Program-/projektadministratör till Svenska Kraftnät

Om tjänsten

Vi söker en erfaren program-/projekt administratör som ska assistera program-/projektledare för programmet ROSE (Renewal of SCADA/EMS). Uppdraget kan även innebära att administrativt assistera andra program/projekt inom enheten Systemprojekt.

Du kommer att stödja program- och projektledare med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Bland annat kommer du att ansvara för att administrera programmöten och styrgruppsmöten, att upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter, samt att upprätthålla övriga rutiner avseende rapportering och uppföljning. Du rapporterar till programledaren och förväntas spela en viktig roll i programmets effektiva framdrift genom att bidra till god struktur och ordning samt rätt information till rätt målgrupp i rätt tid.

Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning till Svenska kraftnät i det löpande arbete som utförs av Svenska kraftnät. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av Svenska kraftnät)

Arbetsuppgifter

- Skapa ordning och reda genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad
- Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll. Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning.
- Ansvara för att dokumentera i w3d3 och lägga upp nya ärenden vid behov. Att säkerställa att alla projekt dokumenterar enligt Svenska kraftnäts krav på projektarbete och att det är ordning och reda i programmets/projektens dokumentation.
- Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Vara delaktig och sammanhållande i kommunikationsarbetet i programmet/projekten. Vara informerad om innehållet i programmets kommunikationsplan och ta ansvar för dess efterlevnad samt även vara delaktig för uppdateringar/revideringar vid behov. I arbetsuppgifterna ingår att ta fram kommunikationsmaterial i samråd med andra, driva och koordinera arbetet med kommunikationen enligt kommunikationsplanen för programmet enligt Svenska kraftnät riktlinjer.
- Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter
- Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens räkning
- Vara ansvarig för att hålla samman resursplaneringen för programmet. Koordinera och samverka med olika projektledare/resursägare för att ha kontroll på programmet/projektens resurser, både intern och extern personal samt leverantörer. Att säkerställa att alla projekt har gjort långsiktiga planer för resursbehov, status för dessa, och att de är kommunicerade. Säkerställa att semesterlistor är uppdaterade.
- Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser i SABA.
- Säkerställa att programmets intranätsida uppdateras och även utvecklas efter behov.
- Ta fram ekonomisk status i UBW till programledare/projektledare vid behov.
- Vara kontaktperson för programmet gällande administrativa frågor


Säkerhetsprövning

Säkerhetsprövning av krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten).

Skallkrav

Utbildning (Svenska kraftnät kan på begäran kräva in bevis för utbildning eller certifikat):

- Gymnasieexamen
- Minst 4-års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/ projektadministratör eller annan motsvarande roll.
- Minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift


Börkrav

- Arbetslivserfarenhet från energibranschen
- Aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter är meriterande.
- Arbetslivserfarenhet av att kommunicera teknisk och ekonomiskt komplexa frågor.
- Arbetslivserfarenhet av komplexa program/projekt är meriterande.


Omfattning

Uppdragsperiod: 29-aug-2022 - 31-aug-2024 med möjlighet till förlängning

Arbetstimmar per vecka:40,00

Placeringsort: Sundbyberg

Möjlighet till distansarbete: Ja