Personaladministratör

Läkare Utan Gränser (MSF) är den största medicinska humanitära hjälporganisation som oberoende hjälper utsatta grupper drabbade av konflikter och katastrofer i världen. I nästan 80 länder arbetar MSF med att både rädda liv och bygga upp en grundläggande hälsovård för de mest uteslutna och sårbara i samhället.

Arbetsuppgifter:
Arbetet som personaladministratör för Läkare Utan Gränser i Sverige innebär att ta hand om det administrativa kring våra volontärer som åker i fält. Bland annat innebär arbetsuppgifterna att:
- kontinuerligt uppdatera information om volontärer i utlandstjänst och verifiera att korrekta uppgifter finns både i databasen och på papper;
- Ansvara för genomförandet av alla nödvändiga procedurer för volontärers avresa och hemkomst (flyg, visum, uppehälle);
- Samarbeta med och underrätta kollegor vid operationella center om visum och övriga dokument, samt volontärers rese och övernattningsarrangemang;
- Informera både avresande och återkommande volontärer avseende administrativa ärenden (kontrakt, ledighet, skatt, försäkring och policyfrågor);
- Etablera rutiner för att överförande av information från databas till löneutbetalningssystem och genomföra detta;
- Ansvara för uppföljning och verkställa av ändringar i personalförsäkringar avseende volontärer.
- Nära samarbete så att effektiva gemensamma rutiner utvecklas för administrativa ändamål (avseende kostnader, fakturor etc);
- Verka för största möjliga följsamhet till administrativa rutiner och för kontinuerlig uppdatering av dessa.

Kvalifikationer:
Utbildning eller yrkesvana som företags- eller personaladministratör som möjliggör att klara ovanstående arbetsuppgifter;
Visad administrativ och organisatorisk färdighet;
Erfarenhet av arbete med databaser över personal;
Flytande svenska, engelska (talad och skriven), intresse av att lära sig franska;
Mycket goda datakunskaper;
Har en livsinställning som införlivar MSFs mål och värderingar.
Är serviceinriktad, noggrann och kvalitetsstyrd;
Kan simultant arbeta med många olika saker och samtidigt vidmakthålla en problemlösande attityd;
Är en god kommunikatör med presentationsvana;
Arbetar bra i team;
Är flexibel och kan utvecklas i en dynamisk miljö;
Är stresstålig