Operativ inköpare till verksamhetsområde Specialpedagogiskt stöd

Vill du bidra till Sveriges största kunskapsbank inom specialpedagogik? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande ska kunna utvecklas och nå målen i sin utbildning – oavsett funktionsförmåga. Vi erbjuder stöd till förskolor och skolor i hela landet som vill skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Vi driver också flera specialskolor, fördelar statsbidrag och utvecklar läromedel. Myndigheten har cirka 1 200 medarbetare och verksamhet i hela landet.

Som medarbetare hos oss får du arbeta för allas lika värde i en organisation där delaktighet och engagerade medarbetare värderas högt. Vi ser ett stort värde i att ha medarbetare som mår bra och satsar därför mycket på friskvård och kompetensutveckling. Hos oss har du frihet att påverka ditt arbete. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb


Vi söker nu en operativ inköpare till Enheten för verksamhetsstyrning och stöd. Placeringsort är Stockholm men beroende på sökandes kompetens kan placering vid något av våra andra kontor komma att bli aktuellt.

Enheten består av 17 medarbetare och tillhör verksamhetsområde Specialpedagogiskt stöd. Vi ger stöd till verksamhetsområdets chefer så att de kan fokusera på ledarskapet och till våra medarbetare så att de kan fokusera på våra målgruppers behov. Vi ger bland annat stöd inom områdena ekonomi- och verksamhetsstyrning, ekonomiadministration, inköp- och upphandling, personaladministration, bidragshantering och ledningsstöd. Som operativ inköpare tillhör man ett team med olika roller inom inköp och upphandling.

Då myndigheten finns inom stora delar av landet används Teams, Skype och Zoom för arbete och möten på distans. Resor i tjänsten kan förekomma. Myndigheten erbjuder möjlighet till distansarbete. Bedömningen görs individuellt utifrån verksamhetens behov och medarbetarens individuella förutsättningar.


ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att vara en av två operativa inköpare inom verksamhetsområde Specialpedagogiskt stöd och ingå i en funktionsgrupp med två beställare som utför enklare beställningar. Du ingår även i nätverk med kollegor inom och utanför verksamhetsområdet. Du arbetar med kortsiktiga och långsiktiga tidsperspektiv för att uppfylla verksamhetens inköpsbehov. I rollen arbetar du med beställningar i och utanför myndighetens e-handelssystem samt med mera komplexa direktupphandlingar och avrop från ramavtal.
Ett stort utvecklingsarbete pågår i myndigheten och fokus framöver innebär kategoristyrda team som specialiserar sig inom olika områden. Den operativa inköparen kommer tillsammans med kollegor vara ett nära stöd till chefer och projektledare i tidigt stadie så att alla inköp sker korrekt. Hantering av komplexa och krävande ärenden sker i nära samarbete med ekonomienheten. I uppdraget ingår att inköp av produkter, material, varor och tjänster alltid görs med hänsyn till hållbarhet och god hushållning med statens resurser.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:
Ge stöd och rådgivning kring inköpsfrågor.
• Planera och genomföra inköp av varor och tjänster via avrop eller direktupphandlingar till ett visst värde.
• Ha kontakt och ett nära samarbete inom myndigheten kring inköpsprocessen samt även externa kontakter via telefon och mejlkontakter med våra leverantörer.
• Initiera och leda möten kopplade till uppdraget i t.ex. utbildningssyfte.
• Se till att handlingar diarieförs enligt gällande rutiner.
• Ansvara för ärendehantering, gemensamma rutiner och uppföljning av ärenden.
• Hålla sig uppdaterad kring aktuell lagstiftning, interna regler och rutiner som påverkar inköpsområdet.
Även andra administrativa uppgifter förekommer.


KVALIFIKATIONER
Kvalifikationer kan vara så väl utbildning, arbetslivserfarenhet, annan erfarenhet, personliga egenskaper, kunskaper, körkort som annat. Följande två punkter ska anges under denna rubrik:

1. Kvalifikationer som den sökande måste ha, så kallade ska-krav.
Första urvalet görs med hjälp av ska-krav. Dessa krav är absoluta och den sökande ska uppfylla minst dessa. Vid ett överklagande är det ska- kraven man utgår ifrån i första hand. Därefter tittar man på bör-krav.
• Lägst gymnasieutbildning.
• Aktuell erfarenhet av arbete med avrop och direktupphandlingar enligt LOU.
• Aktuell erfarenhet av inköp i statlig myndighet eller inom annan offentlig verksamhet.
• Vana av att läsa och ta del av olika styrdokument.
• Vana av att arbeta i system för ärendehantering och e-handel.
• God datorvana och erfarenheter i MS Officepaket samt erfarenheter av att leda och delta i digitala möten.
God kommunikativ förmåga genom att uttrycka sig väl på svenska i både tal och skrift.
2. Krav som är önskvärda, så kallade bör-krav så som meriter, egenskaper och erfarenheter. Det är meriterande om den sökande uppfyller ett eller flera av dessa, men är inga krav som måste uppfyllas.

• Relevant utbildning på universitet/högskola eller annan relevant eftergymnasial utbildning.
• Kunskap eller erfarenhet av kategoristyrning.
• Erfarenhet av e-handel inom UBW och kreditupplysningssystemet Bisnode.
Personliga egenskaper
Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper. Som person trivs du att arbeta i en verksamhet som är i ständig utveckling och förbättring och har förmågan att hålla i och hålla ut. Du är tillgänglig och prestigelös, med en god förmåga att söka lösningar tillsammans med andra. Du har lätt för att se helheten och har en förmåga att prioritera. Du är ansvarstagande och agerar när det behövs. Du är nyfiken och alltid villig att utveckla nya förmågor.
För att lyckas i rollen som operativ inköpare behöver du även:
• vara serviceinriktad och samarbetsorienterad med hög förmåga att bygga relationer med andra inom och utanför myndigheten.
• genom medledarskap bidra till gott arbetsklimat och måluppfyllelse inom egna ansvarsområden och enhetens gemensamma.
• ha förmågan att leda dig själv i din vardag och både arbeta självständigt och i grupp mot ett gemensamt mål.
• arbeta systematiskt med ständiga förbättringar.


ÖVRIGT
Vid all rekrytering sätter vi värde på de kvalitéer som jämställdhet och mångfald tillför verksamheten. Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

Provanställning på sex månader tillämpas