Projektadministratör för konsultuppdrag i Stockholm!

Har du tidigare erfarenhet av att stödja projekt och trivs du i en roll med stort eget ansvar? I så fall kan uppdraget som programadministratör hos vår kund vara någonting för dig. Uppdragets omfattning är beräknat till 100% och är beräknat att starta 17-04-2023 och pågå till och med 30-11-2026, med goda möjligheter till förlängning!

Uppdragsbeskrivning
Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bland annat att du:

- Agerar utifrån projektets mål

- Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.

- Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering.

- Resurshantering i projekt:

- Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.

- Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.

- Introducera nya projektmedlemmar, såväl anställda som konsulter i projekten.

- Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara

- Hantering av möten och dokumentation:

- Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation

- Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering

- Arbeta i kundens digitala projektverktyg

- Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.

- Stödjande i rapportering och ekonomi:

- Delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial

- Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter

- Ta emot, granska och kontera fakturor

- Övrig praktisk hantering:

- Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt

- Genomföra resebokningar för projektmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas

- Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda

- Medverka i projekt kommunikationsinsatser- informationsmail, informationsmöten och arrangemang.

Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning.

Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bland annat gruppchef, projektadministratörer, projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer samt externa leverantörer och entreprenörer.

Placering:
Uppdraget möjliggör för närvarande både arbete på distans och på plats på kontoret i Centrala Stockholm. Dagar och tider för detta styrs efter behov i organisationen och efter beställarens godkännande

Tidplan och omfattning
Start: 2023-04-17
Slut: 2026-11-30
Omfattning: 40/vecka

Om dig
För att axla rollen hos vår kund ser vi att du har följande erfarenheter, kompentenser och utbildning:

- Dokumenterad utbildning inom Ekonomi eller administration på gymnasienivå eller högre

- Minst 4 års erfarenhet av arbete som program eller projektadministratör

- Minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringssystem i en offentlig myndighet/enhet eller politikerstyrd organisation.

- Minst 6 års erfarenhet av arbete som administratör

- Det är även meriterande om minst ha 4 års erfarenhet av att ha arbetat som administratör i en myndighet och ha två års erfarenhet av arbete med projektPlace och /eller Webforum ATLAS. Det är en plus om du har erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande system.

Ansökan
Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning är en del av processen.

Välkommen med din ansökan!