Projektadministration och planering

I november 2021 tilldelades Skånetrafiken uppdraget att leda arbetet med att anskaffa nya fordon för Öresundstågstrafiken i samverkan med övriga fem regioner inom Öresundstågssamarbetet. Efter en inledande förstudie är projektet NGÖ (Nästa Generation Öresundståg) nu pågående och kommer att fortgå under en längre period. Nya fordon beräknas kunna vara på plats någon gång i början av 2030-talet.

Ett kärnteam har rekryterats bestående av specialister som var på plats före sommaren 2023. Vi behöver någon som ansvarar för, och hanterar projektets administration samt skapar och följer upp projektets tidsplanering.

I varje projekt finns uppgifter av administrativ karaktär och genom hjälp av en duktig projektadministratör och planerare kommer kärnteamets arbete att kunna bedrivas mer effektivt. Vi arbetar i Teams idag, där all projektinformation finns, och vi kommer att ha våra projekttidsplaner i MS Project.

Projektteamet består idag av ett gäng erfarna specialister med minst två gemensamma nämnare - prestigelöshet och en förmåga att lyssna till varandra och samarbeta för att gemensamt komma fram till bra lösningar. Det är god stämning och vi värnar om varandra.

Vi söker en serviceminded person som gillar att underlätta vardagen för sina kollegor!

Uppdraget:

Rollen deltar i framtagandet av administrativa rutiner och dess uppföljningar, hanterar projektets administrativa uppgifter samt har del i framtagningen, struktureringen och uppföljningen av kommande projektplanering.

Rollen inbegriper de två huvudsakliga ansvarsområdena: projektadministration och projektplanering.

Det affärsmässiga fokus som ställs inom projekt NGÖ ställer höga krav på kompetens hos den projektadministratör som skall finnas inom projektet. Detta innebär att projekt-administratören ska säkerställa kontinuitet i projektets arbetssätt och vara projektdeltagarna behjälpliga inom olika områden.

Övergripande innebär projektplaneringen att samordna tidsplanering och ansvara för tidsuppföljning inom projektet. Rollen kommer bland annat samarbeta med angränsande projekt och funktioner inom Skånetrafiken och övriga regioner där beroenden till NGÖ finns. Detta inkluderar bland annat att samla in nödvändig information för att sammanställa och bearbeta in denna i projektets övergripande tidsplan.

Rollen ansvarar för att säkerställa att arbetet synkroniseras mellan projektledning, projektstab, delprojekt och övriga funktioner - primärt inom projektet. Rapportering sker till biträdande projektledare.

Resor kan förekomma, främst inom Skåne och till övriga regioner inom Öresundstågssamarbetet (Skåne, Blekinge, Halland, Kalmar, Kronoberg och Västra Götaland) men även utomlands.

Se bifogad bilaga för Genomförande av uppdraget

Skallkrav:

Konsulten för uppdraget ska ha följande utbildning, erfarenhet och kompetens:

Högskolekompetens, eller annan relevant utbildning som Beställaren bedömer likvärdig;

Mycket god erfarenhet av att arbeta som projektadministratör;

God datorvana med mycket goda kunskaper inom Officepaketet;

Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift;

God erfarenhet av projekt som arbetsform;

Erfarenhet av arbete med tidsplanering; samt

Erfarenhet av MS Project.

Meriterande krav:

1: Arbetat i/med internationella projekt.

2: Erfarenhet från fordons- och/eller järnvägsprojekt/motsvarande.

3: Dokumenterad erfarenhet från liknande roller inom tidsplanering i projekt.

4: Utbildning inom MS Project. (Påvisas genom redovisning av certifikat/utbildningsintyg.)