Planeringssekreterare med inriktning verksamhetsplanering till Malmö museum

Ref: 20241489

Välkommen till ett nyinrättat och mångfacetterat specialistuppdrag som planeringssekreterare med inriktning verksamhetsplanering på Malmö museum! Uppdraget kan liknas vid en tjänst som verksamhetscontroller och innebär en nyckelroll där du får vara med från start och forma och utveckla ditt uppdrag. Hos oss kommer du att få möjlighet att verka i dynamiska sammanhang där Malmö museums samlade verksamhet står i centrum. Vi är mitt i en spännande utvecklingsresa med målet att ytterligare förstärka Malmö museums position som destination och unik mötesplats. Tillsammans arbetar vi för att bredda museet som besöksmål och attrahera fler besökare. Nu finns en möjlighet för dig att vara med!

Arbetsuppgifter
Vi erbjuder ett spännande och stimulerande arbete på Malmö museum där du ingår i enheten Verksamhetsstöd med cirka 8 kollegor. Rollen som planeringssekreterare innebär att du är ett verksamhetsnära och kvalificerat chefsstöd. Tjänsten är nyinrättad och du kommer att kunna vara med och påverka dess innehåll och lägga grunden för att koordinera museets huvudprocesser kopplat till verksamhetsplanering och uppföljning.

Uppdraget som planeringssekreterare har både en strategisk och operativ karaktär med fokus på planering, administration, koordinering, uppföljning och utveckling. Dina huvudsakliga löpande arbetsuppgifter innebär ansvar för att samordna museets verksamhetsplan, verksamhetsuppföljning och årsanalys, inkluderat statistik samt redovisning i förhållande till verksamhetsplanen. I uppdraget ingår även ansvar för koordinering av processerna kopplat till kvalitetsstyrning, intern kontroll samt avtalsuppföljning på museet. Rollen innebär att du deltar i/leder projekt, genomför utredningsarbete och arbetar med omvärldsanalys eller andra utvecklingsinsatser samt förbereder ärenden till kulturnämnden. Arbetet sker i nära samarbete med chefer och kollegor både på Malmö museum och på kulturförvaltningen. I ditt uppdrag ingår att självständigt kunna göra analyser och föreslå och presentera åtgärder till ledningen. 

Du kommer även att ha administrativa arbetsuppgifter så som exempelvis organisering och planering av ledningsmöten där du bistår museets chefer med dokument och förberedelser inför möten av olika slag.

Viss kväll- och helgverksamhet kan förekomma i undantagsfall.  

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:


• Universitets- eller högskoleexamen inom administration, ekonomi eller samhällsvetenskap, alternativt annan akademisk utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant i förhållande till uppdraget.
• Erfarenhet av arbete i offentlig förvaltning.
• God erfarenhet av administrativt arbete samt arbete med målstyrning, planering, koordinering och uppföljning.
• God erfarenhet av att hålla muntliga presentationer inför arbetsgrupper och förbereda skriftliga underlag.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• God erfarenhet av att arbeta i MS Office.

Meriterande:


• Erfarenhet av arbete i kultursektorn.
• God kunskap kopplat till IT-plattformen Stratsys (eller liknande uppföljningsverktyg).

Som person är du engagerad och utvecklingsorienterad med förmåga att ha ett helhetsperspektiv. Arbetet kommer att innebära daglig kontakt med personer inom Malmö museums organisation och på kulturförvaltningen, därför är det viktigt att du trivs med att bygga relationer och att du prestigelöst kan samarbeta med olika verksamheter och samarbetspartners. Uppdraget förutsätter att du är noggrann och kvalitetsmedveten med ett strukturerat arbetssätt. Du kan självständigt prioritera dina arbetsuppgifter och arbeta med flera olika parallella projekt och arbetsuppgifter. Vi söker dig som är en initiativtagande och som har lätt för att se vad som behöver göras och kommer med förslag på hur vi kan utveckla verksamheten. Med en nyfiken inställning strävar du efter att hålla dig uppdaterad på din omvärld och inom ditt yrkesområde. Vi vill att du delar med dig av dina insikter, din kunskap och dina erfarenheter! Det är viktigt att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift samt att du är en god kommunikatör som följer upp och ser till att ditt budskap är tydligt för alla berörda parter.



Om arbetsplatsen
Malmö museum är en viktig mötesplats för så väl malmöborna som besökare från hela världen. Med cirka 450 000 besökare årligen är Malmö museum södra Sveriges största och mest besökta museum utanför Stockholm. Malmö museum omorganiserar sin verksamhet och inrättar ett antal nya tjänster samtidigt som verksamheten breddas genom nya Wisdome Malmö. Sammantaget innebär detta en kraftig utveckling och positionsförändring för Malmö museum som museum, science center och besöksmål i staden och regionen. Resultatet blir en utvecklad verksamhet och organisation väl anpassad för sin samtid och medborgarnas efterfrågan och förväntningar på Malmö museum.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar där Malmö museum är en del av Kulturförvaltningen. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

 
Information om tjänsten
Anställningsform: Tills vidare
Omfattning: 100%
Antal tjänster: 1
Tillträde: Omgående eller enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.


Tidplan för rekryteringen

Urval kommer att ske under vecka 35 efter att sista dagen för att ansöka passerat den 25 augusti. Första och andra intervjuer till tjänsten kommer därefter att genomföras under september.