Programadministratör till Svenska Kraftnät!

Har du tidigare erfarenhet av att stödja projekt och trivs du i en roll med stort eget ansvar? I så fall kan uppdraget som programadministratör hos Svenska Kraftnät vara någonting för dig. Uppdragets omfattning är beräknat till 80-100% och är beräknat att starta 01-04-2023 och pågå till och med 30-09-2024, med goda möjligheter till förläning!

Svenska Kraftnät
Svenska kraftnät är den myndighet som ansvarar för att elöverföringssystemet är säkert, miljöanpassat och kostnadseffektivt - i dag och i framtiden. Svenska kraftnät är en myndighet som drivs i form av ett statligt affärsverk. Svenska kraftnät har drygt 700 medarbetare, de flesta arbetar på huvudkontoret i Sundbyberg, har även kontor i Sundsvall och Sollefteå.

Uppdragsbeskrivning
Svenska kraftnät söker en erfaren projektadministratör som ska assistera program-/projektledare inom pågående större verksamhets- och IT- program.

Du kommer att stödja program- och projektledare med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Bland annat kommer du att ansvara för att administrera programmöten och styrgruppsmöten, att upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter, samt att upprätthålla övriga rutiner avseende rapportering och uppföljning.

Du rapporterar till program-/projektledaren och förväntas spela en viktig roll i programmets effektiva framdrift genom att bidra till god struktur och ordning samt rätt information till rätt målgrupp i rätt tid.

Det kan även finnas ett behov att arbeta i andra utvecklings- och implementeringsprojekt/uppdrag inom divisionens verksamhetsområden.

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:

- Skapa ordning och spårbar dokumentation genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad.

- Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll. Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning.

- Ansvara för att dokumentera i diariesystem och lägga upp nya ärenden vid behov. Att säkerställa att alla projekt dokumenterar enligt Svenska kraftnäts krav på projektarbete och att det är ordning och reda i programmets/projektens dokumentation.

- Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter

- Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens räkning

- Vara ansvarig för att hålla samman resursplaneringen för programmet. Koordinera och samverka med olika projektledare/resursägare för att ha kontroll på programmet/projektens resurser, både intern och extern personal samt leverantörer. Att säkerställa att alla projekt har gjort långsiktiga planer för resursbehov, status för dessa, och att de är kommunicerade. Säkerställa att semesterlistor är uppdaterade.

- Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser i Svenska kraftnäts interna utbildningsplattform.

- Säkerställa att programmets intranätsida uppdateras och även utvecklas efter behov.

- Ta fram ekonomisk status ur Svenska kraftnäts ekonomisystem till programledare/projektledare.

- Vara kontaktperson gällande administrativa frågor

- Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet.

Säkerhetsprövning
Säkerhetsprövning är en del av denna processen med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten).

Om dig
För att axla rollen hos vår kund ser vi gärna att du har följande erfarenheter, kompentenser och utbildning:

- Gymnasieexamen

- Minst 4 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/ projektadministratör eller annan motsvarande roll.

- Minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning.

- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.

- Goda kunskaper i MS Office

Det är meriterande om du har arbetslivserfarenhet från energibranschen, aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter, arbetslivserfarenhet av att kommunicera teknisk och ekonomiskt komplexa frågor eller arbetslivserfarenhet av PPS eller motsvarande projektstyrningsmodell.

Övrigt
Start: 01-04-2023
Slut: 30-09-2024 med möjlighet till förlängning
Omfattning: Uppskattat till 80-100%
Placering: Stockholm

Ansökan
Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning på slutkandidater är en del av processen.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till Sanna Jurén på 0728978265.