Office Manager till Global Child Forum!

Global Child Forum söker nu efter en Office Manager till deras kontor i Stockholm! Här kommer du få hantera administrativa uppgifter och primärt stötta Global Child Forums generalsekreterare, styrelse och Hed of Finance & HR .Vill du ta nästa steg i karriären i en ansvarsfull, varierande och utvecklande roll? Sök då tjänsten redan idag - urval sker löpande!

OM TJÄNSTEN
Global Child Forum är en svensk ideell stiftelse som samlar globala ledare från näringslivet, civilsamhället och regeringen för att stimulera till åtgärder för social förändring kring barns rättigheter. Deras vision är en hållbar värld där barns rättigheter respekteras och stöds av alla intressenter i samhället, så för den här tjänsten bör du vara engagerad i barns rättigheter.

ARBETSUPPGIFTER
Som Office Manager ansvarar för den dagliga driften av kontoret samt övriga koordinerande och administrativa uppgifter. Du kommer agera administrativt stöd till styrelsens medlemmar genom att sätta ihop och tillhandahålla informations- och beslutsunderlag samt protokollföra möten. Tjänsten innebär en koordinerande och samordnande roll med ansvar för att administrationen i verksamheten fungerar optimalt och bidrar till att förbättra GCFs totala effektivitet.

Arbetsuppgifter som bland annat ingår i rollen:


* Inrapportering av lön och pension.
* Initiativtagande och koordinering av trivselaktiviteter.
* Övergripande ansvar för säkerställande av GDPR och dataskydd.
* Hantering och kontering av fakturor i ekonomisystemet Fortnox samt reseräkningar och frånvarorapporter i lönesystemet FlexHRM.
* Ekonomi- & personaladministration som innebär att du är samordnande gentemot lönekonsult, redovisningskonsult, pensionsförsäkringsbolag och försäkringsbolag.
* Övergripande ansvar för organisationens process för inköp av arbetsutrustning i form av kontorsmöbler, datorer med tillbehör, mobiltelefoner etc. efter behov samt övriga inköp inom organisationen.
* Involverad i arbetet med att vidareutveckla och uppdatera interna policys.
* Övergripande ansvar för organisationens lokaler och fastighetsfrågor, samt kontaktperson för leverantörer av kontorets skötsel, t ex städning, larmföretag, fastighetsvärd/-ägare etc.
* Kontaktperson och beställare till anlitad leverantör av IT-support, telefoni och skrivare/kopiator.


Du kommer i denna roll få ansvar över ett flertal uppgifter varför det är viktigt att du trivs i en roll där man är spindeln i nätet, arbetar självständigt och kan ta egna initiativ för att hitta lösningar på problem. Vid behov och i mån av tid kommer du även att supportera inom organisationens olika pågående projekt.

VI SÖKER DIG SOM
- Har erfarenhet från en roll med liknande arbetsuppgifter.
- Är en väldigt van användare av MS Office-paketet, inklusive MS Outlook och PowerPoint, och har lätt för att sätta dig in i nya IT-system.
- Är professionell och trygg i att kommunicera, både muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

Det är meriterande för tjänsten om du:


* Innehar kunskap och/eller tidigare erfarenhet inom GDPR.
* Innehar en bakgrund inom HR och/eller ekonomi.


För att både trivas och lyckas i rollen krävs det att du som person brinner för god service och är en ansvarsfull lagspelare med en kommunikativ förmåga att på ett professionellt sätt interagera med ledning/chefer på hög nivå, både internt och externt. Du ska även ha en hög organisations- och projektledningsförmåga då du kommer att arbeta effektivt med flera projekt samtidigt i en snabbrörlig miljö där brådskande arbetsuppgifter kan uppstå.

Övrig information


* Start: omgående
* Omfattning: heltid
* Placering: Stockholm, Gamla Stan


Rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och kundens önskemål är att alla frågor rörande tjänsten hanteras av Academic Work. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.

INFORMATION OM FÖRETAGET
Global Child Forum grundades 2009 av den svenska kungafamiljen och är en ledande plattform för barns rättigheter och näringsliv som ägnar sig åt innovativt tänkande, kunskapsutbyte och nätverkande. Global Child Forum tror på näringslivets makt och ansvar att i samarbete med alla samhällssektorer skapa ett välmående, hållbart och rättvist samhälle för världens barn.