Personaladministratör till Ultra Clean i Malmö AB

Ultra Clean i Malmö AB söker en personaladministratör (PA) som vill vara med i den spännande utvecklingen av bolagets struktur, funktion och arbetsformer.

Om arbetsgivaren
I mer än trettio år har Ultra Clean levererat sin serviceverksamhet och har många nöjda kunder som varit med från starten. Vi är närmare 200 medarbetare, specialiserade inom lokalvårdsuppdrag och fastighetsservice som vi kombinerar på ett unikt sätt med andra servicetjänster. Vårt fokus är nöjda kunder i kombination med snabb service och hög kvalitet. Detta fokus möjliggör vi genom våra ledord: lyssna på vad kunden vill, visa att vi tar ansvar och hålla vad vi lovar. Läs mer om oss på https:// ultraclean.se/.

Just nu befinner vi oss i en intressant utvecklingsfas där ledningsgruppen vill höja personaladministrationen till nästa nivå. Din funktion som PA, som du ska bygga upp tillsammans med VD och vice VD, ska fungera som stöd för bolagets operativa del men även ha en strategisk dimension. Syftet med din roll som PA är att bidra till bolagets utveckling av personalresurser, där du får en viktig roll för både nuvarande och framtida medarbetare. Vi erbjuder en professionell arbetsplats med sunda värderingar, bra villkor och trevliga kollegor. Ett plus är friskvårdsbidrag och friskvårdstimme. Vi tillämpar självklart kollektivavtal via Almega, Kommunal, Fastighet, SEKO och Unionen.

Tjänsten
I din tjänst som PA är du en del av bolagets ledning där ditt huvudsakliga ansvar ryms i, men är inte begränsat till, följande arbetsuppgifter:

- Personaladministration, både ur ett operativt och strategiskt perspektiv
- Agera chefsstöd med fokus på personalrelaterade frågor, problem och uppdrag
- Arbeta med löneadministration
- Arbeta proaktivt med att utveckla, effektivisera och digitalisera rutiner och processer
- Kartlägga kompetens- och utbildningsbehov inom personalstyrkan
- Uppdatera och vid behov utveckla policyer, rutiner, riktlinjer  och rollbeskrivningar inom bolagets arbetsformer
- Vara behjälplig vid rekryteringar, anställningar och introduktion av nya medarbetare
- Vara behjälplig för sjuk-, hälsovårds-och rehabiliteringsärenden
- Ansvar att organisera och delegera arbetsmiljöfrågor, SAM och skyddsronder
- Vara behjälplig vid arbetsrättsliga frågor, facklig samverkan och att dessa förhandlingar genomförs på ett rättssäkert sätt
- Koordinera och/eller genomföra föreskriven rapportering till relevanta myndigheter
- Bevaka rättsliga krav och nyheter inom ditt ansvarsområde

Tjänsten är placerad på Ultra Cleans huvudkontor i Malmö. Anställningsomfattning är på 100% heltid. Tjänsten är en tillsvidareanställning. Ultra Clean i Malmö AB tillämpar sex månaders provanställning.

Kvalifikationer
Det är meriterande om du har universitets-eller högskoleexamen inom personal-eller beteendevetenskap eller annan utbildning som vi bedömer som likvärdig.
Du har erfarenhet av personaladministrativt arbete, både på operativ- och strategisk nivå. Du har också erfarenhet av att ha en samordnande eller koordinerande roll samt att agera chefsstöd. En meriterande aspekt är att du har utfört administrativ lönehantering samt har erfarenhet från Visma och Tengella.

Du har vana att hantera personalfrågor inom arbetsrätt och arbetsmiljö.
Meriterande är om du har erfarenhet av personalfrågor relaterade till migrationsrätt. Vidare har du erfarenhet av arbete med att utföra och hantera lönefrågor, löneadministration, rehabiliteringsärenden samt fackliga förhandlingar. Du känner dig bekväm att hantera frågor inom kollektivavtalen. Har du erfarenhet av rekryteringsprocesser, speciellt via digitala rekryteringsverktyg, är det meriterande.

Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, såväl i tal som skrift, samt en god förmåga att hålla i presentationer på ett professionellt sätt.
Har du dokumenterad pedagogisk skicklighet samt goda kunskaper i andra språk är det en merit. Ett grundläggande krav är att du har mycket god datorvana och är mycket van användare av Officeprogrammen.

Personliga, sociala och intellektuella egenskaper
Som person är du välorganiserad, noggrann och stabil. Du är tydligt mål-och resultatorienterad samt uthållig och kan därmed ta ansvar för att dina och gemensamma arbetsuppgifter fullföljs. Att ta initiativ och vara proaktiv samt självgående i dina arbetsuppgifter ser du som en självklarhet. Du har en positiv inställning och ser motgångar som en möjlighet till utveckling.

Dina sociala färdigheter kännetecknas av hög empatisk- och social förmåga samt en öppenhet för kulturella skillnader. Du skapar goda relationer och förtroende genom att vara tydlig och ha ett respektfullt bemötande som ger upphov till en ömsesidig tillit mellan medarbetare. Du har också en strategisk förmåga att ha verksamhetens bästa i fokus.
För att lyckas i din nya arbetsroll behöver du vara serviceinriktad och en god förhandlare där du trivs i en rådgivande funktion där du får bidra med dina expertkunskaper inom personaladministration.

Eftersom det i din tjänst ingår samarbete med ett flertal intressenter, såväl internt som externt, är det viktigt att du är en tydlig kommunikatör samt att du är skicklig på uppföljning och återkoppling och har viss pedagogisk insikt.
Intellektuellt är du en problemlösare med god siffer-och språkförmåga som du använder tillsammans med din kreativitet och kvalitetsmedvetenhet för att uppnå effektiva och goda arbetsresultat.

Ansökan
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat.
Vi tar alltså endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Tillträde sker snarast möjligast enligt överenskommelse.
Urval och intervjuer kommer att ske löpande, därför kan tjänsten bli tillsatt innan sista ansökningsdag.

Arbetsprov kan komma att användas i rekryteringsprocessen för att utvärdera kvalifikationer som är svåra att undersöka i en intervju.

Frågor besvaras av Debora Gröhn via e-post på mailto:debora@ultraclean.se.

Sista ansökningsdatum 2023-03-15.

Varmt välkommen med din ansökan!