Operativ inköpare till SPSM

Vill du bidra till Sveriges största kunskapsbank inom specialpedagogik? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande ska kunna utvecklas och nå målen i sin utbildning – oavsett funktionsförmåga. Vi erbjuder stöd till förskolor och skolor i hela landet som vill skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Vi driver också flera specialskolor, fördelar statsbidrag och utvecklar läromedel. Myndigheten har cirka 1 200 medarbetare och verksamhet i hela landet.

Som medarbetare hos oss får du arbeta för allas lika värde i en organisation där delaktighet och engagerade medarbetare värderas högt. Vi ser ett stort värde i att ha medarbetare som mår bra och satsar därför mycket på friskvård och kompetensutveckling. Hos oss har du frihet att påverka ditt arbete. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb


Just nu befinner sig myndigheten i ett spännande utvecklingsarbete med en tydlig målbild. Vi strävar efter att vara en erkänd kunskapsaktör, en ledande utvecklingsaktör, en förebyggande stödaktör och en pådrivande rättighetsaktör.

Vi söker nu en operativ inköpare till Verksamhetsstödsenheten. Placeringsort är antingen Stockholm, Örebro eller Härnösand men beroende på sökandes kompetens kan placering vid något av våra andra kontor komma att bli aktuellt.

Verksamhetsstödsenheten består av 22 medarbetare och tillhör verksamhetsområde Specialpedagogiskt stöd. Vi ger stöd till verksamhetsområdets chefer så att de kan fokusera på ledarskapet och till våra medarbetare så att de kan fokusera på våra målgruppers behov. Vi ger bland annat stöd inom områdena ekonomi- och verksamhetsstyrning, ekonomiadministration, inköp- och upphandling, personaladministration, bidragshantering och kursadministration. Som operativ inköpare tillhör man ett team med behöriga beställare som idag består av 2 medarbetare.

Då myndigheten finns inom stora delar av landet används Teams, Skype och Zoom för arbete och möten på distans. Resor i tjänsten kan förekomma. Möjlighet att delvis arbeta på distans kan diskuteras.

ARBETSUPPGIFTER
Den operativa inköparen kommer att ingå i ett team och har goda kunskaper inom inköpsområdet och verksamhetsområdet och arbetar med kortare tidsperspektiv och uppfyllande av verksamhetens behov här och nu. I rollen arbetar man med allt från enklare beställningar i e-handelssystem till mer komplexa direktupphandlingar och avrop mot ramavtal med alla villkor fastställda. Verksamhetsområdet har många avtal och i uppdraget ingår även avtalsförvaltning och uppföljning av avtal.
Ett stort utvecklingsarbete pågår i myndigheten och fokus framöver innebär kategoristyrda team som specialiserar sig inom olika områden. Den operativa inköparen kommer tillsammans med kollegor vara ett nära stöd till chefer och projektledare i tidigt stadie så att alla inköp sker korrekt. Komplexa och krävande ärenden sker i nära samarbete med ekonomienheten. I uppdraget ingår att inköp av produkter, material, varor och tjänster alltid görs med hänsyn till hållbarhet och lönsamhet.
Även andra administrativa uppgifter förekommer.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:
• Planera, genomföra och utvärdera varor, tjänster och entreprenader, såväl avrop som direktupphandlingar till ett visst värde.
• Ge stöd med administrativa arbetsuppgifter i direktupphandlingar.
• Avtalsuppföljning och avtalsadministration
• Uppföljning av hur leverantören uppfyller avtalets krav.
• Dokumentation av uppföljningsinsatser och administrativa åtgärder
• Ha många kontakter och ett nära samarbete med medarbetare på myndigheten.
• Initiera och leda möten kopplade till uppdraget.
• Diarieföra dokumentation enligt gällande rutiner
• Ansvara för ärendehantering, gemensamma rutiner och uppföljning av ärenden tillsammans med kollegor.

KVALIFIKATIONER
• Minst tvåårig utbildning inom inköp och upphandling inom offentlig verksamhet
• Minst tvåårig dokumenterat aktuell erfarenhet av arbete med direktupphandlingar enligt LOU och inköp på statlig myndighet eller inom offentlig verksamhet
• Kunskaper om juridiska ramverk för upphandling
• Kunskap eller erfarenhet av att ställa tillgänglighetskrav vid upphandlingar.
• God analytisk förmåga
• Mycket goda datakunskaper i MS Officepaket
• Goda kunskaper i system för diarieföring, ärendehantering, uppföljning och analys (exempelvis UBW, W3D3, Servicedesk Plus).
• Hög förmåga att uttrycka dig tydligt och korrekt på svenska i tal och skrift

Det är meriterande med:
• Kunskap eller erfarenhet av kategoristyrning.
• Erfarenhet av att organisera och hålla i digitala möten.
• Kunskap eller erfarenhet av hållbar utveckling.
Personliga egenskaper

Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper. Som person trivs du att arbeta i en verksamhet som är i ständig utveckling och förbättring och har förmågan att hålla i och hålla ut. Du är tillgänglig och prestigelös, med en god förmåga att söka lösningar tillsammans med andra. Du har lätt för att se helheten och har en förmåga att prioritera. Du är ansvarstagande och agerar när det behövs. Du är nyfiken och alltid villig att utveckla nya förmågor.

För att lyckas i rollen som operativ inköpare behöver du även:
• Vara representativ, serviceinriktad och samarbetsorienterad med hög förmåga att bygga relationer med andra inom och utanför myndigheten.
• Bidra genom medledarskap till gott arbetsklimat och måluppfyllelse inom egna ansvarsområden och enhetens gemensamma.
• Ha förmågan att leda dig själv i din vardag och både arbeta självständigt och i grupp mot ett gemensamt mål.
• Arbeta systematiskt med ständiga förbättringar.
• Ha förmågan av att göra ekonomiska rimlighetsbedömningar.

ÖVRIGT
Vid all rekrytering sätter vi värde på de kvalitéer som jämställdhet och mångfald tillför verksamheten. Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.