Prefektsekreterare

Högskolan Väst är Sveriges ledande högskola inom Arbetsintegrerat lärande (AIL) och har regeringens uppdrag att utveckla AIL. Genom AIL skapas kunskap i samverkan med andra och görs tillgänglig för fler. Högskolan bedriver utbildningar med AIL-inslag på grund- och avancerad nivå samt egen forskarutbildning inom AIL och produktionsteknik. AIL är även ett angeläget forskningsområde tillsammans med produktionsteknik och barn- och ungdomsvetenskap. I den nya satsningen Primus kombineras forskning inom teknik och lärande. Högskolan bedriver också forskning inom ett flertal andra områden.

Högskolan Väst har ett högt söktryck, rekryterar brett och en hög andel av studenterna etablerar sig på arbetsmarknaden. Högskolan finns centralt i Trollhättan och har 15 000 studenter och 675 anställda. Högskolan arbetar aktivt för en inkluderande arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvaliteter som mångfald tillför verksamheten.




Högskolan Väst söker prefektsekreterare till Institutionen för ekonomi och IT 
Institutionen för ekonomi och IT är en av fyra institutioner vid Högskolan Väst med drygt 100 anställda.

Institutionen bedriver utbildning och forskning inom våra utbildningsområden på grund, avancerad och forskarutbildningsnivå. Ledningsgruppen vid institutionen består av prefekt, biträdande prefekt samt fyra avdelningschefer med tillhörande administrativt stöd.   

Arbetsuppgifter:  
I rollen som prefektsekreterare vid Institutionen för ekonomi och IT är du en viktig del i ledningsarbetet som verksamhetsstöd för prefekt och ledningsgrupp. Du samverkar med övriga administratörer och kan komma att bereda och handlägga ärenden av olika slag, koordinera administrativa processer och vara ett utredningsstöd till institutionsledningen. 

 Exempel på arbetsuppgifter kan vara: 
- Att samordna remissvar, internt och externt. 
- Utgöra kontaktperson gentemot central förvaltning och övriga institutioner. 
- Att ansvara och föra institutionens verksamhetsdokument och kalendarium.
- Att samordna och dokumentera ledningsgruppens arbete. 
- Att vara sekreterare åt Institutionsnämnden.
- Att samordna och koordinera lokalbehov, personalaktiviteter och andra uppgifter efter behov.  
- Att bereda ärenden genom att söka och samla information som underlag inför beslut.  
- Att koordinera och informera relevant information till berörda samt ett stöd i externa kontakter. 
- Samt i övrigt koordinera och anpassa ditt arbete utifrån verksamhetens behov. 

Kvalifikationer: 
- Du har akademisk examen eller motsvarande inom relevant område.
- Erfarenhet av självständigt administrativt stöd till ledning- eller verksamhetsutvecklingsarbete  inkluderande utredning och/eller handläggningsuppgifter.
-Du ska ha kunskap om hur man handlägger, bereder och utreder ärenden av olika slag samt kunskap och erfarenhet av hur man koordinerar administrativa processer. 
- Du ska ha en hög digital kompetens och vara väl förtrogen med arbete med olika molntjänster och Office 365.  
- Du har erfarenhet av webbpubliceringssystem.  
- Då arbetet handlar mycket om att kommunicera information på olika sätt behöver du vara väl förtrogen att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska, då både studenter och personal med internationell bakgrund finns på institutionen. 

 Meriterande: 
- Kunskap om regelverk och olika administrativa system och verktyg inom universitets- och högskolesektorn.   

Som person är du: 
- Initiativrik, noggrann och ansvarstagande samt ser vad som ska göras. 
- Serviceinriktad och flexibel. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter. 
- Strukturerad, exempelvis genom att planera och strukturera arbetsuppgifter på både kort och lång sikt samt självständighet i genomförandet av arbetsuppgifterna. 
- Samarbetsvillig. Då rollen är en central kontaktfunktion på institutionen, är det viktigt att du har ett professionellt bemötande och har förmågan att skapa kontakter och utveckla samarbeten.
-Engagemang, lätt att ta till sig nya saker och hålla flera saker igång samtidigt.
-Din nyfikenhet skapar ett driv hos dig som person för att vilja lära nya saker.   

Vi ser även att du är lyhörd, ödmjuk samt mycket god samarbetsförmåga.

Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet. 

Övrigt:
Anställningen är en tillsvidareanställning med start 1 augusti 2020. Sex månaders provanställning kan komma att tillämpas. I urvalsprocessen kan det bli aktuellt med arbetsprover, intervjuer och referenstagning.

Ansökan görs digitalt via vårt rekryteringsverktyg. De underlag som inte kan skickas digitalt ska märkas med referensnummer R 2020/57 och skickas i ett exemplar.

Ansökan ställs till:
Högskolan Väst
HR
461 86 Trollhättan

Sista ansökningsdag är 2020-04-07.

Vi undanber oss all direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser.

Välkommen med din ansökan!