Prestigelös HR- administratör till personaladministrativa avdelningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är cirka 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.



En av våra administratörer går i pension och därför söker vi en ersättare.

Personaladministrativa avdelningen som arbetsplats
Här erbjuds en attraktiv arbetsplats med mycket goda möjligheter till samverkan med många olika kompetenser och professioner. Vi arbetar utifrån verksamhetens bästa och vår avdelning präglas av ett positivt, öppet och nyfiket klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetens. Du omges av engagerade och kunniga kollegor, som har stort driv och fokus på verksamhetens uppdrag.  Det är roligt att arbeta här och du gör ett viktigt jobb! Arbetsplatsen är beläget centralt på Kungsholmen och har flexibel arbetstid och goda friskvårdsmöjligheter.

Arbetsuppgifter
Du ingår i avdelningens team med tre administratörer. Du arbetar brett med administration och stöttar hela avdelningen med administrativa uppgifter. Du har också ett särskilt uppdrag att stötta personaldirektören och kontorets HR- konsult med personaladministrativa ärenden. Du rapporterar till personaldirektören. 

Du kommer i din roll bland annat ansvara för:

- Ärendehantering och administration i eDok.
- Personalakter
- Utbildningsadministration som innefattar inbjudningar, anmälningar, bokning av lokal, förtäring samt efterföljande uppföljning.
- Att stötta kontorets chefer och administratörer med att skriva och expediera anställningsavtal.
- Att föra protokoll vid MBL förhandling av chefstillsättningar.
- Arkivering och arkivets struktur.

Rollen innefattar många interna kontakter där du har löpande dialog med exempelvis serviceförvaltningens löneavdelning. Du hanterar och expedierar inkommande frågor och utlämnande av allmänna handlingar. Andra administrativa uppgifter förekommer.


Vi söker dig som:

- Har minst ett års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete.
- Har slutförd gymnasieutbildning.
- Har erfarenhet av att arbeta med allmänna handlingar och sekretessbedömningar.
- Har erfarenhet av att arbeta i eDok eller annat diariesystem.
- Har goda kunskaper i svenska och uttrycker dig väl i både tal och skrift.
- Har mycket goda datorkunskaper och vana att arbeta i Office- paketet.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta inom Stockholms stad och från följande system LISA självservice, Agresso och/eller esMaker. 


För denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

För att lyckas i rollen krävs det att du har hög grad av personlig mognad och integritet. Du driver självständigt ditt arbete framåt och har en god förmåga att skapa struktur, dvs. du ser till att planera och organisera ditt arbete för att leverera i tid och med god kvalitet. Vidare trivs du bra med att hjälpa andra samt håller en professionell och hög servicenivå i allt du gör. Eftersom du i rollen kommer ha många kontaktytor så har du lätt för att samarbeta. Vi ser att du är lösningsfokuserad och motiveras av att hjälpa till där det behövs.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.