Office Manager sökes till kreativ byrå på Södermalm

SNABBFAKTA

Omfattning: 80%
Arbetstider: Kontorstid, måndag-fredag
Ort: Södermalm, Stockholm
Startdatum: Början av augusti
Anställningsform: Särskild visstidsanställning, konsultuppdrag (behovet är långsiktigt och för rätt person finns chans till överrekrytering på sikt)

DIN FRAMTIDA ARBETSPLATS

Du kommer arbeta på en prisbelönt arkitektbyrå med cirka 45 anställda. Byrån arbetar projektbaserat och samarbetar med en rad välkända företag, där de verkar som rådgivare och partner i allt från fastighetsutveckling och möbel- och produktdesign, till att skapa kreativa koncept och strategier.

Det här är en arbetsplats med gemenskap och positiv stämning! Byrån är i ständig utveckling och det är högt tempo, vilket innebär att det här är en arbetsplats för dig som trivs att jobba mot deadlines och med att ha många bollar i luften. Här arbetar personer med mycket driv och stort eget engagemang, och det är viktigt att du som söker trivs i den typen av miljö och delar det mindsetet.

Omfattningen på rollen är på 80% och du förväntas vara på plats på kontoret varje dag men erbjuds flexibilitet vad gäller arbetstider. Du kommer arbeta i superfina, nyrenoverade lokaler på Södermalm i centrala Stockholm.



ROLLEN SOM OFFICE MANAGER

I rollen som Office Manager ansvarar du för att daglig drift på kontoret hanteras på bästa sätt. Du ser till att ständigt ligga steget före och har stenkoll på allt som rör kontoret, samtidigt som du bidrar till trivsel och att den goda stämningen upprätthålls. Dina arbetsdagar är omväxlande och du kommer behöva hantera flera arbetsuppgifter parallellt.

Dina arbetsuppgifter inkluderar att:

- Ta emot kunder och besökare

- Se till att kontoret är i toppskick

- Ta emot bud, leveranser och sköta posthanteringen

- Sköta inköp av kontorsmaterial

- Vara behjälplig vid nyanställningar

- Ha kontakt med leverantörer som fruktbud, catering och städfirmor

- Planera och förbereda inför olika möten och events

- Stötta med enklare administration vad gäller hemsida och sociala medier

- Assistera ledningen och övriga medarbetare med praktiska och administrativa uppgifter

För dig som är duktig digitalt och har koll på sociala medier finns möjligheten att på sikt ta på sig mer ansvar vad gäller sociala medier och hemsidan.



VEM ÄR DU?

För den här rollen är personligheten av stor vikt för att du ska trivas och lyckas i rollen. Du är en glädjespridare som är serviceminded ut i fingerspetsarna - för dig kommer det naturligt att alltid göra det lilla extra! Du ser lösningar där andra ser problem, är effektiv, påhittig och initiativtagande och kan självständigt driva ditt arbete framåt. Vidare är du stresstålig, duktig på att se vad som behövs göras och prioriteras, och trivs i ett högt tempo. I den här rollen dyker många uppgifter upp ad hoc, och du vet hur du ska parera det och se till så allt blir gjort i rätt tid. Du är prestigelös och tar dig an dina arbetsuppgifter med stort engagemang oavsett vad det gäller. Vidare är du en trygg och kommunikativ person med mycket pondus som trivs i en miljö med högt i tak och många starka viljor. Du är öppen för feedback och har vilja att utvecklas.

Du som söker uppfyller nedan krav:

- Har arbetat några år som Office Manager eller motsvarande, och har därmed god erfarenhet av samtliga arbetsuppgifter som ingår i rollen.

- Är van vid självständigt arbete och mycket eget ansvar.

- Har erfarenhet av eventplanering.

- Har goda administrativa kunskaper.

- Behärskar samtliga delar av Office-paketet och är en van användare av OneNote och Teams.

- Behärskar både engelska och svenska obehindrat i tal och skrift. Det är viktigt att du är bekväm med engelskan då det här är en internationell byrå med flera medarbetare som endast är engelskspråkiga.

Det är meriterande om du tidigare arbetat i en kreativ miljö tidigare, kanske på reklambyrå eller som konsult. Har du erfarenhet av Adobe InDesign är det ett plus.

VAD ERBJUDER VI?

Som anställd på Bara Posten Bemanning får du en konsultchef som blir ditt bollplank och coach under hela anställningen. Som konsult blir du också en del i vårt konsultnätverk RPB Insights. RPB Insights ger dig utbildning och utveckling i form av föreläsningar, workshops, nätverksträffar och andra sociala tillställningar. Det ger dig också en möjlighet att träffa andra konsulter. Vi erbjuder alla våra konsulter friskvård.

ÖVRIG INFORMATION

- Den här rekryteringsprocessen hanteras av Bara Posten Bemanning och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till oss. Du kommer att vara anställd av oss på Bara Posten Bemanning men uthyrd till vår kund.

- Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.

- Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se