Office manager till vår kund i centrala Stockholm

Det här är ett konsultuppdrag på heltid via The Pace i sex månader med start snarast möjligt. Efter uppdragsperioden finns goda möjligheter till anställning hos kund.

Ditt uppdrag

Som Office Manager har du övergripande ansvar för kontoret i en av de viktigaste funktionerna: att skapa förutsättningar för trivsamma kontorsmiljöer, gemensamma ytor och professionellt hög internservice. Rollen ställer krav på hög integritet och förmågan att kunna hantera känslig information.

Här får du arbeta både administrativt och koordinerande, dels kopplat till kontoret och servicen internt, dels assisterande till HR. Det kan exempelvis vara stöd i onboarding av nyanställda samt hantering av beställningar och uppdateringar i olika system/databaser. Du kommer även att ansvara för kontakten med leverantörer, kunder, fastighetsavdelningen och IT-avdelningen där du säkerställer kvalitet i alla led och fungerar som en avgörande länk mellan medarbetare och övriga avdelningar.

Exempel på arbetsuppgifter:

Övergripande ansvar över kontoret och del av den interna husgruppen
Kontaktperson och koordinator av gemensamma processer för kontoret, såsom brand- och utrymningsövningar
Ansvara för dialog med bud till och från kontoret samt daglig posthantering
Ansvara för felanmälningar, inköp och inventarielistor till kontoret - allt ifrån kontorsmaterial, förbrukningsmaterial och kopieringsutrustning
HR-administration i samband med rekrytering och anställning
Förbereda vissa möten, koordinera konferenser och övriga interna events
Enklare administration såsom faktura- och avtalshantering samt hantera inköp/utlägg
Övrig internservice exempelvis välkomnande av besökare, beställningar av telefoni och abonnemang samt hantering av passerkort och kontakt med receptionen


Din bakgrund

Vi söker dig med tidigare erfarenhet av en liknande roll som Office Manager, Office Coordinator och/eller administratör där service varit avgörande. För att lyckas i rollen måste du trivas med att ha stora kontaktytor och befinna dig i sociala sammanhang. Du har en positiv inställning, är kreativ och ser lösningar i alla situationer. Du är noggrann, företagsam, pålitlig och trygg i din profession, tar egna initiativ och gillar att arbeta proaktivt för att alltid ligga steget före och utvecklas i din roll. Att kunna prioritera och hantera flera arbetsuppgifter samtidigt är en styrka hos dig. Som person är du handlingskraftig och trivs med att hjälpa andra, du är lyhörd och räds inte för att hugga i och hjälpa till där det behövs.

Vidare ser vi att du har en stark integritet och kan sätta gränser på ett diplomatiskt och tydligt sätt. Du har mycket goda kunskaper i Office-paketet och kan snabbt sätta dig in i och förstå nya system. Sist men inte minst kommunicerar du mycket väl på både svenska och engelska i tal och i skrift.

Om kunden

Kunden är ett stort och börsnoterat bolag inom säkerhetsbranschen. Här erbjuds du en varierande och rolig roll på en modern arbetsplats och i en trivsam arbetsmiljö i centrala Stockholm. Du kommer varje dag att träffa och stötta många trevliga kollegor och vara en central nyckelperson för att bidra till kontorets fortsatta utveckling. Här finns också goda möjligheter att på sikt utvecklas i din roll och fortsatta karriär.  

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Sveriges storstadsregioner Stockholm, Göteborg och Malmö.

Om du vill veta mer

Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är Konsultchef Philip Alfredsson (philip.alfredsson@thepace.se) och Kandidatansvarig Emma Holster (emma.holster@thepace.se).

Vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi ser fram emot att höra från dig!