Projektadministratör KISA-projektet i Uppsala län

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Varje år sammanför vi på olika sätt tusentals arbetssökande med arbetsgivare som behöver nya medarbetare. Vi har den samlade kunskapen om arbetsmarknaden, branscher och yrken. Som medarbetare hos oss får du, tillsammans med våra ca 14 000 kreativa och professionella medarbetare, vara med och bidra till att öka sysselsättningen och en välfungerande arbetsmarknad. Nu har vi inlett ett viktigt förnyelsearbete mot en modernare myndighet. Är du rätt person att hjälpa oss nå dit vi vill?

Projekt KISA (Kortare Integration Snabbare till Arbete) är ett ESF (Europeiska socialfonden) projekt med det övergripande syftet att utveckla modeller för att effektivisera etableringen i arbetslivet för nyanlända kvinnor och män inom etableringsuppdraget. Projektet kommer att arbeta med en modell för samordning av olika myndigheters insatser för nyanländas snabbare inträde på arbetsmarknaden. Modellen ger möjlighet till samordning samt individanpassning av insatser. Projektet kommer att arbeta med språkundervisning för nyanlända med yrkeserfarenhet (SFX), med start inom sjukvård. Ett annat utvecklingsområde för projektet är de nyanländas hälsa där landstinget kommer att utveckla ett lättbegripligt informationsmaterial om det svenska sjukvårdssystemet.

Projektet kommer att arbeta med fördjupad matchning, validering och fördjupade arbetsgivarkontakter för att ta fram verktyg som fokuserar på den praktiska samverkan mellan olika myndigheter och skapar möjlighet till snabbare integration för nyanlända.Projektets intressenter är alla länets kommuner, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Landstinget, Länsstyrelsen, Samordningsförbundet samt Regionförbundet.

Projektet söker nu en engagerad projektadministratör under ca 2 år. Projektet kommer att bedrivas i Uppsala län.

Arbetsuppgifter

Du ansvarar för projektets administration, projektet har en hög komplexitet då det är många medverkande arbetsgrupper och kontor som ska följas upp administrativt. Det ställer stora krav på ordning och reda.  I samarbete med projektekonomen och projektledaren kommer du förfina och utveckla rutiner och arbetssätt för hantering av tidrapporter, löner, leveranskontroll, fakturor och annan dokumentation som ESF kräver i sin redovisning.

Som projektadministratör arbetar du nära projektledaren och säkerställer att information och uppdrag till och från projektledaren hanteras i rätt ordning. Det är viktigt att du är självgående och kan ta egna initiativ och göra självständiga bedömningar utifrån dina arbetsuppgifter, samt göra löpande rapporteringar till projektledaren. Det blir din roll att ha framförhållning och ansvar för all administration och samordning av olika uppdrag, planering, förberedelse och bokningar av tex resor, konferenser och möten. Del av arbetet kan komma att innebära att du kommunicera muntligen och skriftligen på engelska. Du tar stort eget ansvar för projektets administrativa rutiner, diarieföring, skriver kallelser, mötesprotokoll, rapporter och andra dokument, samt ger ett administrativt stöd i planering och uppföljning. Du kommer även att ansvara för att tidsrapportering från både projektmedarbetare och projektdeltagare hanteras korrekt. Du kommer även att ha mycket kontakter med de externa parterna i projektet för att få det administrativa flödet att fungera.

Kvalifikationer


• Lägst 3-årig gymnasieutbildning, gärna med ekonomisk inriktning eller erfarenhet som bedöms likvärdig. Alt. innehar du en liknande tjänst inom myndigheten
• Minst 2-års erfarenhet av och kunskap för att arbeta självständigt med administrativa uppgifter
• Mycket goda kunskaper i MS Office, särskilt Excel
• Goda kunskaper i svenska, kunna uttrycka sig i tal och skrift
• Kunskaper inom dokumenthantering samt i registrering och/eller erfarenhet av registrering
• Kunskaper och/eller erfarenhet av diarieföring
• B-körkort

Meriterande är


• goda kunskaper och erfarenhet av ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll
• arbetslivserfarenhet av administrativa arbetsuppgifter från offentlig sektor
• erfarenhet av att administrera EU-projekt
• goda kunskaper muntligen och skriftligen på engelska

Personliga förmågor


• Mycket god samarbetsförmåga
• Strukturerad, noggrann, ansvarsfull och har förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
• Serviceinriktad och bra på att prioritera
• Analytisk och trivs i ett arbete med ett periodvis högt tempo

Övrigt

Anställningen är en visstidsanställning på heltid med start omgående t o m 190131. Placeringsort Arbetsförmedlingen i Uppsala. Tjänstgöring på flera orter i Uppsala län ingår i tjänsten. Anställningen är tidsbegränsad för ESF-projektet, KISA etableringen.

Ansökan

Välkommen med din ansökan märkt med diarienummer Af-2017/0019 5445 senast den 25 april 2017. Vi tar emot din ansökan elektroniskt. Bifogar CV samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.