Program-/projektadministratör med erfarenhet av komplexa program/projekt...

Om konsultuppdraget

- Ort: Stockholm
- Uppdragslängd: Ca. 24 månader
- Sista ansökningsdagen: ansök snarast
- Omfattning: 100%
- OBS! Det är viktigt att du uppfyller skall-kraven för att vi överhuvudtaget ska kunna offerera dig, annars förkastar beställaren vårt anbud omgående där både din tid resp. vår tid går till spillo.


Uppdragsbeskrivning

Du kommer att stödja program- och projektledare med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Bland annat kommer du att ansvara för att administrera programmöten och styrgruppsmöten, att upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter, samt att upprätthålla övriga rutiner avseende rapportering och uppföljning. Du rapporterar till programledaren och förväntas spela en viktig roll i programmets effektiva framdrift genom att bidra till god struktur och ordning samt rätt information till rätt målgrupp i rätt tid.

Arbetsuppgifter:

- Skapa ordning och reda genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad
- Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll. Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning.
- Ansvara för att dokumentera i w3d3 och lägga upp nya ärenden vid behov. Att säkerställa att alla projekt dokumenterar enligt kundens krav på projektarbete och att det är ordning och reda i programmets/projektens dokumentation.
- Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet.
Vara delaktig och sammanhållande i kommunikationsarbetet i programmet/projekten. Vara informerad om innehållet i programmets kommunikationsplan och ta ansvar för dess efterlevnad samt även vara delaktig för uppdateringar/revideringar vid behov. I arbetsuppgifterna ingår att ta fram kommunikationsmaterial i samråd med andra, driva och koordinera arbetet med kommunikationen enligt kommunikationsplanen för programmet enligt kundens riktlinjer.
- Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter
- Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens räkning
- Vara ansvarig för att hålla samman resursplaneringen för programmet. Koordinera och samverka med olika projektledare/resursägare för att ha kontroll på programmet/projektens resurser, både intern och extern personal samt leverantörer. Att säkerställa att alla projekt har gjort långsiktiga planer för resursbehov, status för dessa, och att de är kommunicerade. Säkerställa att semesterlistor är uppdaterade.
- Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser.
- Säkerställa att programmets intranätsida uppdateras och även utvecklas efter behov.
- Ta fram ekonomisk status till programledare/projektledare vid behov.
- Vara kontaktperson för programmet gällande administrativa frågor


Obligatoriska kompetenser och erfarenhet (skallkrav):

- Gymnasieexamen
- Minst 4-års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/ projektadministratör eller annan motsvarande roll.
- Minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift


Meriterande kompetenser och erfarenhet (börkrav):

- Arbetslivserfarenhet från energibranschen
- Aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter är meriterande.
- Arbetslivserfarenhet av att kommunicera teknisk och ekonomiskt komplexa frågor.
- Arbetslivserfarenhet av komplexa program/projekt är meriterande.


Önskemål om personliga egenskaper:

Nedanstående personliga egenskaper säkerställs via referenser och vid eventuell intervju. Kunden förbehåller sig rätten att kontakta egna relevanta referenser (än de som leverantören själv angivit) för att säkerställa uppfyllande av krav.

- God samarbetsförmåga och initiativförmåga
- Flexibel och anpassningsbar efter arbetsbelastning
- Pedagogisk och social förmåga
- Utåtriktad och tydlig i sin kommunikation
- Ödmjuk och ha lätt för att skapa förtroende
- Arbetar självständigt och målinriktat
- Fallenhet för administrativa arbetsuppgifter
- Strukturerad och serviceinriktad
- Förmåga att jobba i grupp


______________________

Hur du kommer vidare

- Sök uppdraget genom denna annons
- Lägg in ett CV i word-format
- Vi återkopplar om något behöver kompletteras eller förtydligas.
- Återkoppling sker vanligtvis från Kunden till oss inom 10 arbetsdagar
från det att ansökningstiden utgått. Vi försöker återkoppla omgående till dig som kandidat snarast vi har ny information avseende din ansökan eller uppdraget. Skulle återkoppling dröja, vänligen kontakta oss genom att svara på bekräftande mailutskicket i samband med din ansökan.


På uppmaning från beställare/slutkunder vill de inte att vi lämnar ut information om dem. En annan anledning är att Shaya Solutions lägger stor mängd tid som man på förhand inte får betalt för såvida inte uppdraget tillsätts, och därav kan vara återhållsamma med informationsdelningen av naturliga skäl.

Inför en eventuell intervju meddelas du om vilken Kunden är i god tid.

Om Shaya Solutions

Konsult- och kompetenspartner inom IT, Management och Teknik.

Vi lägger ett stort fokus på kund-/konsultpartnernöjdhet och kvalité i våra leveranser och verkar idag på 13 orter i Sverige med utgångspunkt i Stockholm. Teamets motto är Ödmjukhet, Ihärdighet samt Flexibilitet.

Varmt välkommen att höra av dig vid frågor eller funderingar.

Annonsförsäljare undanbedes.