Planeringssekreterare till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Ref: 20201347 Arbetsuppgifter 
Välkommen till Kvalitets- och utvecklingsavdelningen!

I rollen som planeringssekreterare hos oss kommer du att arbeta med systemhandläggning. Du kommer att ha operativt ansvar för handläggning av vår grunddatabas (Extens) och för övergripande support och drift. En central del i ditt uppdrag är att ge digitalt verksamhetsstöd och utbildning i grunddatabasen och övriga system. Du kommer att stödja ledningen i ärendeprocessen samt arbeta med planering, utredning och uppföljning av befintliga administrativa arbetsprocesser. I arbetet ingår även att ta fram välfungerande rutiner och riktlinjer för att hantera övergripande administrativa uppgifter samt handböcker som tydliggöra handhavandet av våra system.

Som planeringssekreterare har du systemansvar för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan och arbetar med utveckling av processer mellan verksamheten, avdelningen och andra aktörer knutet till system och gymnasieskolan och gymnasiesärskolan. Systemansvaret innebär även att utbilda andra systemanvändare, samt att driva utvecklingsprojekt i förhållande till existerande system.

Arbetet som planeringssekreterare innefattar även arbetsuppgifter inom bland annat handläggning och uppföljning av verksamhetsspecifika bidrag, statistikbearbetning och omvärldsbevakning i förhållande till Skolverket, SCB, CSN och så vidare!

Kvalifikationer
Vi söker dig med kandidatexamen i ett för tjänsten relevant ämne, gärna inom systemvetenskap eller verksamhetsutveckling eller annan examen som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du behöver även ha ett par års erfarenhet av arbete med systemhandläggning gärna inom utbildningsområdet. 

Du kommer vara vår expert i grunddatabasen och förväntas utbilda och supporta andra användare i systemet. Därför ställer vi krav på att du är van vid att arbeta i grunddatabas (exempelvis Extens) samt att du har erfarenhet av att utbilda andra i systemhantering. Erfarenhet av arbete inom systemförvaltning och projektledning är meriterande. Utöver detta är det meriterande med en grundförståelse för programmering. Tjänsten förutsätter ett intresse av att följa lagstiftning och omvärldsbevaka utveckling av system och teknik. Du har god svenska och engelska i både tal och skrift.

För att trivas i rollen som planeringssekreterare så bör dina personliga egenskaper i högsta grad kännetecknas av struktur och en förmåga att planera och prioritera i arbetet, då arbetsuppgifterna är komplexa och kräver en stor noggrannhet. Arbetet med systemhandläggning kräver även att du har en god analytisk förmåga för att se komplexa sammanhang, prioritera rätt i olika frågor och hitta praktiska lösningar på olika typer av problem. Därför är det även viktigt att du arbetar metodiskt och systematiskt, följer upp och utvärderar arbetet, samt att du har stort fokus på utveckling och kvalitetsarbete.

Eftersom att du som planeringssekreterare är ansvarig för support, drift och handläggning av våra system så behöver du ha en förmåga att arbeta självständigt. I uppdraget har du många kontaktytor med både interna och externa aktörer därför är det viktigt att du har en god förmåga att samarbeta med olika professioner och att du etablerar goda relationer till de du arbetar tillsammans med. Det är även viktigt att du kommunicerar öppet, tydligt och lyhört med såväl kollegor som övriga i din omgivning.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan till oss!

I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval så vänta inte med att skicka in din ansökan. Tillsättning sker först efter sista ansökningsdatum.

Om arbetsplatsen
Kvalitets- och utvecklingsavdelningen håller samman förvaltningens systematiska kvalitetsarbete. Avdelningen består av 13 medarbetare: samhällsvetare och erfarna pedagoger som arbetar tillsammans, bland annat med att analysera verksamheternas resultat och erbjuda skolor stöd i uppföljnings- och utvecklingsarbetet. Ett uthålligt och systematiskt förbättringsarbete på varje skola är centralt i förvaltningens strävan efter att ge alla elever förutsättningar att nå sina mål. Avdelningen ansvarar även för den kommunala målstyrningen.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1500 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Om du har sökt tjänster i Malmö stad tidigare så kanske du märker att du till denna tjänst söker på ett nytt sätt, via ett nytt rekryteringssystem. Vi byter rekryteringssystem för att de ska var enklare för dig att söka våra tjänster. Om du har sökt i vårt tidigare system Visma Recruit, och vill återanvända din ansökan i denna rekrytering kan du logga in på ditt konto i Visma Recruit och ladda ner ditt tidigare CV och personliga brev.

Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nämnda kontaktpersoner.