Personalassistent till Upphandlings- och inköpsenheten i Norrköping

Migrationsverket är det naturliga navet för migrationen till Sverige. Varje år tar vi emot många tusen ansökningar från människor som vill arbeta, besöka, bo eller söka skydd i Sverige. Vi vill underlätta rörligheten över gränser genom god service och en snabb och rättssäker handläggning. Vår vision är ett Sverige som med öppenhet tar tillvara den globala migrationens möjligheter.

Migrationsverket är en arbetsplats som präglas av respekt för människan. Vi strävar efter att ingen ska bli diskriminerad och att alla ska ges lika möjligheter.

Vi söker en personalassistent till Upphandlings- och inköpsenheten i Norrköping. Har du den personlighet och professionella kapacitet vi söker? Då erbjuder vi ett rikt och ansvarsfullt arbetsliv med många karriärvägar.

Upphandlings- och inköpsenheten är inrättad från årsskiftet 2012/2013. Enheten ingår i avdelningen för verksamhetsstöd där verksamhetsgrenar som IT, säkerhet, registratur, administrativ service, sekretessärenden, upphandling, inköp, behörighetsadministration, arkiv och systemförvaltning ingår.

Vad du kan förvänta dig
Som medarbetare på Migrationsverket kan du förvänta dig ett givande arbete i en dynamisk miljö som präglas av ett fokus på ständiga förbättringar, samarbete och respekt för människan. Du erbjuds även en gedigen introduktion och goda möjligheter till fortlöpande kompetensutveckling.

Arbetsuppgifter
Som assistent ingår du i ett team som stöttar övrig verksamhet med administrativa uppgifter. I arbetet ingår att tillsammans med dina kollegor delta i förbättringsarbetet och aktivt utvärdera samt utveckla arbetsmetoder och processer i syfte att öka kundvärdet. Som grund för detta arbete tillämpas Lean samt följande grundläggande fundament: ständig förbättring och respekt för människan.

Du jobbar med varierade arbetsuppgifter. Du arbetar dels som personalredogörare där du granskar och attesterar kvitton, frånvaro, lön m.m. Övriga administrativa uppgifter som ingår dagligen innebär; registrering av inkommande handlingar, att föra minnesanteckningar, besvara förfrågningar samt skriva kortare texter. Telefonsamtal eller mailkonversationer med sökanden sker dagligen på engelska.

Arbetet innebär mycket kontakt och samarbete med övriga medarbetare på både den egna och andra enheter. Tillsammans med övriga medarbetare på enheten förenklar och utvecklar ni processer inom området. I övrigt utför du arbetsuppgifter i enlighet med närmsta chefs instruktioner.

Vad vi förväntar oss
Vi förväntar oss att du är en god representant för Migrationsverket och har ett respektfullt bemötande såväl internt som externt. Du deltar aktivt i vårt förbättringsarbete och visar engagemang för vårt uppdrag och dina arbetsuppgifter. Du står även för Migrationsverkets värdeord: tydlighet, empati och mod.

Kvalifikationer
Du har lägst gymnasieutbildning och det är meriterande med eftergymnasial utbildning med inriktning på personaladministration alternativt annan utbildning i kombination med för befattningen relevant erfarenhet. Du har erfarenhet av arbete i en serviceinriktad roll. Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete med personaladministration samt om du har kunskaper i systemen Palasso och Agresso.

Du har goda kunskaper i Officepaketet, främst Excel och Outlook. Du har även god kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska. Du har både intresse och motivation för tjänsten.

Personliga kompetenser
Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra samt anstränger dig för att leverera lösningar. Vidare tar du ansvar för din uppgift, strukturerar själv dina processer och driver dem vidare. Du är flexibel och ser möjligheterna i förändringar. Du arbetar även bra med andra och kommunicerar på ett lyhört och smidigt sätt.

Upplysningar
Anställningsform: Vikariat t.o.m. 2017-03-31
Arbetstid: Kontorstider
Placering: Norrköping
Tillträde för befattningen: Omgående
Vi tillämpar individuell lönesättning

Vill du veta mer
Vill du veta mer om befattningen och arbetsuppgifterna kontaktar du Teamledare, Jessica Pihlström, jessica.pihlstrom@migrationsverket.se

Om du har frågor gällande rekryteringsprocessen kan du mejla ansvarig rekryterare Ylva Norén på epost migrationsverket@academciwork.se

Ansökan
Välkommen med din ansökan och meritförteckning senast måndag 20 juni. Vi tar emot din ansökan via vårt rekryteringssystem.


Migrationsverket avböjer vänligt men bestämt alla samtal från försäljare av rekryteringstjänster och annonser.