjänst tror vi att du som person har ett starkt eget driv, är strukturerad med en god förmåga att planera ditt eget arbete. Du trivs både med att arbeta självständigt och i team, är proaktiv och tycker om att ta ett helhetsansvar för dina ansvarsområden. Du är serviceinriktad, flexibel och självgående och är van att samarbeta med flera yrkeskategorier.
Du lockas av att komma till en internationell, dynamisk och rolig forskningsmiljö med engagerade medarbetare. Korta beslutsvägar och ett gott samarbetsklimat i en liten och flexibel organisation skapar förutsättningar för arbetsglädje och trivsel.
Institutet för framtidsstudier arbetar för jämställdhet och mångfald i arbetslivet. Vi vill tillvarata de positiva effekter som en jämn könsfördelning och en ökad mångfald kan tillföra verksamheten.
KONTAKTPERSONER
För mer information om Institutet för framtidsstudier eller tjänsten vänligen kontakta HR-koordinator Helen de Canésie, helen.de.canesie@iffs.se. Fackliga representanter för ST Erika Karlsson, erika.karlsson@iffs.se och Cecilia Byström, cecilia.bystrom@iffs.se.
ANTÄLLNINGENS OMFATTNING OCH ANSTÄLLNINGSFORM
Heltid, tillsvidare
TJÄNSTGÖRINGSORT
Stockholm
SISTA ANSÖKNINGSDAG
2024-06-16
ÖNSKAT TILLTRÄDE
2024-09-01
ANSÖKAN
Du ansöker genom att skicka in ditt CV och personliga brev till jobs@iffs.se
Märk din ansökan med ”Office Manager” i rubriken. Sista ansökningsdag: 16 juni, 2024. Urval och intervjuer genomförs löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!