Office manager sökes till kapitalförvaltningsbolag

Är du en prestigelös och proaktiv office manager eller receptionist med service ut i fingerspetsarna? Vi på Adecco söker nu en Office Manager till vår kund med kontor i Stockholm. 

Om tjänsten
Som Office Manager på ansvarar du för den dagliga driften av kontoret och ingen dag är den andra lik. Du är företagets ansikte utåt, den naturliga kontaktpunkten för intern och extern kommunikation och du arbetar aktivt för högsta möjliga trivsel för medarbetare, kunder och leverantörer. Du utgår från kontoret i Stockholm som ligger centralt med stora och ljusa lokaler, men  du rapporterar till Head of Administration i Oslo och har ett nära samarbete med kollegor på kontor i olika delar av Europa. Dina arbetsuppgifter varierar dagligen, men består huvudsakligen av att:

• Ta emot besökare, inkommande samtal och hantera e-post
• Förbereda mötesrum för interna och externa möten
• Koordinera och hjälpa till att driva sociala aktiviteter för kontoret
• Se till att hälso- och säkerhetsrutiner är uppdaterade
• Hålla kök och kontorsutrymmen representativa
• Hålla kontakten med hyresvärd och IT-supportfunktion för att säkerställa att allt i lokalerna fungerar smidigt
• Köpa kontorsmaterial och matvaror samt ordna lunch/catering vid behov
• On- & offboarding boarding av medarbetare
• Organisera större möten och evenemang
• Stötta med schemaläggning och kalenderhantering för interna och externa parter
• Stötta kontoren (då främst Stockholmskontoret) med olika administrativa uppgifter
• Samarbeta tätt med administrationsteamen på de andra kontoren

Tjänsten är som ett konsultuppdrag via Adecco med start omgående. Inledningsvis kommer tjänsten vara på 6 månader, med extremt goda chanser till förlängning alternativt en permanent position hos bolaget.

Om dig
Vi söker dig som har tidigare erfarenhet som Office Manager eller liknande roller inom kontor, administration eller servicebranschen. Utbildning i området är meriterande. Du har mycket goda kunskaper i MS Office och har lätt för att sätta dig in i nya IT-system. Du talar och skriver flytande svenska och engelska. Kunskaper i norska och danska är meriterande.

Som person har du hög integritet, är strukturerad, ordningssam och har öga för detaljer. För att trivas i denna roll är det viktigt att du är prestigelös, flexibel och service minded, samtidigt som du alltid sätter professionalitet i första rummet.

Viktigt för tjänsten är:
• Har erfarenhet från en liknande roll som Office Manager, Executive Assistant eller kontorsassistent
• Är serviceinriktad och gillar att utföra praktiska arbetsuppgifter
• Trivs i en snabbrörlig miljö där brådskande arbetsuppgifter kan uppstå
• Har ett strukturerat och proaktivt förhållningssätt
• Är en positiv, utåtriktad och social person
• Är en väldigt van användare av MS Office-paketet, inklusive MS Outlook och PowerPoint, och har lätt för att sätta dig in i nya IT-system
• Är professionell och bra på att kommunicera, både muntligt och skriftligt på svenska och engelska

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Kontakt
Har du frågor gällande rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare via emma.berglund@adecco.se

Om du har frågor om registrering, vänligen kontakta info@adecco.se

Sökord
Finans, Adecco, Stockholm, Oslo, Private Equity, reception, kontorsassistent, kontorsansvarig, receptionist, administratör, kapitalbolag, service, office manager, office coordinator, office assistant