Personaladministratör till Karolinska Trial Alliance

Vi erbjuder 
Karolinska Trial Alliance (KTA) är en klinisk forskningsverksamhet som verkar för att stimulera, koordinera och genomföra kliniska studier i Stockholms Läns Landsting (SLL). 
 
KTA tillhör Karolinska Universitetssjukhuset och har som regional nord i uppdrag att tillhandahålla tjänster för att underlätta och stödja processen i att snabbare få fram läkemedel och medicinska innovationer som kan komma till nytta för patienterna. Liksom att utveckla ett starkt samarbete mellan sjukvård, akademi och näringsliv i hela Stockholms Läns Landsting. 
 
KTA är involverade i projekt och studier initierade såväl från industrin som från akademin. KTA består av tre enheter; KTA Fas-I och KTA Prim genomför studier i Fas I-IV. Vår tredje enhet, KTA Support erbjuder administrativt och regulatoriskt stöd till akademi och industri genom hela studieprocessen, från idé till färdig produkt. 
 
Karolinska Trial Alliance är en klinisk forskningsverksamhet som verkar för att stimulera, koordinera och genomföra kliniska studier i Stockholms Läns Landsting (SLL). KTA tillhör Karolinska Universitetssjukhuset och har som regional nord i uppdrag att tillhandahålla tjänster till alla aktörer inom SLL för att underlätta och stödja processen i att snabbare få fram läkemedel och medicinska innovationer som kan komma till nytta för patienterna. 
 
Nu söker vi en positiv och lösningsorienterad personaladministratör som kommer att jobba övergripande på KTAs tre enheter! 
 
Om tjänsten 
Arbetsuppgifter: 
I din roll kommer du att stötta respektive enhetschef i arbetet med personaladministration, rekrytering, bemanning, viss fakturering och övrig administration.  
 
Detta innefattar bland annat att hantera ärenden i lönesystemet Heroma, löpande arbete med bemanning och schemaläggning och hantera delar av rekryteringsprocesser samt introduktion av nyanställda.  
 
Likaså ansvara för beställningar, reseersättning till deltagare, bokning av resor för anställda, bokning och förberedelser inför möten och aktiviteter samt skriva mötesanteckning m.m. Du kommer även att assistera vid fakturering i vårat ekonomisystem av de studier som vi eller kunder bedriver. 
 
Arbetet kommer att ske i nära samarbete med enhetschefer och teamledare, där avstämningsmöten hålls löpande.  
 
Tjänsten innebär att du kommer att röra dig mellan våra tre enheter. 
 
Intervjuer kommer att hållas fortlöpande under processen. KTA tillämpar sex månaders provanställning vid tillsvidareanställning. Tillträde snarast efter överenskommelse.
 
Kvalifikationer: 
Du har gymnasieutbildning med fullständiga betyg. Det är positivt om du också har annan relevant utbildning och/eller några års arbetslivserfarenhet från serviceinriktat och/eller administrativt arbete. Du behärskar svenska och engelska i tal och skrift. 
 
Vi ser gärna att du har arbetat med bemanning/schemaläggning tidigare, liksom med rekrytering och det är meriterande om du har tidigare erfarenhet från hälso- sjukvårdssektorn. 
 
Du är noggrann, trivs med att jobba med många ärenden parallellt och du har stenkoll på status i dessa.  
 
Du har god datorvana från Office-paketet samt vana och intresse för att använda olika IT-system. Det är meriterande om du har erfarenhet av lönesystemet Heroma.