Planeringssekreterare: lokalprojekt till fysisk miljö

Ref: 20223245

Arbetsuppgifter
Är du vår nya kollega? Vi på enheten för fysisk miljö på Malmö stads gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltning söker nu en planeringssekreterare: lokalprojekt, som vill arbeta med ett spännande och omväxlande uppdrag. 

Som planeringssekreterare: lokalprojekt får du en central och självständig roll med ansvar för hantering av lokal- och fastighetsfrågor och är verksamhetens representant för ett antal ny- och ombyggnadsprojekt av varierande art, stora som små. Din uppgift blir att verkställa förvaltningens strategiska beslut i rollen som beställarombud/hyresgästrepresentant under lokalplaneringsprocessen. Som planeringssekreterare: lokalprojekt ansvarar du för att utformningen av respektive lokalprojekt följer gymnasie- och vuxenutbildningens styrdokument samt säkerställer att planering för ekonomi, tid och kvalitet hålls.

Uppdraget innebär vidare att kontinuerligt stödja och avlasta de pedagogiska ledarna i lokalfrågor såsom verksamhetsanpassningar, inköp av möbler och skolinredning, underhållsåtgärder, avveckling av lokaler och dylikt.

Du blir gymnasie- och vuxenutbildningens representant gentemot fastighetsförvaltare, byggprojektledare, konsulter, myndigheter och andra interna och externa aktörer. Nära samarbete med utbildningskontorets övriga funktioner är ett viktigt inslag i arbetet. I ditt uppdrag ingår bland annat att ta fram förslag till investeringsbudget, ansvara för avtal, fakturor samt andra överenskommelser som krävs för driftsättning.

Exempel på områden som du kommer att arbeta med är:


• Bevaka verksamhetens intresse och mål i framtagandet av bygghandlingar
• Agera beställarombud/hyresgästombud i projekteringsprocessen
• Löpande avtalshantering, så som hyresavtal, tilläggsavtal, städavtal etc
• Planera, köpa in och koordinera möbelinköp och dess upphandling
• Fungera som den kommunicerande länken mellan byggherre och verksamhet
• Medverkar i detaljplaneskedet vid om- och nybyggnationer av skolor
• Utveckla våra processer framåt och delta i projekt där kunskapen efterfrågas

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleexamen 180 hp inom projektledning, fastighetsinriktning eller bygginriktning, det är meriterande om du har utbildning med inriktning på statsvetenskap/ekonomi, fysiska arbetsmiljöfrågor och/eller inom området fysisk miljö. För att vara aktuell för rollen behöver du ha dokumenterad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Det är meriterande om du har kvalificerad erfarenhet inom lokal- och fastighetsfrågor, kännedom om för området aktuella myndighetskrav samt inblick i hyresjuridiska frågor, likaså är det meriterande om du har arbetslivserfarenhet av statlig eller kommunal verksamhet.

Eftersom arbetet till stor del är självständigt behöver du ha förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du besitter en analytisk förmåga och kan kommunicera öppet, tydligt och lyhört med din omgivning för att förmedla information effektivt och anpassat efter målgrupp. För att lyckas i rollen behöver du ha en god samarbetsförmåga och kunna samverka med många personer, både inom och utom förvaltningen. Vidare är du serviceinriktad då arbetet innebär kontinuerlig kontakt med och stöd till verksamheterna.

Tjänsten förutsätter att du har god digital kompetens där du snabbt kan sätta dig in i nya program, du behöver även ha god kunskap i Office-paketet. För att vara aktuell för tjänsten behöver du ha god kunskap i svenska i tal och skrift, det är meriterande om du även har goda kunskaper i engelska.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan till oss!

Om arbetsplatsen
Utbildningskontoret på Storgatan 20 samlar våra centrala stödfunktioner och är organiserat i ett nämndkansli och fyra avdelningar: Avdelningen för kommunikation, medborgarkontakt och antagning, Ekonomiavdelningen, HR-avdelningen samt Kvalitets- och utvecklingsavdelningen. Enheten för fysisk miljö är en del av ekonomiavdelningen. Här jobbar fyra medarbetare med specialistkompetenser inom bland annat lokalförsörjning, IT, trygghets- och säkerhetsfrågor.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Enligt skollagen krävs utdrag ur polisens belastningsregister innan anställning inom gymnasieskola och gymnasiesärskola. Du beställer utdraget via Polisens hemsida på https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/skola-eller-forskola/ 
 

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.