Programkoordinator

Erfaren programkoordinator sökes
Uppdragsbeskrivning:
Uppdraget innebär stort eget ansvar och förmågan att självständigt planera och utföra sitt arbete och fatta beslut inom ansvarsområdet för rollen är viktigt. Rollen är serviceinriktad, administrativ, stödjande och koordinerande. Det innefattar att administrera system, dokumenthantering, diarieföring och hålla ordning och reda på programmets dokumentation samt stötta programmets ingående projekt att hålla ordning på sin dokumentation.

Tillsammans med programledarens närmaste medarbetare (huvudprojektledare, programcontroller m.fl.) arbetar koordinatorn med att ta fram arbetsmetodik som stärker programteamet och programorganisationens förmåga att leverera mot programmets mål avseende tid, kostnad och resultat enligt gällande direktiv och programplan. Programkoordinatorn är också en viktig kugge och informationsbärare och ansvarar tillsammans med programkommunikatören för den interna kommunikationen. Utöver att vara ett stöd i programmet, tillhör programkoordinatorn ett team av andra programkoordinatorer i linjeorganisationen som vidareutvecklar det generiska stödet till programverksamheten med ledning av en teamledare.
Exempel på arbetsuppgifter:
Ansvara för att programmets dokumentation är i ordning i vår kunds system (styrande dokument för programmet, underlag för beslut, beslutsloggar mm enligt verksamhetsövergripande regel- och ramverk)
Mötesmanagement (förbereda presentationer, kalla deltagare, rumsbokningar, protokollföra, ordning i beslutslogg etc.) för programmets möten och andra relevanta möten
Administration av programmets kartor, tidplan, risker, resurser, on/off boarding och behörigheter i programmets system och verktyg
Stödja programledare och huvudprojektledare gällande programmets interna kommunikation
Ansvara för insamling av indata vid rapportering från och inom programmet (samla in lägesrapporter från projekt, sammanställa indata till olika målgrupper för rapporteringen mm)
Driva förbättringsåtgärder, effektivisering avseende administrativa rutiner, processer internt inom programmet
Ansvara för uppföljning av erfarenheter, systematiska avvikelser och förbättringsåtgärder (EFA i programmet)
Arbeta med utvecklingsinitiativ i linjeorganisationen tillsammans med övriga programkoordinatorer under ledning av teamledare för programkoordinatorer i syfte att utveckla den generiska programverksamheten
Diarieföra i W3D3

Krav för tjänsten:
Gymnasial examen (minimum)
Körkort (B-behörighet)
Minst 8 års arbetslivserfarenhet
Minst 3 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat i program eller projekt som projektadministratör/koordinator eller likvärdigt stöd
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word och Powerpoint
Minst 3 års erfarenhet att kommunicera med interna och externa kontaktytor som t.ex beställare och sakägare
Kunna behärska svenska och engelska i tal och skrift

För att lyckas i rollen behöver du ha:
Samarbetsförmåga
Initiativförmåga och självständighet
Planerings- och leveransförmåga
Slutledningsförmåga
Flexibilitet
Kommunikationsförmåga

Övrigt:
Den här tjänsten är placerad hos vår kund i Sundbyberg. Det finns viss möjlighet att arbeta på distans.
Uppdragets omfattning är ca 80% och pågår från 1/4-2024 till 31/3-2025.
OBS
För den här tjänsten genomförs en säkerhetsprövning som tar ca 4-6 veckor. Tjänsten kan inte påbörjas förrän den är klar och godkänd.
 Visst låter detta som en spännande roll?
Sök redan i dag så berättar vi mer. Vi behöver en ansökan inkluderat CV som matchar vår kunds önskemål. Urval och intervjuer sker löpande så vänta inte med din ansökan då vi behöver komplettera med mer information och anbudstiden är kort.

NXT Interim och NXT Rekrytering är ett nischat och innovativt företag som är verksamma inom konsult och rekryteringsbranschen. Vi är verksamma inom HR, IT, Ekonomi, Sälj och Marknad och har 20 års erfarenhet i branschen. Vi erbjuder våra konsulter bl a sjukförsäkring, remote-arbetsplatser och flera andra förmåner som förgyller deras vardag. Vid projektanställning tillämpar vi kollektivavtal.