Projektadministratör sökes omgående till vår kund i Göteborg!

Dina arbetsuppgifter

Västlänkens avdelning omfattar 5 olika projekt (Centralen, Kvarnberget, Haga, Korsvägen, BEST) som ansvarar för att bygga järnvägstunneln samt stationerna. Utöver dessa projekt ingår även Lärje, Olskroken, och Pilekrogen. Byggandet av Västlänkens tunnel påbörjades 2018 och den kommer att fungera som en tunnelbana för pendel- och regiontåg genom centrala Göteborg. Den nya järnvägen kommer att sträcka sig cirka åtta kilometer, varav mer än sex kilometer kommer att gå under jord. Dessutom kommer Västlänken att inkludera tre nya underjordiska stationer vid Göteborgs central, Korsvägen samt Haga.

Västlänken kommer att förena järnvägsspåren norr och söder om Göteborg för att möjliggöra smidig pendel- och regiontågstrafik utan avbrott. Det innebär att tågen inte längre behöver vända vid Göteborgs centralstation som de gör idag, utan kan fortsätta genom staden. Både centralstationen och järnvägssystemet i regionen har nått sin kapacitetsgräns och klarar inte av att hantera den ökade tågtrafiken. Störningar och förseningar som sprider sig över hela järnvägsnätet är vanliga i området. Dessutom har godstrafiken svårt att få tillgång till spåren samtidigt som man vill öka pendeltågstrafiken i Västsverige.

Västlänken kommer att vara klar år 2026 och då kommer Göteborgs centralstation att kunna hantera nästan det dubbla antalet tåg. Pendel- och regionaltåg kommer att ha direktförbindelser, vilket frigör utrymme på stationen. Detta ökar kapaciteten och möjliggör att fler fjärr- och godståg kan tas emot. De tre nya stationerna i Göteborg minskar trängseln vid centralstationen och Drottningtorget, vilket leder till en bättre fungerande lokaltrafik. Dessutom minskar sårbarheten i järnvägssystemet och förbättrar kommunikationerna både i och till staden och regionen, samt för tågtrafiken i övriga Sverige.

Arbetsuppgifter

I den här intressanta rollen kommer ditt huvudsakliga ansvar vara att samarbeta med en annan projektadministratör för att assistera projektledaren i att sköta alla administrativa aspekter av projektet. Du kommer att ha följande arbetsuppgifter:

• Se till att upprätthålla och främja efterlevnaden av administrativa rutiner inom ledningssystemet och aktivt delta i att förbättra det administrativa arbetet i projekten
• Ansvara för att administrera och föra minnesanteckningar/protokoll vid möten inom projektet
• Administrera och hantera fakturor i CDI-systemet
• Skicka ut inbjudningar och kallelser samt ta emot anmälningar
• Organisera samt boka konferenser, aktiviteter och program
• Assistera vid diarieföring samt arkivering
• Koordinera ansökningar om behörighet till kundens system och program
• Utföra övervakning, organisera och följa upp Rena Jobb, inklusive genomförande av kontrollprogram, säkerställa efterlevnad av sociala krav och följa Skatteverkets krav, samt delta i möten med dem
• Utföra uppföljning efter genomförda brandövningar/kontroller av utrustning
• Hantera samt dokumentera bemyndiganderedovisning i BMR-systemet
• Övervaka avtal för att säkerställa att optioner aktiveras i Proceedo
• Vara ansvarig för att introducera och informera ny personal om projektet
•Analysera meritförteckning, organisera godkännandeprocess och ta hand om möten för resurser och kompetens med entreprenören
• Samordna inköp till kontoret som kontorsansvarig
• Ledningsansvar för receptionisten
• Hantera beställningar av skyddsutrustning, personlig datautrustning, varselkläder med mera till projektmedlemmarna
• Delta i introduktionsmöten med nya entreprenörer och projektörer
• Vara delaktig i krisledning
• Ge stöd åt projektadministratörer vid behov
• Organisera och samordna processen för att skapa SUA-avtal, genomföra registerkontroller och anmäla till säkerhetsutbildningar
• Utbilda och informera entreprenörer och projektörer om administrativa rutiner, arbetsmetoder, system och liknande

Krav

Vi vill gärna att du som söker rollen uppfyller följande krav:

• En universitetsutbildning inom förvaltning av städer eller en likvärdig utbildning och erfarenhet som är jämförbar
• Erfarenhet av att arbeta som projektadministratör/projektingenjör i minst 5 år
• Minst två års praktisk erfarenhet av att skapa skriftliga sammanfattningar av möten eller diskussioner
• Minst ett års erfarenhet av att instruera och implementera administrativa processer
• Tidigare arbete med att hantera dokument i SharePoint eller liknande system
• Flytande i engelska samt svenska, i både tal och skrift

Tillträde och ansökan
Uppdragsstart: 2023-10-01
Uppdragsslut: 2023-12-31
Sista ansökningsdagen: 2023-10-13
Ort: Göteborg
Kontaktperson: +46 790 062 711
Urval och intervjuer sker löpande!


Om oss
Sway Sourcing är ett modernt företag som rekryterar inom flera branscher på den svenska arbetsmarknaden. Vi matchar kandidaters kompetens och kunskap med företagets behov. Sway Sourcing har en företagsledning och personal med lång erfarenhet i rekryteringsbranschen, både som ägare och anställda. Vi har ett stort nätverk inom de branscher vi specialiserat oss inom och kan därför hitta de kandidater som snabbt blir en tillgång för företagen.