Projekt- och Administrativ Assistent till Galderma

Har du erfarenhet av att arbeta med administrativt stöd i en global organisation? Är du van vid att prioritera dina arbetsuppgifter för att se till att såväl administrativa som koordinerande uppgifter är klara i tid? Vill du vara en del av en intensiv grupp med möjlighet till stor personlig utveckling? Då ska du läsa vidare - vi letar just nu efter en administrativ assistent till vårt team i Global Medical Affairs på Galderma i Uppsala.



Om rollen

I denna roll förväntas du ge administrativt stöd samt arbeta med enklare projektkoordinering i det Uppsala-baserade teamet Global Medical Affairs samt ansvara för projektstöd och samordning för Global Medical Excellence and Operation Group, som delvis befinner sig i Uppsala och delvis i Schweiz.

Som administrativ assistent förväntas du ge administrativt stöd till avdelningschefen och medlemmar i teamet. Du kommer bland annat stödja och hjälpa till att samordna aktiviteter inom Global Medical Affairs. En stor portion av ditt arbete handlar om att planera samt schemalägga möten inklusive konferenssamtal, skicka mötesagendor, skriva protokoll och lösa praktiska arrangemang vid resor och konferenser. Du förväntas också hantera en komplex och föränderlig mötesstruktur, ordna möten och boka möteslokaler, samt vid behov hantera resor och månatliga utgiftsrapporter för avdelningschefen. Övriga arbetsuppgifter som förekommer är:

*

Fungera som en teamkontakt med ledningsgruppen och andra avdelningar på Uppsala-siten. Upprätthålla goda och effektiva arbetsrelationer med olika delar av Uppsala-siten genom regelbunden kontakt och möten.
*

Skapa och spåra processer för inköpsförfrågningar i enlighet med inköpsriktlinjer, förberedelse och spårning av avtal med leverantörer, följa upp fakturahantering och relaterade processer
*

Ansvara för avdelningens arkiv och årliga inventering av detta.
*

Boka taxibilar och boenden för internationella besökare till teamet
*

Hjälpa till med onboarding av nyanställda
*

Inventera SOPar och policydokument som avdelningen för Medical Affairs använder
*

Vara institutionens superuser i vårt dokumentationsystem, inklusive hantera, uppdatera och redigera viktiga dokument
*

Hjälp till att kopiera, skanna och arkivera avtal.
*

Bygga och administrera lämpliga digitala arbetssätt som stödjer tvärfunktionella samarbeten



Din profil

Vi förväntar oss att du tidigare har arbetat för ett globalt företag eller organisation, med gedigen erfarenhet av att tillhandahålla administrativt stöd och/eller projektkoordinering till en chef med lokalt och internationellt ansvar. För att du framgångsrikt ska kunna hantera den komplexitet av administrativa uppgifter som krävs, samt lyckas med projektkoordinering i en miljö som är ständigt föränderlig, krävs att du har jobbat i en liknande roll i ett antal år. Du talar och skriver flytande svenska och engelska.

För den här rollen kommer vi lägga mycket stor vikt vid personliga egenskaper. Du är en person med stark service-känsla och har en förmåga att ta ansvar och arbeta självständigt, samt en fallenhet för hur du ska prioritera och lägga upp din arbetsdag för att kunna slutföra de arbetsuppgifter som måste slutföras. Du är kommunikativ, och en av dina absoluta styrkor är att skriva/dokumentera och rapportera.

Frågor och Ansökan

Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta Talent Acquisition Manager Marlene Andersson på

Välkommen med din ansökan i första hand via denna sida, alternativt via länken "Apply Now", senast den 29 maj 2022. Urval och intervjuer kan komma att ske löpande, så sök så snart som möjligt.