Programadministratör till Arbetsförmedlingen Norra Västmanland Heby

Arbetsförmedlingen i Norra Västmanland Heby söker nu en programadministratör som kan vara med och stödja våra medarbetare och chefer samt bidra till en god verksamhet.

Arbetsförmedlingen Norra Västmanland Heby består av kontoren i Fagersta och Sala. Kontoren servar kommunerna Fagersta, Norberg, Skinnskatteberg Sala och Heby. I vår enhet är vi 80 medarbetare.

Arbetsförmedlingen har påbörjat ett omfattande och viktigt förnyelsearbete, som bland annat syftar till att höja förtroendet för myndigheten. Vår verksamhet utgår från en gemensam och styrande värdegrund som bygger på professionalitet, inspiration och förtroende. Arbetsförmedlingens vision lyder Vi gör Sverige rikare genom att få människor och företag att växa. Visionen är i vardagen en vägvisare som utmanar, engagerar och motiverar. Tillsammans med värdegrunden sätter visionen ord på den samhällsnytta som Arbetsförmedlingen har till uppgift att skapa.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår hemsida www.arbetsformedlingen.se

Arbetsuppgifter
Som administratör har du ansvar för att dokumenthantering och enklare ekonomiadministration genomförs på ett korrekt sätt, att meddela ansvarig handläggare eller chef när brister i beslut och underlag uppmärksammas och initiera kompetensutveckling för att alltid ha uppdaterade kunskaper inom sitt område samt sköter vissa delar i programadministrationen enligt överenskommelse med chef.

Arbetet som programadministratör innefattar bland annat:

Dokumenthantering: insortering, diarieföring, arkivering, gallring, postöppning/e-post

Ekonomiadministration: Leveranskontroll, fakturahantering och återkrav.

Chefsstöd: Ingå i Ledningsgruppen och ta ansvar för protokollskrivning/minnesanteckningar, uppdatera hemsida och ta fram underlag och uppgifter till chef, ta fram uppgifter ur olika system, förbereda möten och överprövningsärenden och skrivningar av beslut m.m.

Programadministration: Förbereda inför beslut om utbetalningar, programresor, arbetshjälpmedel samt hantera närvaro-/frånvarorapportering och prognosregistrering.

Informera/utbilda personal: Kompetensöverföring till andra medarbetare vid behov.

Kvalifikationskrav


• 3 årig Gymnasieutbildning. Alternativt innehar du en anställning som administratör inom myndigheten.
• Minst 2 års arbetslivserfarenhet av självständiga administrativa arbetsuppgifter.
• Kunskaper om dokumenthantering.
• Utbildning eller erfarenhet i registrering.
• Mycket goda kunskaper i MS Office.
• Goda kunskaper i svenska, kunna uttrycka sig i tal och skrift.
• God läsförståelse i engelska.
• Förstå grunderna i enklare ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll.
• B-körkort

Meriterande



• Arbetslivserfarenhet av administrativa arbetsuppgifter från offentlig sektor.
• Gymnasium med ekonomisk inriktning
• Erfarenhet av att arbeta i team och att ta ansvar.
• Erfarenhet av att göra presentationer och att informera för grupper.
• Arbetet inom Arbetsförmedlingen och har kunskap om myndighetens uppdrag, tjänsteutbud, insatser och program.

Färdigheter
Du förväntas vara serviceinriktad och ha god samarbetsförmåga. Du är strukturerad, noggrann, ansvarsfull och har förmåga att se helheten. Du har förmåga att arbeta självständigt men även en förmåga att sammarbeta och ta ansvar i teamet. Hög integritet är ett krav. Du är förändringsbenägen samt har ett starkt intresse för administrativt arbete. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt
Anställningen är tillsvidareanställning på heltid. Vi tillämpar sex månaders provanställning och tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort Sala men även arbete i Fagersta är aktuellt. Arbetsförmedlingen värnar om en rekrytering fri från diskriminering. Vi anser att olikheter berikar och strävar därför efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald.

Ansökan
Välkommen med din ansökan, vilken ska vara inkommen senast den 2016-11-04 märkt med dnr: Af-2016/0035 0704. Vi tar emot din ansökan elektroniskt via vårt rekryteringssystem. Bifoga ett CV där du beskriver din utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev. När du skickar din ansökan kommer du att få svara på några urvalsfrågor elektroniskt.