Office manager sökes till snabbväxande techföretag

Är du en fena på admin och trivs i en bred och koordinerande roll? Har du också ett intresse för energibranchen och är sugen på ett tryggt och långsiktigt uppdrag? Då kan detta vara din chans! Vi söker nu nästa stjärna till vår kund med placering i Årsta.

OM TJÄNSTEN
Vår kund söker nu omgående efter en office manager till sitt kontor i Årsta. Rollen omfattar det mesta som rör dagligt kontorsarbete och för att klara av den bör du ha tidiare erfarenhet av liknande uppgifter. Företaget arbetar bara med B2B och du kommer utöver diverse administrativa uppgifter också vara involverad i nya medarbetares onboarding-processer och stötta styrelsen i deras arbeten.

Du erbjuds


* Ett tight genuint team med stark lagkänsla
* Upplärning i relevanta system och uppgifter
* Stor möjlighet att styra ditt eget arbete och din arbetsdag
* Inblick i ett scale-up -företag inom tech/energibranchen
* En dedikerad konsultchef
* Friskvårdsbidrag och tillgång till en omfattande förmånsportal


Som konsult för Academic Work erbjuder vi stora möjligheter för dig att växa professionellt, bygga ditt nätverk och skapa värdefulla kontakter för framtiden. Läs mer om vårt konsulterbjudande.

ARBETSUPPGIFTER
Detta är en bred roll med breda uppgifter. Du kommer både att agera ansikter utåt för företaget och ansvara för olika system, samtidigt som du också står för mer grundläggande uppgifter i den dagliga driften som beställningar och allmän trivsel på kontoret.


* Bemanna reception, växelsystem och välkomna besökare
* Vara naturlig first point of contact för leverantörer, samarbetspartners och övriga externa kontakter som skall besöka kontoret, lämna varor eller utföra ett arbete
* Sköta kontoret och hålla ordning för trivsel för alla på kontoret och lokalrelaterade frågor såsom larm, nyckelhantering, post samt beställning av kontorsmaterial och dagligvaror till alla kontor
* Förbereda inför, ställa i ordning och hjälpa till vid möten
* Ansvara för företagets info-mail mejl till gruppmail och våra olika datasystem (CRM, Entreprenad & Affärssystem)
* Hantera enklare ekonomiadministration och sköta vissa faktureringsrutiner och konteringar
* Hantering av introduktion av nyanställda i kontorsmiljön och till viss del den digitala miljön
* Delta vid on-boarding och säkra uppläggning i administrativa system, inköp av hårdvara och iordningsställande av kontorsplats
* Administration av tjänstebilar och pool-bilar samt bolagets körjournal, ansvarig för telefonväxeln och superuser för intranätet och viss skötsel av denna portal
* Ansvar för och planering av bokning av evenemang och konferenser inkl. resebokningar
* Stötta LG i daglig dags och vara deras förlängda arm såsom förbereda ledningsgruppsmöten, ha översyn på aktiviteter som ledningsgruppen driver, skriva protokoll, boka möten samt dokumenthantering, reseräkningar, mötesbokningar och koordinering
* Utveckla kontors- och administrativa rutiner


VI SÖKER DIG SOM
För att trivas och bli långsiktig här bör du ha lätt att prioritera och trivas i en koordinerande roll. Du bör vara en do:er som gärna tar egna initiativ och som trivs med prestigelöst arbete där du ofta kan behöva ta snabba puckar och prioritera om. För att passa i rollen tror vi också att du är en person som kommer med nya förslag lösningar som kan gynna både kollegor och företaget som helhet, och som ser möjligheter snarare än problem.

Vi söker dig som är


* Ordningsam och har ett sinne för struktur
* Serviceminded
* Kreativ och initiativtagande


Skallkrav


* Tidigare administrativ erfarenhet
* Flytande på professionell nivå i Svenska (Arbetsspråk)
* Avancerad nivå i Engelska (Behövs bl.a. för dialog med kunder och hantering av system.)


Meriterande krav


* Erfarenhet av ekonomirbete och arbete B2B
* Erfarenhet av techföretag och/eller start-up eller scale-up bolag
* Avslutad högskoleutbildning inom relevant område
* Intresse för energi- och solcellsbranchen


Övrig information


* Start: Omgående
* Omfattning: Heltid
* Placering: Årsta


Rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och kundens önskemål är att alla frågor rörande tjänsten hanteras av Academic Work.

Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.