Office Manager till Randstad i Solna

Arbetsbeskrivning
Är du en driven person med positiv energi, som brinner för att leverera service i toppklass?
Gillar du omväxlande arbete med stort eget ansvar? Skulle dina vänner och bekanta beskriva dig som utåtriktad, prestigelös, och ordningsam? Då tror vi att du är klippt och skuren för rollen som Office Manager hos oss på Randstad. Vi söker nämligen en receptionsmedarbetare till konferensavdelningen på Randstads huvudkontor i Solna och tror att just dessa egenskaper är nyckeln till framgång.
I rollen som receptionsmedarbetare är du en av våra viktigaste representanter. Tillsammans med dina receptionskollegor arbetar du med att förmedla Randstads varumärke och värderingar genom en rad varierande arbetsuppgifter där huvudfokus ligger på att bemanna receptionen för att ta emot och visa besökare till rätta. Dagarna är händelserika och består av många personliga möten där du med ditt starka engagemang servar både medarbetare och besökare i alla de olika aktiviteterna som är äger rum i vår konferensavdelningen. Som Office Manager har du också ett arbetsledande ansvar för dina två kollegor på Solnakontoret liksom ett gemensamt ansvar för planera bemanningen av vår chattfunktion och växel tillsammans med kollegor i motsvarande roll på kontoren i Malmö & Göteborg.



Ansvarsområden
• Ta emot och välkomna våra besökare
• Ta emot och hantera alla inkommande samtal i vår växel, chatt och infomail
• Hålla ordning och reda i konferensavdelningen
• Beställa luncher och ordna med kaffe till möten
• Administrera lån av olika tillbehör
• Kontera fakturor
• Reseadministration
• Felanmälningar och kontakt med hyresvärd och andra leverantörer
• Inköp av kontorsmaterial mm
• Hjälp med teknisk utrustning i konferensrum
• Beställningar från alla kontor i landet via vårt ärendehanteringssystem Jira
• Arbetsledning & fördelning av ovanstående uppgifter för dina kollegor på plats i Solna
• Ingå i Randstads miljöarbete tillsammans med Miljösamordnare inom koncernen. Randstad är Miljöcertifierade ISO14001.

Utöver detta ansvarar Du även för hela kontoret och alla gemensamma funktioner såsom skrivare, skåpservice gemensamma förråd och övriga sällskapsytor. Du är en del av att se till att vi har en trivsam och härlig stämning och arbetsmiljö på vårt kontor i Solna. Du och dina kollegor ingår i ett större team med två kollegor på våra kontor i Göteborg och en kollega i Malmö. Ni har ett nära samarbete och tillsammans stöttar ni alla kontor inom Randstad Sverige.



Arbetstider
Detta är tillsvidaretjänst på heltid som inleds med sex månaders provanställning. 

Kvalifikationer
• Vi söker dig som har ett par års erfarenhet av arbete i reception.
• Då du i rollen som receptionsmedarbetare har kontakt med många olika besökare och leverantörer till ardags krävs det att du har goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift.
• Tekniskt intresse är ett krav och vi ser att du bör ha jobbat med att stötta kollegor och medarbetare med hantering av teknisk utrustning tidigare.
• Tidigare erfarenhet av arbetsledning är meriterande.

Vi värderar personliga egenskaper högt och söker dig som är socialt utåtriktad och som tycker om att hjälpa, representera och visa till rätta. Du är prestigelös, självgående och lyhörd. Eftersom du har erfarenhet av service ställer du själv höga krav på leveransen och lever som du lär i alla situationer. Du är ordningsam och tycker om att arbeta strukturerat med hög kvalitet.

Ansökan
För mer information om tjänsten vänligen kontakta Facility & Procurement Manager Ingela Bäck  via ingela.back@randstad.se

Frågor som rör rekryteringsprocessen hänvisas till HR Talent partner Angelica Gustafsson via: angelica.gustafsson@randstad.se

Varmt välkommen med din ansökan senast 2021-06-01. Notera att vi tillämpar löpande urval. Tjänsten kan därför komma att bli tillsatt före sista ansökningsdag.

Vänligen observera: För att verka för en inkluderande och rättvis rekryteringsprocess jobbar vi med urvalsfrågor och urvalstester som en del av rekryteringsprocessen. Kommunikation kring urval och rekryteringsprocessens första steg sker primärt via e-post. Vi ber dig därför ha uppsikt på dina mail efter att du skickat in din ansökan.



Om företaget
Med över 600 000 anställda i omkring 40 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster och erbjuder bemannings-, konsult- och rekryteringslösningar inom alla kompetensområden. Vi erbjuder även interim management, executive search och omställningstjänster. Vi har ett stort nätverk av bolag och kandidater vilket innebär att vi förmedlar hundratals jobb inom olika branscher, från Kiruna i norr till Malmö i söder. Vår ambition är att vara den bästa arbetsgivaren på marknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och organisationer att nå deras sanna potential. Vi kallar det Human Forward.