Office support med stort säkerhetstänkande

Office Support

Vi letar nu för kunds räkning efter en person som kan säkerställa att deras kontor fungerar perfekt och utvecklas i takt med bolaget i övrigt, men också stötta övriga teammedlemmar där det behövs. Kunden är i mångt och mycket i startup, även om de tillhör en stor koncern, och därför kommer arbetsuppgifterna att variera från dag till dag.

För att axla rollen kommer det att krävas självständigt arbete och ansvar. Kunden ser gärna att du har en positiv inställning till det mesta, är flexibel och social. Du kommer att arbeta med de flesta avdelningar men även direkt mot kunder och leverantörer i första skedet.

Arbetsuppgifter:

• Ta emot och hantera alla kunder samt övrigt besök
• Övergripande ansvar och säkerställa smidig drift av vårt kontor i centrala Göteborg
• Boka resor och hotell vid behov
• Anordna och boka events efter behov
• Samordna och planera för kontorstjänster, utrustning, förnödenheter, underhåll och förvaltning av densamma.
• Administration och arkivering etc.
• Administrativt stöd till VD och ledning vid behov
• All kontakt med Wallenstam angående kontoret
• All kontakt med Aimo park gällande garage
• Sköter felanmälningar till Wallenstam gällande kontor/anläggning samt följer upp dessa
• Ha hand om all ingående samt utgående post
• Ta emot gäster och säkerställa in och utcheckning, erbjuda kaffe och se till att de vet var de ska och visa in dem i mötesrum eller sätta ner dem och vänta.
• Förbereda mötesrum inför externa möten, se till att det är snyggt och städat inför externa möten och se till att det plockas undan, snyggas till etc. efter möten inklusive sudda whiteboards etc.
• Förbereda och preppa inför interna större möten enligt ovan.
• Koordinera alla interna aktiviteter och se till att luncher, fika, supplies m.m. finns på plats och är redo inför utsatt tid för aktiviteten.
• Proaktivt fixa och förbättra kontoret, högt och lågt, se till att det finns saker hemma i allt från kaffe till kakor, pennor, papper etc. Se till att kablar är sorterade, att tavlor hänger rakt, att det inte står saker och ”skräpar” i korridorer/öppna ytor etc.
• Hantera löpande leverantörer till kontoret.
• Se till att alla rutiner kring återvinning, städning etc. funkar och managera leverantörerna eller fixa själv.
• Hjälpa till och stötta med enklare logistik, post, paket, taxibeställningar etc.
• Ha koll på säkerhetsrutinerna kring kontoret och vara en "second in command" till kundens säkerhetschef när det gäller all fysisk säkerhet och kontakt och uppföljning med larmleverantören etc.

Krav:

• Svenska flytande och mycket bra engelska samt vana att kommunicera i tal och skrift på engelska.
• Kan multi-tasking och en positiv attityd samt vilja att lära
• Ha en flexibel inställning och villig stödja laget med ett brett spektrum av arbetsuppgifter
• Lagspelare med stark uppmärksamhet på detaljer
• Ordnad ekonomi
• Ingen anmärkning i belastningsregistret
• Väktare och eller skyddsvakt

Meriterande:

• Flerspråkig

Beräknat tillträde: April