Projektadministratör sökes till spännande uppdrag i Stockholm

Dina arbetsuppgifter
I rollen som Projektadministratör spelar du en central roll och fungerar som spindeln i nätet med många olika kontaktytor, både internt och externt. Som administratör har du ett brett samarbete med bland annat gruppchefer, projektadministratörer, projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer samt externa leverantörer och entreprenörer. Det är viktigt att ha en god förmåga att prioritera och vara van vid att hantera flera uppgifter samtidigt.

Din huvudsakliga uppgift som administratör är att stödja dina kollegor med administrativa uppgifter. Du kommer att vara till hjälp för beställaren och bidra till att effektivisera verksamheten genom att ge stöd åt medarbetarna och skapa struktur. Det är viktigt att kunna hantera olika administrativa arbetsuppgifter och vara flexibel i ditt arbetssätt.

I uppdraget ingår följande arbetsuppgifter:
- Utföra dokumenthantering enligt kundens rutiner och riktlinjer
- Stötta i användningen av digitala projektverktyg och i rapportering
- Diarieföra handlingar i kundens system EDIT och hjälpa till vid begäran om offentliga handlingar från externa parter
- Skriva protokoll vid behov vid möten, arrangemang och workshops samt distribuera och arkivera material
- Boka möten, göra resebeställningar och planera tidsscheman
- Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial

- Hantera fakturor i TF:s ekonomihanteringssystem Agresso
- Hjälpa till vid nyanställningar
- Assistera vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag
- Ge verksamhetsspecifik introduktion till nya medarbetare
- Delta och bidra till utvecklingen av TF:s administratörsnätverk
- Hjälpa till med arbetsuppgifter som närmaste chef eller projektledare önskar

Obligatorisk kompetens och erfarenhet:
- Gymnasial examen med relevant inriktning
- Dokumenterad erfarenhet av tidigare administrativt arbete
- Goda kunskaper i Office-paketet och god datorvana i allmänhet

Krav:
- 4-6 års arbetslivserfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör
- 4-6 års arbetslivserfarenhet av arbete med Webforum eller liknande dokumenthanteringssystem
- 4-6 års arbetslivserfarenhet av att arbeta i ärendehanteringssystem
- 4-6 års arbetslivserfarenhet av fakturahantering

Mervärdeskrav:
- Erfarenhet av minst 4 uppdrag som administratör inom offentlig verksamhet
- Minst 4 års erfarenhet av arbete i dokumenthanteringssystem
- Erfarenhet av mer än 4 uppdrag som administratör inom offentlig verksamhet
- Minst 4 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina)
- Minst 3 års erfarenhet av fakturahantering i ekonomisystemet Agresso
- Erfarenhet från arbete inom minst 2 infrastrukturprojekt

Personliga egenskaper:
- Systematisk och strukturerad
- Förmåga att kunna prioritera och arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt
- Självständig och tar egna initiativ
- Hjälpsam, flexibel och lösningsinriktad
- God kommunikativ förmåga

Tillträde och ansökan
Startdatum: 2022-10-30
Slutdatum: 2024-04-30 med möjlighet till förlängning 1+1 år
Deadline: 2023-10-25
Omfattning: 50-60%
Ort: Stockholm
Kontaktperson: +46 795855599
Urval och intervjuer sker löpande!

Om oss
Sway Sourcing är ett modernt företag som rekryterar inom flera branscher på den svenska arbetsmarknaden. Vi matchar kandidaters kompetens och kunskap med företagets behov. Sway Sourcing har en företagsledning och personal med lång erfarenhet i rekryteringsbranschen, både som ägare och anställda. Vi har ett stort nätverk inom de branscher vi specialiserat oss inom och kan därför hitta de kandidater som snabbt blir en tillgång för företagen.