Personaladministratör

Vid institutionen för fysiologi och farmakologi bedrivs internationellt uppmärksammad forskning av hög kvalitet i fysiologi, farmakologi, anestesiologi och intensivvård. Vi har cirka 400 anställda, 30 forskargrupper och 90 doktorander. Vårt samarbete med kliniker vid Karolinska Universitetssjukhuset ger unika möjligheter för translationell forskning inom våra ämnen. Vid institutionen bedrivs utbildning på grund- och avancerad nivå innefattande undervisning på flertalet olika program vid KI.



Avdelning
Den administrativa enheten vid institutionen består av ett tiotal medarbetare med ansvar för HR, ekonomi, kommunikation, forskningsadministration, post- och vaktmästeri.

Vår uppgift är att ge kärnverksamheten stöd och service så att forskning och utbildning kan utföras på bästa möjliga sätt.

Vi står just nu inför en spännande utmaning att flytta in i ett nytt forskningshus, Biomedicum, tillsammans med andra institutioner under 2018.

Vi söker nu en engagerad personaladministratör som tillsammans med personalansvarig ska driva verksamhetens operativa HR-processer.

Arbetsuppgifter
I rollen som personaladministratör kommer du självständigt att ansvara för institutionens personaladministration. Du kommer att vara ett stöd och bistå både chefer och medarbetare med kunskap om regler, lagar och avtal inom HR-området. Du kommer att ansvara för och hantera institutionens anställnings- och löneadministration, genomföra och säkerställa introduktionsprocessen av nya medarbetare och vara systemansvarig för vår elektroniska personalkatalog.

I arbetet ingår även rekryteringsadministration, planera och vara behjälplig kring personalaktiviteter samt medverka till utvecklingen av personaladministrativa rutiner och processer. Då vi har många utländska medarbetare och gäster ingår även bevakning av uppehålls- och arbetstillstånd samt kontakter med Migrationsverket, Skatteverket, Försäkringskassan och Kammarkollegiet.

För rätt person finns det goda möjligheter att utvecklas och kunna bli delaktig i andra personalrelaterade arbetsområden.

Du rapporterar till institutionens administrativa chef.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleexamen från personalvetarprogrammet eller motsvarande. Du ska ha erfarenhet av administrativt arbete. Vidare ska du behärska svenska och engelska obehindrat i både tal och skrift och ha mycket god datavana. Tidigare erfarenhet av arbete med personaladministration, liksom erfarenhet inom statlig sektor är meriterande.

För att trivas i rollen ska du ha ett gediget intresse för service och människor då du dagligen kommer att stötta verksamheten i varierande personalfrågor. Du ska ha en förmåga att självständigt planera och driva ditt arbete. Du ska vara en person som tar initiativ och har lätt att skapa hållbara relationer. Du ska självklart vara administrativt lagd och kunna arbeta med flera uppgifter parallellt. Detta ställer krav på att du måste vara mycket noggrann, kan prioritera och strukturera ditt arbete, även i stressiga situationer.

Som person ska du vara kommunikativ och samarbetsorienterad eftersom vi arbetar nära personal både inom och utanför organisationen. Du ska även ha båda fötterna på jorden och inte vara rädd för att hugga i utanför ditt ansvarsområde vid behov.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.


Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork.  
Sista ansökningsdag är 2018-01-03, men intervjuer kan komma att ske löpande varför vi önskar få din ansökan så snart som möjligt.

Välkommen med din ansökan!

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet med visionen att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. I Sverige står Karolinska Institutet för den enskilt största andelen medicinsk akademisk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Varje år utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.