Prefektsekreterare

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?
Din roll
Som prefektsekreterare utgör du ett nära stöd i institutionens ledningsarbete.

Det innefattar att ansvara för möteskoordination med kallelser och utskick av underlag, samt att skriva minnesanteckningar och protokoll. Du stödjer prefekten i planering av uppdrag och ärendehantering, inklusive administration av resor och utlägg, och samordnar institutionsgemensamma aktiviteter. Du synkroniserar och har överblick över prefektens kalendrar och korrespondens. Du administrerar och bistår i övrigt med sådant som underlättar och förbättrar institutionens arbete såsom dokumenthantering och samordning av signering av dokument som hanteras av prefektkansliet. Vidare bistår du med utskick av viss information. Du kommer att driva projekt av både större och mindre karaktär, ta fram presentationsmaterial, ordna diverse arrangemang i samband med möten/konferenser samt övrig förekommande administration och support.

Vem är du?
Vi söker dig med minst gymnasial utbildning och som har minst tre års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna i en chefsstödjande roll. Det är meriterande om erfarenheterna kommer från statlig högskola eller universitet. Du behöver ha mycket goda kunskaper i Officepaketet samt mycket god kommunikationsförmåga både på svenska och engelska i tal och skrift.

Rollen som prefektsekreterare ställer stora krav på integritet, självständighet, noggrannhet och flexibilitet. Då kontaktytorna är många behöver du ha en god samarbetsförmåga och social kompetens. Du är problemlösningsorienterad och trivs med att arbeta med varierande arbetsuppgifter, inte sällan under tidspress. Vidare kräver arbetet eget initiativtagande och god framförhållning.

Du som söker har:

- Minst gymnasial utbildning
- Minst tre års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
- Mycket goda kunskaper i Officepaketet
- Mycket god kommunikationsförmåga både på svenska och engelska i tal och skrift
- God samarbetsförmåga och social kompetens

Det är meriterande om du har:

- Erfarenhet av att fungera som chefsstöd
- Erfarenhet av att arbeta på statlig högskola eller universitet

Vi kommer vid rekryteringen att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?
En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Solna

Läs mer om https://ki.se/lime.



 

Ansökan
Varmt välkommen med din ansökan senast den 21 oktober 2022.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss