Programadministratör med intresse för offentlig förvaltning, Stockholm

Om konsultuppdraget

- Ort: Stockholm
- Uppdragslängd: Ca. 12 månader
- Uppdragsstart: Enligt ök.
- Sista ansökningsdagen: ansök snarast
- Omfattning: 50%
- OBS! Det är väldigt viktigt att du uppfyller skall-kraven för att vi överhuvudtaget ska kunna offerera dig, annars förkastar beställaren vårt anbud omgående där både din tid resp. vår tid går till spillo.


Arbetsbeskrivning
Programadministratörens uppdrag är att stötta och avlasta program- och projektledare i det administrativa arbetet för program och projekt, administrera projektytan för lagring av all dokumentation samt kvalitetssäkra att lagring av dokument är korrekt.

Du arbetar självständigt, är spindeln i nätet och hanterar många olika kontaktytor och intressenter. Vidare ska du vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja medarbetare och skapa struktur genom tydliga administrativa rutiner samt att stödja arbetet med planering och genomförande av uppdraget.

Du behöver kompetens inom projektmetodik, ha en god prioriteringsförmåga utifrån verksamhetens behov och vara van att hantera många uppgifter samtidigt.

En av de viktigaste uppgifterna är att ansvara för programmets arbetsyta för dokumentation genom att t.ex. sätta upp behörigheter och behörighetsgrupper, säkerställa att rätt dokumentation lagras på rätt ställe och att nomenklaturen följs.

Rollen omfattar även att bistå vid konsultanskaffning via ramavtal och avslut, on-/off-boarding av programmedlemmar, t.ex. genom att administrera konton för IT-system, beställa datorer och administrera relevanta behörigheter.

Arbetsuppgifter:

- Utföra dokumenthantering enligt kundens rutiner och riktlinjer
- Diarieföra handlingar i systemet samt vara behjälplig vid begäran om offentliga handlingar från extern part
- Skriva protokoll vid möten och workshops samt distribuera och arkivera dessa
- Utföra mötesbokningar
- Hantera beställningar av IT kopplat till projektverksamheten.
- Fakturahantering i ekonomihanteringssystemet
- Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag
- Bistå med verksamhetsspecifik introduktion till nya personer
- Vara behjälplig med arbetsuppgifter som närmaste program-/projektledare har behov av
- Skapa strukturer för administrativa processer
- Kontaktyta för interna intressenter
- Huvudadministratör och användarsupport för webforum
- Förbereda och genomföra medarbetarenkäter och tillhörande analys och planering av eventuella åtgärder
- Ansvara och hantera underlag för passage av kvalitetsgrindar enligt projektmetodik


Obligatoriska kompetenser och erfarenhet (skallkrav):
- Minst tre års erfarenhet av administrativt arbete inom projekt- och/eller programledning som haft ekonomisk omfattning om 100+ miljoner SEK och inom program/ projekt drivit minst två egna delprojekt.
- Minst 10 års erfarenhet i rollen som programadministratör eller motsvarande samordnande/ koordinerande roll från annan verksamhet.
- Minst tre års erfarenhet som programadministratör i offentlig verksamhet.
- Erfarenhet från minst ett tidigare uppdrag av att ha administrerat projektytan Webforum eller motsvarande system i rollen som huvudadministratör och supportfunktion.
- Erfarenhet från minst ett tidigare uppdrag av att ha administrerat projektytan Webforum eller motsvarande system i användarmiljö med 30+ användare.
- Minst tre års erfarenhet av att administrativt hantera konsulter via ramavtal, konsultförmedlare eller liknande.
- Minst 3 års erfarenhet av att hantera fakturor i Agresso och vana av att navigera i programmet.
- Minst tre års dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat åt en offentlig förvaltning eller statlig myndighet samt vana vid offentlig upphandling, riktlinjer och arbetssätt.


Meriterande kompetenser och erfarenhet (börkrav):
- Minst tre års erfarenhet från arbete i IT-stödet Webforum och vana att navigera sig i programmet och strukturen.
- Minst tre års erfarenhet från arbete i IT-stödet Edit- dokumenthantering och diarieföring. Konsulten ska vant kunna navigera sig i programmet.
- Grundläggande projektledarutbildning (XLPM eller likvärdig metodik).
- Minst tre års erfarenhet av on-/off-boarding av 30+ projekt-/programmedlemmar.
- Erfarenhet från minst ett tidigare projekt/program av att driva processen med passage av kvalitetsgrindar (TG/PG) i en projektmetodik.


______________________

Hur du kommer vidare

- Sök uppdraget genom denna annons
- I ansökan anger du ett kravställt timpris
- Lägg in ett CV på svenska i word-format
- Vi återkopplar genom plattformen om något behöver kompletteras eller förtydligas.
- Återkoppling sker vanligtvis från Kunden till oss inom 10 arbetsdagar från det att ansökningstiden utgått. Vi försöker återkoppla omgående till dig som kandidat snarast vi har ny information avseende din ansökan eller uppdraget. Skulle återkoppling dröja, vänligen kontakta oss via plattformen.


Inför en eventuell intervju meddelas du om vilken Kunden är i god tid.

Om Shaya Solutions

Konsult- och kompetenspartner inom IT, Management och Teknik.

Vi lägger ett stort fokus på kund-/konsultpartnernöjdhet och kvalité i våra leveranser och verkar idag i hela Sverige med utgångspunkt i Stockholm. Vårt motto är därför Ödmjukhet, Ihärdighet samt Flexibilitet.

Varmt välkommen att höra av dig vid frågor eller funderingar.

Annonsförsäljare undanbedes.