Program-/projektadministratör till myndighet i Sundbyberg

Vi söker en erfaren program-/projektadministratör som ska assistera program-/projektledare inom pågående större verksamhets- och IT- program på svensk myndighet i Sundbyberg.
Du kommer att stödja program- och projektledare med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet samt rapportera till denne.
Bland annat kommer du att ansvara för att administrera programmöten och styrgruppsmöten, att upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter, samt att upprätthålla övriga rutiner avseende rapportering och uppföljning.
Arbetsuppgifter
Skapa ordning och spårbar dokumentation genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad.
Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll. Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning.
Ansvara för att dokumentera i diariesystem och lägga upp nya ärenden vid behov. Att säkerställa att alla projekt dokumenterar enligt myndighetens krav på projektarbete och att det är ordning och reda i programmets/projektens dokumentation.
Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Vara delaktig och sammanhållande i kommunikationsarbetet i programmet/projekten. Vara informerad om innehållet i programmets kommunikationsplan och ta ansvar för dess efterlevnad samt även vara delaktig för uppdateringar/revideringar vid behov. I arbetsuppgifterna ingår att ta fram kommunikationsmaterial i samråd med andra, driva och koordinera arbetet med kommunikationen enligt kommunikationsplanen för programmet enligt myndighetens riktlinjer.
Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter
Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens räkning
Vara ansvarig för att hålla samman resursplaneringen för programmet. Koordinera och samverka med olika projektledare/resursägare för att ha kontroll på programmet/projektens resurser, både intern och extern personal samt leverantörer. Att säkerställa att alla projekt har gjort långsiktiga planer för resursbehov, status för dessa, och att de är kommunicerade. Säkerställa att semesterlistor är uppdaterade.
Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser i myndighetens interna utbildningsplattform.
Säkerställa att programmets intranätsida uppdateras och även utvecklas efter behov.

Krav:
Utbildning: Gymnasieexamen
Kompetens och erfarenhet:
•Minst 4 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/ projektadministratör eller annan motsvarande roll.
•Minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning.
•Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.
•Goda kunskaper i MS Office
Hör av dig för frågor till rekryteringsansvarig Cecilia@prowork.se eller ring 0709838465 så berättar vi mer om uppdraget. Du blir anställd av oss på Prowork men jobbar hos vår kund, som i detta fall är en myndighet och en säkerhetsklassad arbetsplats, vi kommer göra en säkerhetsklassning på aktuell kandidat.
Placering: Sundbyberg, ok med distansarbete i kombination med kontor.