Projektadministratör

Vi på Future People söker en projektadministratör till en myndighet i Sundbyberg. Detta är ett långt uppdrag med mycket goda möjligheter till förlängning. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag hos en av våra kunder samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Arbetsuppgifter:

- Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll.

- Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning.

- Ansvara för att dokumentera i diariesystem och lägga upp nya ärenden vid behov. Att säkerställa att alla projekt dokumenterar enligt myndighetens krav på projektarbete och att det är ordning och reda i programmets/projektens dokumentation.

- Vara delaktig och sammanhållande i kommunikationsarbetet i programmet/projekten.

- Vara informerad om innehållet i programmets kommunikationsplan och ta ansvar för dess efterlevnad samt även vara delaktig för uppdateringar/revideringar vid behov.

- I arbetsuppgifterna ingår att ta fram kommunikationsmaterial i samråd med andra, driva och koordinera arbetet med kommunikationen enligt kommunikationsplanen för programmet enligt myndighetens riktlinjer.

- Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter

- Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens räkning

- Vara ansvarig för att hålla samman resursplaneringen för programmet. Koordinera och samverka med olika projektledare/resursägare för att ha kontroll på programmet/projektens resurser, både intern och extern personal samt leverantörer.

- Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser i kundens interna utbildningsplattform.

- Säkerställa att programmets intranät uppdateras och även utvecklas efter behov.

- Ta fram ekonomisk status ur kundens ekonomisystem till programledare/projektledare.

Arbetsuppgifter

- Skapa ordning och reda genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad.

- Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet.

- Administrera programledningsmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll.

- Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter i samarbete med kommunikatör och programdirektör.

- Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmet räkning.

Skakrav:

- Minst 5 års dokumenterad erfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program.

- Avslutad gymnasieutbildning.

- Minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning.

- Minst 4 års erfarenhet av energibranschen.

- Minst 1 års erfarenhet av att arbetat med SharePoint och Teams.

- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift. Samt meriterande med förståelse för de övriga nordiska språken.

Börkrav:

- Aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter är meriterande.

- Erfarenhet från energibranschen.

- Erfarenhet av att kommunicera teknisk och ekonomiskt komplexa frågor, företrädesvis rörande elmarknad.

- Erfarenhet av komplexa internationella program/projekt är meriterande.

- Arbetslivserfarenhet av PPS eller motsvarande projektstyrningsmodell.

Innan uppdraget kan påbörjas görs en säkerhetsprövning.

Som person är du prestigelös, har ett starkt driv, är serviceinriktad och har en god samarbetsförmåga. Vidare är du kommunikativ och har lätt för att skapa förtroende.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad i hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen.

Vill du vara en del av vårat team?

Omfattning: 100%

Start: 1/4-2023 till den 30/9-2024 med möjlighet till förlängning.

Varmt välkommen med din ansökan!

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail.

Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på therese.lonnberg@futurepeople.se och Liv Hedström, liv.hedstrom@futurepeople.se. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Sista ansökningsdagen: 3/3-2023

Välkommen till oss!