Ordförandeassistent och koordinator till TCO

The Place är ett rekryteringsföretag och en Worklife Partner, en plats för våra kunder och kandidater att växa på för att stärka sin affär och karriär. Vi är verksamma inom kompetensområdena Ekonomi, Administration, HR, Logistik, IT och Kommunikation och brinner för att matcha rätt kompetens med rätt företag och att skapa ett positivt arbetsliv för såväl kunder som medarbetare.

Om TCO

TCO är en partipolitiskt obunden centralorganisation som samlar 12 fackförbund med över 1,2 miljoner medlemmar. Som påverkansorganisation arbetar TCO för goda villkor i arbetslivet för landets tjänstemän. TCO:s uppgift är att, med utgångspunkt från medlemsförbundens medlemmar, vara en drivande kraft för att utveckla och påverka politik och debatt. På kansliet arbetar cirka 40 medarbetare.

Om rollen som ordförandeassistent- & koordinator

Som assistent till TCO:s ordförande får du en central, ansvarsfull och varierande tjänst i en varm och välkomnande organisation. Du ger praktisk service för att underlätta vardagen primärt för ordförande. Det innebär att du har ett helhetsansvar för kalender och ordförandes tid. Du blir en viktig kontaktyta gentemot organisationen och för externa kontakter samt gör avvägningar i vilka sammanhang TCO:s ordförande ska delta.

I din roll ingår även att assistera kanslichefen, ansvara för registraturen samt att vara ett administrativt och koordinerande stöd för hela kansliet. Du kommer att ha en viktig roll för internkommunikationen och i arbetet med att effektivisera och utveckla administrativa processer med nyfikenhet på hur moderna verktyg kan underlätta arbetet.

Du kommer att tillhöra staben där du tillsammans med chefen för staben, samhällspolitiska chefen, och presschefen ansvarar för det samlade ledningsstödet. Du rapporterar till stabschefen och har regelbundna avstämningar med ordförande och övriga inom ledningsstödet.

Dina primära arbetsuppgifter

• Ha ett helhetsansvar för kalender och planering av ordförandes tid
• Administrera ordförandes möten och säkerställa att relevant underlag är tillgängligt
• Mötesbokningar, reseplanering och resebeställningar
• Hantering av ordförandes inkommande e-post och övrig posthantering
• Administrativt ansvar för olika interna möten t.ex. styrelsemöten
• Internkommunikation – du är t.ex en av fem redaktörerna för intranätet
• Registrator, protokollföring
• Ansvara för att kansliets processer och administrativa rutiner för ledningsstöd är effektiva
• Sammankallande för nätverk av sekreterare inom TCO-förbunden
• Utmana arbetssätt med hjälp av bl.a. digitala verktyg och komma med förbättringsförslag vid behov

För den här tjänsten söker vi dig som

Har några års erfarenhet av självständigt administrativt arbete där du haft en koordinerande roll och är van att stötta flera intressenter internt som externt. Du har naturligt en god känsla för service och trivs med att underlätta för andra. Du tar dig an dina arbetsuppgifter med entusiasm och stort engagemang samt bidrar till god stämning och sprider glädje och energi till dina kollegor. Du är prestigelös och tar mer än gärna tag i uppgifter eller projekt som ni ser behöver tas om hand. Du ger gärna förslag om du ser förbättringspotential för att effektivisera och underlätta den dagliga verksamheten.

Du har en god förmåga att balansera det långsiktiga arbetet med ärenden som dyker in ad hoc, och kan självständigt med viss stöttning prioritera dina arbetsuppgifter på ett strukturerat sätt.

Vi ser att du som söker den här tjänsten trivs med att vara på plats på kontoret och att vara synlig och tillgänglig för dina kollegor. I den här rollen kommer det också finnas möjlighet att arbeta hemifrån men i vilken utsträckning styrs till mångt och mycket utav verksamhetens och ledningens agenda.

För att lyckas och göra succé i den här rollen tror vi att du har följande erfarenheter och kvalifikationer:

Kvalifikationer

• Några års erfarenhet av liknande uppdrag med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter
• Mycket god kommunikativ förmåga
• Flytande svenska i tal och skrift
• Goda kunskaper i engelska
• Goda kunskaper i Office-paketet (Outlook, Word, Teams)

Meriterande

• Det är meriterande att ha arbetat som självständigt administrativt stöd till chef på högsta nivå
• Det är meriterande att ha erfarenhet av effektiva administrativa processer med stöd av moderna IT-tekniska arbetsverktyg
• Det är meriterande att du har erfarenhet av arbete i liknande roll i en idéburen, politisk eller facklig verksamhet
• Det är meriterande med grundläggande kunskaper i OneNote och Microsoft Excel

Om tjänstens omfattning

Tjänsten är på heltid där 6 månaders provanställning tillämpas. Tillträde enligt överenskommelse, men önskvärt i mitten på oktober 2024. Du kommer att utgå från kontoret på Linnégatan 14 i centrala Stockholm. Förtroendetid mån-fre upplagd utifrån kontorstider. TCO tillämpar kompetensbaserad rekrytering och erbjuder en arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering.

Förutom en trivsam arbetsmiljö erbjuder TCO generösa förmåner såsom extra semesterdagar, friskvårdsbidrag och gemensamma roliga aktiviteter.

Vid fackliga frågor är du välkommen att kontakta TCO:s fackliga representant Ronny Tedestedt, ronny.tedestedt@tco.se 072-173 67 11

Om du känner att du är den perfekta kandidaten för rollen - vänta inte, skicka in din ansökan redan idag! Vi ser fram emot att höra från dig!

The Place – Where happy work happens

Låter detta intressant och du fortfarande vill söka jobbet? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.

Sökord: Administratör, Sekreterare, Executive Assistant, Chefsstöd, VD-assistent, Office Manager, Koordinator.