Office Manager till Pembroke Real Estate sökes omgående!

Pembroke är en internationell fastighetsrådgivare som förvärvar, utvecklar och förvaltar fastigheter och platser - specialiserat på blandad användning och kontorsmiljöer i världens ledande städer. Genom att kombinera en global synvinkel med lokal expertis kan vi skapa och förvalta fastigheter i världsklass som ger de bästa resultaten för våra hyresgäster, investerare och de samhällen där vi arbetar.

För mer information, besök vår hemsida: www.pembroke.com

Nu söker vi en Office Manager till Pembroke Real Estate, kan det vara du?

Tjänsten

Pembroke söker nu en mycket motiverad Office Manager som kan sköta alla administrativa och operativa uppgifter för Stockholmskontoret samt ge administrativt stöd för den nordiska regiondirektören. Denna person kommer att ansvara för att tillhandahålla allmän kontorsledning och administrativt stöd till kontorschefen och teamet, inklusive kalenderhantering, resebokning, utgifts- och fakturahantering, budgethantering, underhåll av kontorsmaterial och filer, kontakt med leverantörer, konsulter och våra kontorsgäster.



För att vara framgångsrik i rollen behöver du besitta starka organisatoriska färdigheter, förmågan att kommunicera effektivt både internt och extern samt globalt och ha ett intresse av att lära dig om fastighetsbranschen. Dessutom är det viktigt att du är lyhörd, har hög integritet och är villig att arbeta enligt Pembrokes värdegrund.

Detta är en kosulttjänst på heltid med placering på Pembrokes kontor i centrala Stockholm.



Arbetsbeskrivning

* Hantera kontakter, kalendrar, rese- och utgiftsrapporter för seniora hyresgäster.
* Ge allmänt administrativt stöd till det lokala Pembroke-kontoret och interna besökare, och koordinera affärsresor till Stockholm tillsammans med andra globala Pembroke-assistenter.
* Schemalägga möten och konferenssamtal, ta fram agendor och material, beställa catering och förbereda konferensrum.
* Stödja samordningen av hyresgästevenemang.
* Bistå med projektadministration, inklusive hantering av projektkalender, koordinering och protokollföring av projektmöten.
* Upprätthålla lager av kontorsmaterial och utrustning, och hantera relationer med externa och interna administrativa och underhållstjänster så att kontoret alltid är i ordnat skick.
* Övervaka informationshantering, inklusive Teams och SharePoint-arkivering online, manuell arkivering av kontorsrelaterade dokument och arkivering av kontrakt och andra dokument.
* Hantera och uppdatera kontorsmanualen för Stockholmskontoret med alla rutiner och relevanta kontaktuppgifter för Norden.
* Fakturahantering, förberedelse och spårning av kontorsbudget samt månatliga förfrågningar om kontorsfinansiering.
* Ge språkhjälp till teammedlemmar som kan vara i behov av översättningsstöd mellan svenska och engelska.
* Ta emot telefonsamtal och leveranser, postdistribution hantering av kontaktlista och distribution.

Kvalifikationer och erfarenhet

* Kandidatexamen och/eller sekreterarexamen.
* 3+ års liknande erfarenhet som administrativ assistent eller chef för ett litet kontor.
* Avancerad kunskap inom samtliga Microsoft Office-produkter, specifikt Word, Excel, PowerPoint och Project (eller liknande).
* Samarbetsförmåga och flexibilitet. Du är en lagspelare, som professionellt interagerar med ledande befattningshavare/chefer, både internt och externt.
* Erfarenhet av besöksnäringen och/eller fastighetsbranschen (meriterande, men ej krav)
* Utmärkt organisations- och projektledningsförmåga, och stor uppmärksamhet på detaljer.
* Förmåga att arbeta effektivt med flera projekt och deadlines.
* Engelska och svenska flytande i tal och skrift.
* Utmärkt muntlig kommunikationsförmåga.
* Hög motivation, lösningsorienterad och hmycket självgående.



Erbjudande

Rent formellt bygger en anställning hos oss på samma lagar och regler som på den övriga arbetsmarknaden. Vi har kollektivavtal, med allt vad det innebär vad gäller försäkringar, tjänstepension och fackliga relationer. Det som skiljer sig är att du blir anställd hos oss, men arbetar på olika uppdrag hos våra kunder. Du får chansen att arbeta i olika branscher, med olika arbetsuppgifter och med olika människor. Som konsult erbjuds du även friskvårdsbidrag samt utöver det får alla Manpowers anställda fri tillgång till över 4500 interaktiva utbildningar via vår e-learningportal PowerYOU.

Givetvis har du en konsultchef som finns tillgänglig för dig under hela din anställningsperiod och som är ansvarig för dina uppdrag, att du trivs på din arbetsplats och att du utvecklas i din yrkesroll.



Sök tjänsten idag!

Den här tjänsten innebär att du kommer att bli anställd av Manpower men du kommer att tillbringa dina arbetsdagar hos vår kund. Vid frågor är du välkommen att kontakta ansvarig rekryterare Karin Andersson via e-post: karin.andersson@manpower.se Tjänsten tillsätts löpande så ansök omgående.



Vi ser fram emot att höra från dig!



Om Manpower

Manpower är Sveriges ledande rekryterings- och bemanningsföretag med tiotusentals attraktiva arbetsgivare över hela landet som våra kunder. Med vårt omfattande nätverk, lokalt såväl som globalt, kan vi erbjuda mängder av spännande lediga jobb som hjälper dig att bygga din karriär, både på kort och lång sikt. Hos oss kan du söka heltidsjobb eller extrajobb vid sidan av studierna.