Programadministratör till myndighet i Stockholm!

Är du en stresstålig person som drivs av nya utmaningar? Motiveras du av spännande och varierande arbetsuppgifter? Trivs du med att ta ansvar och arbeta efter mål? Om ja, då kan detta vara något för dig!

Uppdragsbeskrivning

Vår kund, som är en myndighet, bedriver drift och underhåll av flera olika anläggningsdelar inom infrastruktur. I flera fall så sker daglig drift- och underhållsarbeten av entreprenörer som myndigheten har avtal med, vilka kommer löpa ut inom några år. Vår kund har sedan 2020 tagit fram Program UH2024 som har i uppdrag att ta fram kravställning för det behov som de har inför upphandling av olika syften. Programmet omfattar mängder av dokument som ska ingå i upphandlingsunderlaget och i detta arbete krävs en strukturerad programadministratör.

Programadministratörens uppdrag är att stötta och avlasta program- och projektledare i det administrativa arbetet, administrera projektytan för lagring av all dokumentation samt kvalitetssäkra att lagring av dokument är korrekt. I rollen som programadministratör arbetar du självständigt, är spindeln i nätet och hanterar många olika kontaktytor och intressenter. Du kommer även stötta beställare och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja medarbetare och skapa struktur genom tydliga administrativa rutiner samt att stödja arbetet med planering och genomförande av uppdraget.

Arbetsuppgifter

Rollen som programadministratör är bred och omfattar flera arbetsuppgifter.

Förekommande arbetsuppgifter:

- Utföra dokumenthantering enligt rutiner och riktlinjer.
- Diarieföra handlingar samt vara behjälplig vid begäran av offentliga handlingar från extern part.
- Skriva protokoll vid möten och workshops samt distribuera och arkivera dessa.
- Utföra mötesbokningar,
- Hantera beställningar av IT kopplat till verksamheten.
- Fakturahantering i Agresso.
- Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.
- Bistå med verksamhetsspecifik introduktion till nya personer.
- Vara behjälplig med arbetsuppgifter som närmaste program-/projektledare har behov av.
- Skapa strukturer för administrativa processer.
- Kontaktyta för interna intressenter.
- Huvudadministratör och användarsupport för webbrum.
- Förbereda och genomföra medarbetarenkäter och tillhörande analys och planering av eventuella åtgärder.
- Ansvara och hantera underlag för passage av kvalitetsgrindar enligt projektmetodik.


Placering: Stockholm

Uppdragsperiod: 9-maj-2022 - 28-apr-2023 med möjlighet till förlängning

Omfattning: 20 timmar/vecka. Uppdragets omfattning kan dock öka till 40 timmar/vecka (heltid)

Om dig

För att ta dig an rollen som programadministratör ser vi att du har minst tre års erfarenhet av administrativt arbete inom projekt- och/eller programledning som haft ekonomisk omfattning om 100+ miljoner SEK och drivit minst två egna delprojekt inom program/projekt. Du har över 10 års erfarenhet i rollen som programadministratör eller motsvarande samordnande/koordinerande roll. Du har även minst tre års erfarenhet av programadministratör i offentlig verksamhet samt lika många års erfarenhet av att administrativt hantera konsulter via ramavtal, konsultförmedlare eller liknande. Vi ser även att du har minst tre års erfarenhet av att hantera fakturor i Agresso och vana att navigera i programmet. Du har erfarenhet av att ha arbetat åt en offentlig förvaltning eller statlig myndighet samt vana vid offentlig upphandling, riktlinjer och arbetssätt.

Säkerhetsprövning

I och med att du kommer arbeta i en säkerhetskänslig verksamhet så kommer du gå igenom en säkerhetsprövning innan du kan påbörja uppdraget. Processen för upprättande av SUA-avtal och genomförande av registerkontroll beräknas ta ca 8-10 veckor från tilldelning av uppdrag, men kan både ta längre och kortare tid.

Process och ansökan

Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan genom snarast då urvalsarbetet och intervjuer sker löpande och uppdraget kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du söker genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en digital intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos kunden.

Har du frågor gällande uppdraget är du välkommen att höra av dig till Corazon Wiksell på 070-586 93 11.

Välkommen med din ansökan!