Projektadministratör

Vi söker en Projektadministratör till ett längre konsultuppdrag hos Trafikförvaltningen.

Uppdragsbeskrivning

Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara program-/projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Sektion Tunnelbana Bana & Anläggning driver investerings- och reinvesteringsprojekt inom tunnelbanesystemet med fokus på bana, el, tele och anläggning. Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta sektionens olika projekt med de administrativa arbetsuppgifterna.

I uppdraget ingår bl.a. att du:

• Agerar utifrån projektets mål
• Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.
• Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
• Medverkar och bidrar till utvecklingen av IP:s administratörsnätverk.
• Resurshantering i projekt/program:
• Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
• Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
• Introducera nya projektmedlemmar, såväl TF-anställda som konsulter i projekten/programmet.
• Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
• Hantering av möten och dokumentation:
• Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
• Stödja vid framtagning av utkast av dokument samt granskning och ändringshantering av dokument
• Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
• Arbeta i våra digitala projektverktyg
• Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten/programmet.
• Stödja vid begäran om utlämnande av allmän handling
• Stödjande i rapportering och ekonomi:
• Delta vid framtagning av styrgruppsmaterial
• Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
• Ta emot, granska och kontera fakturor
• Övrig praktisk hantering:
• Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
• Genomföra resebokningar för projekt/programmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
• Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
• Medverka i projekt/programintern kommunikationsinsatser

• • informationsmail, informationsmöten och arrangemang.

• Sällankommande arbetsuppgifter:
• Vid placering på projektkontor kan även kontorsansvar ingå, dvs leda och styra (hantering av städavtal, hyresavtal, serviceavtal, posthantering etc.)
• Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning.
• Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bl.a. program- och projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer, beställargrupper, assistenter, andra projektadministratörer, TF:s konsultmäklare samt vid behov externa leverantörer/entreprenörer.

Detta är ett konsultuppdrag vilket betyder att du blir anställd hos oss på Snille. Uppdraget beräknas starta 01-nov-2020 och pågå till 30-jun-2025. Uppdragets omfattning beräknas till 100%.

Din profil

Krav

• Gymnasial examen
• Minst 5 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete
• Minst 3 års erfarenhet av att ha arbetat med dokumenthanteringssystem
• Minst 5 års erfarenhet med att ha arbetat i Office-paketet

Meriterande

• Minst 4 års erfarenhet av att ha arbetat med administrativa uppgifter inom minst ett projekt
• Minst tre års erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet
• Minst 1 års arbetslivserfarenhet inom MS Visio

Önskade personliga egenskaper

• Systematisk och strukturerad
• Självständig och tar egna initiativ
• Hjälpsam och serviceinriktad
• Flexibel och lösningsinriktad
• Förmåga att kunna prioritera och arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt
• God kommunikativ förmåga
• God samarbetsförmåga, skapar och bevarar goda relationer.

Om företaget

Region Stockholm har det övergripande ansvaret för att alla som bor i, eller besöker, regionen ska ha tillgång till en väl utbyggd, lättillgänglig och pålitlig kollektivtrafik. I Trafikförvaltningens (TF) uppdrag ligger att bereda och verkställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektivtrafik. Dessutom ansvarar vi för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor.

Om Snille

Snille bemanning är nischade mot tekniksektorn och har sedan 2005 arbetat med rekrytering och konsultuthyrning av juniora och seniora kollegor i alla delar av teknikbranschen. Eftersom vi på Snille har teknisk bakgrund har vi goda förutsättningar att förstå våra kunders behov och våra kandidaters efterfrågningar. Vi hjälper individer och ingenjörsföretag att utvecklas och växa!

Låter det intressant?

Då är du välkommen att söka tjänsten via formuläret nedan! Sista ansökningsdag är 26 okt, men notera att vi behandlar ansökningarna löpande och tillsättning kan därför komma att ske innan annonsperiodens slut. Vid frågor skicka ett mail till info@snillebemanning.se . Vänligen observera att du inte kan göra en ansökan via mail.