Projektadministratör med intresse för energibranschen, Stockholm

Om konsultuppdraget

- Ort: Stockholm
- Uppdragslängd: ca. 12 månader
- Sista ansökningsdagen: ansök snarast
- Uppdragsstart: Enl. ök.
- Omfattning: 100%
- OBS! Det är väldigt viktigt att du uppfyller skall-kraven för att vi överhuvudtaget ska kunna offerera dig, annars förkastar beställaren vårt anbud omgående där både din tid resp. vår tid går till spillo.


Bakgrund

Kunden söker nu en erfaren program-/projekt administratör som ska bistå division System med koordinering och planering av resurser i projekt, både på kort sikt och på lång sikt. Syftet är att påvisa och följa upp resursbehov och därigenom möjliggöra för resursägare, projektledare, delportföljansvariga och portföljägare att vara proaktiva i sin planering och anskaffning av resurser.

Uppdraget kan även innebära att administrativt assistera program/projekt/projektkontoret samt leda uppdrag inom enheten Systemprojekt.

Uppdragsbeskrivning

För att kunna effektivisera arbetet inom kundens verksamhetsportfölj behöver dem tillsätta en funktion som kan agera ”spindeln i nätet”. I rollen som Resursallokeringsansvarig kommer du, på daglig basis, föra diskussioner med resursägare och projektledare för att kunna upprätthålla och underhålla verksamhetsportföljen utifrån ett resursperspektiv. Det ingår även att förbereda och moderera de fora som behandlar projektplanering och resursallokering.

Arbetsuppgifter:

- Ansvarar för att sammanställa och aggregera resursinformation samt samordna och driva resursavstämningsmöten med resursägare inom divisionen.
- Skapa ordning och reda genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad.
- Delta och driva utveckling av resursallokeringsprocessen såväl inom divisionen samt i samarbete med övriga divisioner.
- Följer upp att förfrågan och tilldelning görs, genom dialog med resursägare och IT-förvaltningsobjekt
- Följer upp att förfrågan och tilldelning görs, genom dialog med resursägare och verksamhetsprogram/projekt.
- Kortsiktig: Hålla regelbundna resursavstämningsmöten avseende IT-förvaltningsportföljen och verksamhetsportföljen (med portföljansvariga)
- Långsiktigt: Hålla regelbundna resursavstämningsmöten avseende program/projekt med resursägare inom divisionen.
- Medverkar vid portföljberedningsmöten inom delportföljen


Obligatoriska kompetenser och erfarenhet (skallkrav):

- Gymnasieexamen
- Minst 5-års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/ projekt-administratör, projektkoordinator eller annan motsvarande roll.
- Minst 1 års aktuell arbetslivserfarenhet av resursallokering och resursplanering i en större organisation.
- Minst 1 års aktuell arbetslivserfarenhet av projektarbete enligt standardiserat ramverk, exempelvis PPS.
- Minst 1 års praktisk och aktuell erfarenhet av att ha arbetat med projektverktyg/resursallokeringsverktyg
- God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska


Meriterande kompetenser och erfarenhet (börkrav):

- Aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter är meriterande.
- Utbildad i PM3, via ett ackrediterat utbildningsinstitut.
- Utbildad i en projektstyrningsmodell, via ett ackrediterat utbildningsinstitut.


Annat

Nedanstående personliga egenskaper säkerställs via referenser och vid eventuell intervju. Kunden förbehåller sig rätten att kontakta egna relevanta referenser (än de som leverantören själv angivit) för att säkerställa uppfyllande av krav.

- Vara van att navigera och prioritera mellan olika intressenters behov
- Kunna tydligt kommunicera divisionens resurslägesstatus - nuläge, framdrift och överskådlighet för resursforum/program- och portföljstyrgrupper
- Känna dig bekväm i att hålla och leda forum med flera ledningspersoner och stötta i att driva fram kort- och långsiktiga lösningar.
- Ha en god administrativ och självledande förmåga för att arbeta proaktivt genom att löpande flagga resursprocessens hinder, flaskhalsar och förseningar inom divisionen och portföljen i ett tidigt skede.
- God samarbetsförmåga och initiativförmåga
- Flexibel och anpassningsbar efter arbetsbelastning
- Utåtriktad och tydlig i sin kommunikation
- Ödmjuk och ha lätt för att skapa förtroende
- Arbetar självständigt och målinriktat
- Fallenhet för administrativa arbetsuppgifter
- Förmåga att samverka med flera grupperingar och kompetenser arbeta i grupp


______________________

Hur du kommer vidare

- Sök uppdraget genom denna annons
- I ansökan anger du ett kravställt timpris
- Lägg in ett CV i word-format
- Vi återkopplar genom plattformen om något behöver kompletteras eller förtydligas.
- Återkoppling sker vanligtvis från Kunden till oss inom 10 arbetsdagar från det att ansökningstiden utgått. Vi försöker återkoppla omgående till dig som kandidat snarast vi har ny information avseende din ansökan eller uppdraget. Skulle återkoppling dröja, vänligen kontakta oss via plattformen.


Inför en eventuell intervju meddelas du om vilken kunden är i god tid.

Om Shaya Solutions

Konsult- och kompetenspartner inom IT, Management och Teknik.

Vi lägger ett stort fokus på kund-/konsultpartnernöjdhet och kvalité i våra leveranser och verkar idag i hela Sverige med utgångspunkt i Stockholm. Vårt motto är därför Ödmjukhet, Ihärdighet samt Flexibilitet.

Varmt välkommen att höra av dig vid frågor eller funderingar.

Annonsförsäljare undanbedes.