Office Manager till Norvestor

Arbetsbeskrivning
Vi söker nu en Office Manager till Norvestors Stockholmskontor. Som Office Manager ansvarar du för den administrativa driften av kontoret i Stockholm samt samarbetar med administrationsteamet i Norvestor på övriga orter, med särskilt fokus på kontoret i Helsingfors. Du rapporterar till Head of Administration i Oslo och dina arbetsuppgifter kommer bland annat att innefatta, men begränsas inte till;

På Stockholmskontoret:

• Ansvarig för inköp samt budget för större evenemang och möten som du även är med och organiserar
• Förbereda mötesrum för både interna och externa möten
• Koordinera och vara med och driva de sociala aktiviteterna för kontoret som exempelvis sommarfester, julfester och luncher
• Se till att hälso- och säkerhetsrutiner är uppdaterade
• Hålla kontakten med hyresvärd och IT-supportfunktion för att säkerställa att allt i lokalerna fungerar smidigt
• Förbereda mötesrum för interna/externa möten
•
Onboarding av medarbeta

• Ta emot besökare, inkommande samtal och hantera e-post

Övriga arbetsuppgifter:

• Stötta med schemaläggning och kalenderhantering för interna och externa parter
• Stötta kontoren (då främst Stockholmskontoret) med olika administrativa uppgifter
• Samarbeta tätt med administrationsteamen på de andra kontoren

Kvalifikationer

Vi ser att du har erfarenhet från en liknande roll som Office Manager, Executive Assistant, PA eller kontorsassistent. Meriterande är om du har erfarenhet inom professional services. Vidare är du en mycket van användare MS Office paketet samtliga program där du kan sätta ihop presentationer i PowerPoint och skapa formler i Excel samt kan sätta dig in i nya IT-lösningar.

Vem är du?
Vi söker dig som är redo att axla det fulla ansvaret för kontorsfunktionen på vårt Stockholmskontor och vi tror att du har några års erfarenhet av liknande roll inom kontor eller annan motsvarande erfarenhet. Du har en positiv attityd och sprider glädje på kontoret.

Vidare trivs du i en dynamisk internationell miljö med högt tempo och varierade arbetsuppgifter där det är viktigt att du har god planerings- och prioriteringsförmåga. Kontoret är en viktig mötesplats för alla anställda och är även en blivande samlingspunkt för kunder och samarbetspartners varför sinne för en inbjudande miljö och god funktionalitet är viktigt. Du älskar service och är bra på att se detaljer, gillar att hålla ordning och reda, tar tag i stort som smått och ser till att få projekt och arbetsuppgifter genomförda.

Som person är du social, en god kommunikatör och gillar att bygga relationer. Du är en proaktiv do:er med ett starkt självledarskap. I den här rollen kommer du även att ha många kontaktytor och stakeholders vilket ställer krav på en mycket god samarbetsförmåga.

Som en del i Norvestor, Stockholm, kommer du in i ett såväl socialt som högpresterande team om cirka 12 personer som sitter i attraktiva lokaler på Norrlandsgatan mitt i centrala Stockholm.

Norvestor verkar i en internationell miljö vilket ställer krav på flytande språkkunskaper i såväl svenska som engelska.

Ansökan
Känner du igen dig i ovanstående och vill bli en del av vårt härliga team och bidra till Norvestors fortsatta framgång är du varmt välkommen med din ansökan så snart som möjligt. Intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. I denna process samarbetar Norvestor med Jurek Business Support. För frågor om tjänsten går det bra att kontakta ansvarig rekryterare Felicia Pettersson på felicia.pettersson@jurek.se eller Researcher Nina Hallin på nina.hallin@jurek.se. 

För mer information, besök gärna www.norvestor.com

Varmt välkommen med din ansökan!

Om Norvestor
Norvestor är ett investeringsbolag som förvaltar fonder investerade i cirka 30 bolag i Norden inom olika branscher. Norvestors huvudkontor ligger i Oslo, med ytterligare kontor i Köpenhamn, Helsingfors och Luxemburg, samt i Stockholm, där denna roll är baserad. Stockholmskontoret ligger centralt, i trevliga lokaler på Norrlandsgatan. Läs mer om Norvestor här.

 

 

 

 

 

Sökord: office manager, kontorschef, facility manager, kontorsansvarig, workplace manager