Programadministratör /koordinator!

Vår kund söker en konsult som Programadministratör/koordinator. Uppdraget beräknas att starta 1 april 2024 till och med 31 mars 2025 med placering i Stockholm. Uppdragets uppskattade omfattning är 80%.

Om uppdraget:
Vår kund söker nu en konsult som Programadministratör/koordinator där uppdraget innebär stort eget ansvar samt förmåga att självständigt planera och utföra sitt arbete och fatta beslut inom ansvarsområdet. Uppdragets prägel är servicerelaterad, administrativ, stödjande och koordinerande. Det innefattar att administrera system, dokumenthantering, diarieföring och hålla ordning och reda på programmets dokumentation samt stötta programmets ingående projekt att hålla ordning på sin dokumentation.
Tillsammans med programledarens närmaste medarbetare (huvudprojektledare, programcontroller m.fl.) arbetar koordinatorn med att ta fram arbetsmetodik som stärker programteamet och programorganisationens förmåga att leverera mot programmets mål avseende tid, kostnad och resultat enligt gällande direktiv och programplan. Programkoordinatorn är också en viktig del och informationsbärare i programmet och ansvarar tillsammans med programkommunikatören för programmets interna kommunikation. Utöver att vara ett stöd i programmet, tillhör programkoordinatorn ett team av andra programkoordinatorer i linjeorganisationen som vidareutvecklar det generiska stödet till programverksamheten med ledning av en teamledare.

Exempel på arbetsuppgifter:

- Diarieföra i W3D3

- Ansvara för att programmets dokumentation är i ordning systemet (styrande dokument för programmet, underlag för beslut, beslutsloggar mm enligt kundens verksamhetsövergripande regel- och ramverk).

- Mötesmanagement (förbereda presentationer, kalla deltagare, rumsbokningar, protokollföra, ordning i beslutslogg etc.) för programmets möten och andra relevanta möten.

- Vid behov följa upp programmets aktiviteter internt (action points), hålla ordning/följa upp via aktivitetslistor.

- Vid behov leda och driva egna möten avseende programmets dokumentation internt.

- Administration av programmets kartor, tidplan, risker, resurser, on/off boarding och behörigheter i programmets system och verktyg.

- Stödja programledare och huvudprojektledare gällande programmets interna kommunikation.

- Vid behov stötta huvudprojektledare med dokumentation och administrativa uppgifter.

- Vid behov stödja/informera projektledare om programmets administrativa processer och styrande processer (programnivå och kundens verksamhetsövergripande).

- Ansvara för insamling av indata vid rapportering från och inom programmet (samla in lägesrapporter från projekt, sammanställa indata till olika målgrupper för rapporteringen mm).

- Driva förbättringsåtgärder, effektivisering avseende administrativa rutiner, processer internt inom programmet.

- Ansvara för uppföljning av erfarenheter, systematiska avvikelser och förbättringsåtgärder (EFA i programmet).

- Arbeta med utvecklingsinitiativ i linjeorganisationen tillsammans med övriga programkoordinatorer under ledning av teamledare för programkoordinatorer i syfte att utveckla den generiska programverksamheten.

Om dig:

- Behärskar svenska och engelska i både tal och skrift

- Samarbetsförmåga

- Initiativförmåga och självständighet

- Planerings- och leverans förmåga

- Slutledningsförmåga

- Flexibilitet

- Kommunikationsförmåga

- Skapa förtroende

Obligatoriska krav:

- Gymnasium

- Körkort (B-behörighet)

- Minst 8 års arbetslivserfarenhet

- Minst 3 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat i program eller projekt som projektadministratör/koordinator eller likvärdigt stöd.

- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word och Powerpoint.

- Minst 3 års erfarenhet att kommunicera med interna och externa kontaktytor som t ex beställare, sakägare.

Meriterande:

- 2 års erfarenhet av projektstyrningsmodeller (tex PPS, PMI, Prince) eller projektstyrningsmetodik.

- 2 års erfarenhet av stödjande roll till projekt, program eller linje hos aktör(er) inom offentlig sektor.

- Tidigare erfarenhet från uppdrag inom energibranschen i liknande roll.

Säkerhetsprövning:
Säkerhetsprövning krävs av dig som konsult med anledning av att du kommer hantera hemliga uppgifter.

Övrigt:
Uppdragsperiod: 01 april 2024 - 31 mars 2025 med möjlighet till förlängning- 12 månader.
Omfattning: 80%
Placering: Stockholm.

Ansökan
Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV och svarar på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning på slutkandidater är en del av processen.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till Corazon Wiksell på 070 586 93 11.

Välkommen med din ansökan!