Planeringssekreterare till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Ref: 20220239

Arbetsuppgifter
Välkommen till Kvalitets- och utvecklingsavdelningen!

Då en av våra kollegor ska flytta utomlands söker vi nu efter en ny kollega i rollen som planeringssekreterare. I rollen som planeringssekreterare hos oss kommer du att arbeta med systemhandläggning. Du kommer att ha operativt ansvar för handläggning av vår grunddatabas (Extens) och för övergripande support och drift. En central del i ditt uppdrag är att ge digitalt verksamhetsstöd och utbildning i grunddatabasen och övriga system.  Du kommer att stödja chefer och medarbetare i planering, utredning och uppföljning av befintliga administrativa system och arbetsprocesser kopplade till systemen. I arbetet ingår att ta fram välfungerande rutiner och riktlinjer, för att hantera övergripande administrativa uppgifter, samt handböcker som tydliggör handhavandet av våra system. Förvaltningen är på väg mot en ny modern systemmiljö. I uppdraget ingår att bidra i implementeringen av denna miljö och driva utvecklingsfrågor knutna till densamma. 

Som planeringssekreterare har du systemansvar för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan och arbetar med utveckling av processer mellan verksamheten, avdelningen och andra aktörer. Systemansvaret innebär även att utbilda andra systemanvändare och att driva utvecklingsprojekt i förhållande till existerande system.

Arbetet som planeringssekreterare innefattar även arbetsuppgifter inom bland annat handläggning och uppföljning av verksamhetsspecifika bidrag, statistikbearbetning och omvärldsbevakning i förhållande till Skolverket, SCB, CSN med flera.

Kvalifikationer
Vi söker dig med kandidatexamen i ett för tjänsten relevant ämne, gärna inom systemvetenskap eller verksamhetsutveckling eller annan examen som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du behöver även ha ett par års erfarenhet av arbete med systemhandläggning gärna inom utbildningsområdet. Det är meriterande om du har arbetat med systemhandläggning i relation till aktuella skolformer.

Du kommer vara vår expert i grunddatabasen och förväntas utbilda och supporta andra användare i systemet. Därför ställer vi krav på att du är van vid att arbeta i grunddatabas (exempelvis Extens) samt att du har erfarenhet av att utbilda andra i systemhantering. Erfarenhet av arbete inom systemförvaltning och projektledning är meriterande. Tjänsten förutsätter god kunskap om aktuell lagstiftning och ett intresse av att omvärldsbevaka utveckling av system och teknik. Du har god svenska och engelska i både tal och skrift.

Arbetet med systemhandläggning är komplext. Det kräver stor noggrannhet och att du har en god analytisk förmåga för att se komplexa sammanhang, prioritera rätt i olika frågor och hitta praktiska lösningar på olika typer av problem. Vi bedömer att du behöver utvecklad förmåga att strukturera, planera och prioritera i arbetet, för att trivas i rollen som planeringssekreterare. Du bör ha kunskaper i Excel och ha erfarenhet av att arbeta med att kvalitetssäkra och bearbeta statistik. Du förutsätts arbeta metodiskt och systematiskt, följa upp och utvärdera arbetet, och ha stort fokus på utveckling och kvalitetsarbete.

Du är som planeringssekreterare ansvarig för support, drift och handläggning av våra system, vilket förutsätter att du har förmåga att arbeta självständigt. I uppdraget har du många kontaktytor med både interna och externa aktörer. Du interagerar och samarbetar med olika yrkesroller samt skapar fysiska och digitala mötesarenor, vilket gör relationell kompetens central för tjänsten. Det är även viktigt att du kommunicerar öppet, tydligt och lyhört med såväl kollegor som interna och externa aktörer.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan till oss!

Om arbetsplatsen
Kvalitets- och utvecklingsavdelningen håller samman förvaltningens systematiska kvalitetsarbete. Avdelningen består av 12 medarbetare: samhällsvetare och erfarna pedagoger som arbetar tillsammans, bland annat med att analysera verksamheternas resultat och erbjuda skolor stöd i uppföljnings- och utvecklingsarbetet. Ett uthålligt och systematiskt förbättringsarbete på varje skola är centralt i förvaltningens strävan efter att ge alla elever förutsättningar att nå sina mål. Avdelningen ansvarar även för den kommunala målstyrningen.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nämnda kontaktpersoner. Intervjuer för tjänsten kommer att hållas i augusti.